Adninistrasi staff merupakan jenis administrasi yang paling umum, sebab setiap perusahaan apapun tentu terdapat posisi yang satu ini. Tugas administrasi staff sebenarnya tidak sedikit dan membutuhkan banyak kemampuan khusus, sehingga tidak sembarang orang bisa melakukannya. Begitu pula kemampuan mengoperasikan komputer dan software office saja tidak cukup.

Tugas Administrasi Staff

Jika Anda masih bertanya-tanya apa itu tugas seorang staff administrasi, maka penjelasan berikut ini mungkin bisa menjadi jawaban bagi Anda. Berikut adalah rinciannya.

1. Membuat rekapitulasi data

Merekap data adalah tugas yang paling pokok dan umum bagi petugas administrasi dalam setiap instansi. Hal itu meliputi bukti transaksi baik penjualan, pembelian, maupun utang-piutang, surat domisili, sampai surat berharga perusahaan. Rekapitulasi dibuat sedemikian ringkas, jelas, realistis, dan sistematis agar mudah dipahami.

Data tersebut kemudian dianalisa dan dilaporkan kepada pihak atasan perusahaan sampai nantinya menjadi dasar dalam membuat perencanaan, keputusan, dan masih banyak lagi. Dalam menjalankan tugas ini memerlukan keahlian khusus dalam hal mengoresikan tools atau software office, sabar, teliti, dan cermat.

2. Menjawab telepon masuk

Siapa bilang bahwa petugas administrasi hanya berkutat pada pencatatan dan pelaporan. Nyatanya tidak sebatas itu, sebab mereka juga harus menempati posisi sebagai penyalur layanan publik dan sebagainya dengan cara menjawab telepon masuk baik dari mitra perusahaan maupun masyarakat umum atau klien.

Oleh sebab itu, bagian administrasi harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, termasuk pula ramah dan mengerti seluk beluk perusahaan dengan baik. Dengan demikian, mereka mampu menyampaikan informasi dengan baik dan akurat sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Tentu saja juga membutuhkan orang yang cekatan dan energik.

3. Membuat jadwal kegiatan perusahaan

Berbeda dengan sekretaris yang sifatnya lebih privasi, administrasi staff juga bertugas membuat jadwal kegiatan perusahaan secara umum. Seperti yang kita ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki agenda dan kegiatan tersendiri yang harus dibuat jadwal khusus, dimana nantinya juga harus diketahui oleh setiap elemen perusahaan.

Jadwal tersebut dibuat sedemikian detail dan jelas supaya lebih mudah untuk mempersiapkan segalanya terkait kegiatan tertentu. Misalnya, jadwal meeting anatara karyawan dengan atasan, sesama direktur, sampai dengan antara pihak menejemen dengan mitra kerja.

4. Membuat surat

Hal lain yang seringkali menjadi tugas administrasi staff adalah membuat surat terkait dengan kebutuhan kantor atau perusahaan. Misalnya, surat pembayaran, pembelian, surat domisili, perpanjangan kontrak, surat pemberitahuan atau undangan kepada setiap karyawan maupun mitra usaha.

Jadi, surat yang dibuat ini sifatnya resmi dan bukan sembarang surat, sehingga kehadirannya dapat dipertanggungjawabkan. Dalam menjalankan tugas ini, seseorang membutuhkan kemampuan komunikasi lisan maupun non-lisan yang baik seperti dasar-dasar surat menyurat, inventaris sampai pengarsipan.

5. Front office

Ada kalanya seorang admin staff menjalankan tugas sebagai front office layaknya customer servis. Ini sebenarnya bukanlah tugas yang mudah, sebab mereka harus berhubungan langsung dengan masyarakat, klien, ataupun yang lainnya untuk menyampaikan informasi sesuai denga kebutuhan.

Komunikasi adalah kemampuan pokok dan khusus agar bisa menjalankan tugas tersebut dengan baik. Selain itu, juga harus bisa mengkondisikan lapangan agar tercipta ketertiban umum jika memang ada banyak orang yang harus dilayani. Tentu saja pengetahuan tentang seluk beluk perusahaan juga harus dikuasai secara maksimal.

Setiap karyawan di suatu perusahaan mempunyai tugas tersendiri yang harus dijalankan secara maksimal., termasuk pula staff administrasi. Namun, harus tetap bersinergi dan berkomunikasi satu sama lain agar pekerjaan terselesaikan dengan baik, efisien, dan sesuai visi misi perusahaan.

