Tata Cara Menangani Telpon Masuk dan Keluar Yang Baik

Tata Cara dalam menangani telepon harus dari bersikap yang santun efisien dan efektif karena tersebut sangat berpengaruh terhadap penilaian orang lain pada diri anda. Terdapat dua jenis penagnagan dalam telpon yang dapat dibedakan:

 

1. Respon untuk Incoming Calls (Menerima Panggilan Telpon)

a. Caring
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

b. Commited
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi

c. Confident
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.

d. Considetate
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

e. Controlled
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )

f. Creative
Mampu menemukancara – cara yang baik dalam menerima telepon

g. Contagious
Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.

 

Terdapat istilah 7C dalam Sikap pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan :
Hal UMUM yang harus diperhatikan pada saat anda menerima panggilan telpon:

  • Mengangkat telepon yang anda akan gunakan berfungsi agar percakapan akan terdengar jelas
  • Tetap tenang dan gunakan bahasa resmi, mudah dipahami, tidak mengunakan istilah-istilah sulit dan efektif dalam berbicara.
  • Jika seorang yang dikehendaki oleh penelepon sedang berada ditempat, maka secepatnya untuk dihubungkan kepada yang ditujunya
  • Bila panggilan telepon adalah salah sambung, maka jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung
  • Berbahasa yang ramah, sopan, dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui cara berbicara serta nada suara yang digunakan.

 

Hal yang KHUSUS yang perlu diperhatikan saat menerima panggilan telepon :

  • Mengunakan tangan kiri untuk mengangkat gagang telepon dan tangan kanan untuk menulis kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) mengunakan alat tulis jika diperlukan.
  • Menyampaikan salam dengan santun dan nada yang bersahabat
  • Menanyakan identitas diri, kantor atau perusahaan serta menjelaskan identitas anda yang diperlukan oleh penelpon
  • Mencatat hal-hal penting di lembar pesan telepon (LPT) agar tidak lupa jika diperlukan
  • Bila penelepon kurang jelas, mintalah dengan santun untuk mengulang ucapan dan memberikan alasan mengapa suara tidak jelas serta jangan menyebutkan kata heh, hah, apa, karena hal tersebut tidak sopan
  • Jika telpon tersebut adalah telpon resmi atau urusan pekerjaan usahakan berbicara dengan semangat dan jangan terlihat lesu serta malas untuk berkomunikasi
  • Tanganilah dengan cara profesional sekalipun penelpon kurang ramah dalam bertutur kata
  • Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan efektif serta efisien yang santun
  • Mendengarkan dengan baik bahan pembicaraan agar tidak terlupakan saat ditanyakan kembali
  • Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
  • Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.

 

Ketika menerima panggilan telepon, usahakanlah berkomunikasi dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam berkomunikasi dalam telpon atau menerima telepon, yaitu suara yang dapat memberi kesan santun, ramah, menyenangkan, bersahabat dan penuh perhatian bagi penelpon.

Alat-alat yang digunakan untuk mempermudah komunikasi dalam menerima telepon, yaitu :

1. pesawat telepon

2. kalender meja

3. jam dinding

4. alat tulis

5. lembar pesan telepon ( LPT )

6. daftar nomor telepon ekstention internal

7. buku daftar telepon masuk

2. Outgoing Calls (Melakukan panggilan)

Persiapan dalam melakukan panggilan melalui telepon yaitu :

  • Persiapkan nomor telepon yang akan dihubungi
  • Siapkan peralatan untuk menulis untuk memnudahkan siap mencatat hal yang penting
  • Pastikan tidak ada kegiatan lain yang akan menggangu anda saat melkukan panggilan telpon

Pelaksanaan dalam menelepon :

  • Memutar atau menekan nomer telepon yang akan dihubungi dengan tepat sesuai dengan yang dimaksudkan
  • Bila ada kesalahan menelepon maka segeralah untuk minta maaf
  • Berikan salam dan menyebutkan identitas diri sebelum ini pesan bila telah tersambung
  • Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas yang mudah untuk di pahami
  • Mencatat hal – hal yang penting saat mendapatkan balasan pembicaraan
  • Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih serta salam
  • Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara Efektif dan Efisien (singkat, padat dan jelas).

 

Artikel Terkait :

Tata Cara Menangani Telepon Masuk Dan Keluar, Cara Menangani Penelepon Salah Sambung, Langkah Langkah Dalam Menerima Telepon Masuk, Pengertian Telepon Keluar, Langkah Langkah Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Tata Cara Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Percakapan Telepon Salah Sambung, Siapa Saja Yang Bertugas Menangani Telepon,




Terimakasih sudah mengunjungi situs kami. Jika terdapat kesalahan penulisan pada artikel atau link rusak, menampilkan iklan tidak pantas dan masalah lainnya, mohon laporkan kepada Admin Web (Pastikan memberitahukan link Artikel yang dimaksud). Atau bagi anda yang ingin memberikan kritik dan saran silahkan kirimkan pesan melalui kontak form di halaman Contact Us.