DAFTAR ISI :

Rekomendasi:

Pengertian Agenda Adalah : Arti, Jenis, Fungsi, Istilah dan… Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga…
CEO Adalah - Apa Itu CEO ? Saat mendengar kata CEO, apa yang tiba – tiba muncul dalam benak Anda? Sebagian besar orang berpendapat bahwa CEO merupakan pemimpin / pemilik perusahaan. Akan tetapi benarkah demikian? Kepanjangan katanya…
Kelebihan dan kekurangan MS Excel, Simak Selengkapnya! Jagad.id - Kelebihan dan kekurangan MS Excel - Dengan munculnya berbagai alat dan peningkatan teknologi, sebagian besar informasi tentang peristiwa yang terjadi di seluruh dunia dapat ditemukan dengan menggunakan alat…
7 Software Analisis Data yang Perlu Anda Ketahui Jagad.id - Ada banyak software analisis data di luar sana. Artikel ini dirancang untuk membantu Anda memahami perangkat lunak analisis data paling umum yang tersedia, dan akan membantu Anda memperoleh…
Pengertian Prosedur : Arti, Tipe, Ciri, Sifat, Prinsip,… Secara umum definisi atau pengertian prosedur adalah cara menyelesaikan suatu pekerjaan yang telah dirumuskan. Prosedur juga dapat diartikan sebagai faktor yang sangat berperan penting dalam pelaksaan suatu tugas dan tanggung…
Definisi Hukum : Unsur, Sifat dan Ciri Ciri Hukum adalah sebuah sistem yang diciptakan oleh manusia dengan tujuan membatasi tindakan sehingga kehidupan dapat berjalan lebih terarah. Bayangkan saja jika tidak ada hukum di dunia ini, maka setiap individu…
Pengertian Pedoman : Arti, Tujuan, Fungsi, Manfaat Dan… Jagad.id - Pengertian Pedoman merupakan suatu kumpulan dari ketentuan dasar yang dapat memberikan arah bagaimana sesuatu harus dilakukan dan bisa juga diartikan sebagai hal pokok atau yang bersifat dasar yang…
Pengertian Advokat : Peran dalam Bisnis dan Struktur Karir Pengacara merupakan seseorang yang bertugas mewakili klien di dalam sebuah proses pidana serta proses hukum lain. Selain itu, pengacara juga memiliki tugas untuk mengelola serta memberikan saran untuk klien di…
Tugas Administrasi Gudang Administrasi gudang merupakan cabang administrasi yang banyak dibutuhkan di perusahaan dagang dan produksi. Tugas administrasi gudang secara umum tidak jauh berbeda dengan administrasi biasa di perkantoran. Hanya saja, ada beberapa…
Pengertian Dokumentasi Adalah : Jenis-jenis, Tujuan, Tugas… Dokumentasi merupakan sebuah cara yang dipergunakan dalam menyediakan dokumen akan bukti yang akurat dari pencatatan sumber informasi khusus dari suatu karangan atau bentuk lain seperti wasiat, undang-undang buku dan lain…
Pengertian Birokrasi Adalah : Ciri Ciri, Tujuan, Konsep dan… Berbicara mengenai sebuah organisasi, pernahkah terbayang oleh Anda apa yang membuat sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik? Jawabannya adalah sistem birokrasi yang baik serta bersifat akuntabel. Sesuai dengan judul…
Peluang Karir di Era Revolusi 4.0 Sejak era 90-an, perkembangan dunia teknologi mengubah tatanan hingga struktur pasar. Hal inilah yang menyebabkan terjadinya pergeseran pekerjaan maupun bertambahnya lapangan kerja. Menjadi hal yang bagus sekaligus hal yang kurang…
Apa Itu Kriptografi? Peluang Karir Di Tahun 2023 Jagad.id - Apa Itu Kriptografi? Seorang kriptografer adalah seorang profesional keamanan data dengan keahlian yang luar biasa dalam enkripsi. Untuk mengejar jalur karir ini, Anda pasti ingin mencari program gelar,…
6 Jenis Profesi Menulis Berdasarkan Spesialisasinya Profesi Menulis - Hal yang harus di pahami oleh mereka yang berprofesi sebagai seorang penulis adalah mempunyai kemampuan menulis yang baik. Kemampuan tersebut bisa di dapatkan dari banyaknya bahan dari…
Pengertian Jabatan : Arti, Tipe, Tugas Dan Tanggung Jawab Secara etimologi jabatan berasal dari kata “jabat” yang menurut KBBI dapat diartikan sebagai pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan kedudukan dan pangkat. Jabatan juga dapat diartikan…
5 Tips agar Klaim Asuransi Mobil Tidak Ditolak Jagad.Id - Memiliki mobil impian atau mungkin mobil yang sangat berguna untuk aktivitas sehari-hari, dijamin muncul keinginan untuk melindunginya dengan asuransi mobil. Keinginan ini tentu tidaklah salah karena bagaimanapun juga…
Pengertian Evaluasi Adalah : Arti, Jenis Jenis dan Contoh Kata evaluasi menjadi salah satu yang tidak asing bagi telinga banyak orang, terutama untuk para siswa atau mahasiswa. Biasanya, evaluasi ini mengandung pengertian, jenis dan contoh yang digunakan sebagai penjelas…
Aplikasi Editing Video untuk PC dan Android Aplikasi Editing Video untuk PC dan Android – Mengedit video bisa dibilang susah susah gampang. Dikatakan susah kalau memang belum bisa menggunakan aplikasi editornya dan dikatakan mudah kalau sudah mengerti…
Kelebihan dan kekurangan Self Selling di Amazon, Wajib Tahu! Jagad.id - Kelebihan dan kekurangan Self Selling di Amazon - Amazon adalah salah satu situs e-commerce yang paling banyak digunakan. Ini memiliki jutaan pengguna yang melakukan miliaran transaksi setiap tahun.…
Pengertian Strategi Pembelajaran Dan Contohnya Jagad.id - Pengertian Strategi Pembelajaran - Dalam meningkatkan kualitas dari seorang pelajar, misalnya dalam hal kualitas pendidikan adalah dengan cara membentuk strategi pembelajaran yang tepat. Strategi pembelajaran ini sangat dibutuhkan…
Mimpi Indah yang Menyedihkan Terdapat beberapa teori mengenai mengapa kita bisa bermimpi di saat tidur. Apakah mimpi hanyalah bagian dari siklus tidur, atau apakah sebuah mimpi memiliki makna lain? Meskipun tidak ada bukti yang…
Pengertian Perkara : Perbedaan Perdata Dengan Pidana Perkara bisa diartikan sebagai sebuah persoalan, masalah atau urusan yang butuh penyelesaian. Namun jika dilihat secara teori, maka perkara bisa dibedakan menjadi 2 jenis, yakni: Perkara mengandung sengketa, perselisihan, ada…
Pengertian Biaya Adalah : Definisi, Unsur-Unsur, dan… Belajar Akuntansi atau Ekonomi, tak lengkap rasanya jika tidak mengetahui apa itu biaya, definisi, unsur-unsur dan jenisnya secara lebih rinci dan mendalam. Karena bagaimanapun istilah tersebut sangat familiar dalam kehidupan…
Pengertian Arsip Adalah : Arti, Fungsi, Jenis, Sifat dan… Secara umum definisi atau pengertian Arsip adalah sebuah catatan rekaman kegiatan ataupun sumber informasi dengan berbagai macam jenis bentuk yang dibuat oleh perseorangan, kelompok maupun lembaga. Arsip juga diartikan sebagai…
Sepeda Motor Pertama - Belajar Mengendarai Motor Sendiri Motor memang menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting bagi Masyarakat Indonesia saat ini. Sebenarnya saya tidak menyukai kendaraan yang satu ini, melihat banyaknya penguna kendaraan motor di Indonesia membuat saya…
Pengertian Transaksi : Bukti dan Bisnis Sebagai manusia kita tidak hanya serta merta hidup dalam sebuah lingkungan dengan berbagai individu lain. Sebagai manusia, kita mempunyai kebutuhan-kebutuhan pokok juga kebutuhan sekunder untuk dipenuhi demi kelangsungan hidup kita.…
Internet of Things : Pengertian, Prinsip dan Kegunaan Jagad.id - Internet of Thing atau disingkat IOT memiliki konsep yang memang sangat berpengaaruh pada lifestyle dan juga cara kita bekerja. Dengan semakin berkembangnya teknologi, maka sekarang banyak mesin atau…
Apa Itu Soft Skill? Bagaimana Cara Meningkatkannya? Jagad.id - Apa Itu Soft Skill ? Sedangkan hard skill menggambarkan apa yang Anda lakukan, soft skill menggambarkan bagaimana Anda melakukannya. Dengan anda memiliki skil yang tidak banyak orang kuasai,…
Perangkat Komputer : Macam Bagian, Fungsi Kegunaan dan… Pada saat sekarang ini sudah sangat sulit menemukan orang yang belum mengenal komputer. Meski demikian mungkin sebagian besar diantara kita masih ada yang belum mengenal secara detail tentang Perangkat Komputer…
Pengertian Jurnal : Macam Jenis dan Fungsinya Pernahkah kalian mendapat tugas sekolah atau kuliah untuk membuat jurnal? Apa yang terpikir di benak kalian saat akan mengerjakan tugas tersebut? Mendengar istilahnya saja sudah terbayang bahwa yang dimaksud pastilah…