Jagad.id – Tata Cara dalam menangani telepon masuk dan keluar harus dari bersikap yang santun efisien dan efektif karena tersebut sangat berpengaruh terhadap penilaian orang lain pada diri anda. Terdapat dua jenis penagnagan dalam telpon yang dapat dibedakan:
Tata Cara Menangani Telpon Masuk dan Keluar
Berikut merupakan tata cara yang baik ketika ada telepon masuk dan juga keluar.
1. Respon untuk Incoming Calls (Menerima Panggilan Telpon)
Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon
Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi.
Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.
Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon
Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )
Mampu menemukancara – cara yang baik dalam menerima telepon
Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.
Terdapat istilah 7C dalam Sikap pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan :
Hal UMUM yang harus diperhatikan pada saat anda menerima panggilan telpon:
- Mengangkat telepon yang anda akan gunakan berfungsi agar percakapan akan terdengar jelas
- Tetap tenang dan gunakan bahasa resmi, mudah dipahami, tidak mengunakan istilah-istilah sulit dan efektif dalam berbicara.
- Jika seorang yang dikehendaki oleh penelepon sedang berada ditempat, maka secepatnya untuk dihubungkan kepada yang ditujunya
- Bila panggilan telepon adalah salah sambung, maka jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung
- Berbahasa yang ramah, sopan, dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui cara berbicara serta nada suara yang digunakan.
Hal yang KHUSUS yang perlu diperhatikan saat menerima panggilan telepon :
- Mengunakan tangan kiri untuk mengangkat gagang telepon dan tangan kanan untuk menulis kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) mengunakan alat tulis jika diperlukan.
- Menyampaikan salam dengan santun dan nada yang bersahabat
- Menanyakan identitas diri, kantor atau perusahaan serta menjelaskan identitas anda yang diperlukan oleh penelpon
- Mencatat hal-hal penting di lembar pesan telepon (LPT) agar tidak lupa jika diperlukan
- Bila penelepon kurang jelas, mintalah dengan santun untuk mengulang ucapan dan memberikan alasan mengapa suara tidak jelas serta jangan menyebutkan kata heh, hah, apa, karena hal tersebut tidak sopan
- Jika telpon tersebut adalah telpon resmi atau urusan pekerjaan usahakan berbicara dengan semangat dan jangan terlihat lesu serta malas untuk berkomunikasi
- Tanganilah dengan cara profesional sekalipun penelpon kurang ramah dalam bertutur kata
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan efektif serta efisien yang santun
- Mendengarkan dengan baik bahan pembicaraan agar tidak terlupakan saat ditanyakan kembali
- Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
- Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.
Ketika menerima panggilan telepon, usahakanlah berkomunikasi dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam berkomunikasi dalam telpon atau menerima telepon, yaitu suara yang dapat memberi kesan santun, ramah, menyenangkan, bersahabat dan penuh perhatian bagi penelpon.
Alat-alat yang digunakan untuk mempermudah komunikasi dalam menerima telepon, yaitu :
5. lembar pesan telepon ( LPT )
6. daftar nomor telepon ekstention internal
7. buku daftar telepon masuk
2. Outgoing Calls (Melakukan panggilan)
Persiapan dalam melakukan panggilan melalui telepon yaitu :
- Persiapkan nomor telepon yang akan dihubungi
- Siapkan peralatan untuk menulis untuk memnudahkan siap mencatat hal yang penting
- Pastikan tidak ada kegiatan lain yang akan menggangu anda saat melkukan panggilan telpon
Pelaksanaan dalam menelepon :
- Memutar atau menekan nomer telepon yang akan dihubungi dengan tepat sesuai dengan yang dimaksudkan
- Bila ada kesalahan menelepon maka segeralah untuk minta maaf
- Berikan salam dan menyebutkan identitas diri sebelum ini pesan bila telah tersambung
- Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas yang mudah untuk di pahami
- Mencatat hal – hal yang penting saat mendapatkan balasan pembicaraan
- Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih serta salam
- Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara Efektif dan Efisien (singkat, padat dan jelas).
Tata Cara Menangani Telepon Masuk Dan Keluar, Cara Menangani Penelepon Salah Sambung, Langkah Langkah Dalam Menerima Telepon Masuk, Pengertian Telepon Keluar, Langkah Langkah Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Tata Cara Melakukan Panggilan Telepon Keluar, Percakapan Telepon Salah Sambung, Siapa Saja Yang Bertugas Menangani Telepon,
Rekomendasi:
- Kepribadian ENFP : Ciri Karakteristik, Kekuatan, Kelemahan,… Tergolong salah satu tipe kepribadian dari hasil tes MBTI. ENFP – The Champion juga populer dengan orang yang berjiwa juara dan inspirator. Dimensi dari kepribadian ini antara lain extraversion, intuition,…
- Pengertian Optimis : Manfaat dan Cara Menjadi Pribadi yang… Optimis merupakan alah satu sifat yang dianggap baik oleh banyak orang atau bahkan semua orang. Dengan rasa optimis, maka seseorang akan menjadi lebih semangat untuk menjalankan hidupnya. Ternyata optimis tidak…
- Pengertian Akulturasi : Proses, Bentuk, Contoh Dan Dampak Akulturasi merupakan suatu proses yang mana seseorang atau kelompok dari satu budaya datang untuk mengadopsi praktik dan nilai-nilai budaya lain, sementara masih tetap mempertahankan budaya mereka sendiri yang berbeda. Proses…
- Pengertian Meteoroid : Ciri Ciri dan Contoh Meteoroid merupakan benda padat yang ada di ruang antar planet sebelum sampai ke lapisan atmosfer bumi. Kebanyakan meteoir merupakan hasil dari meteorid dengan diameter sekitar beberapa sentimeter saja. Dalam pemakaian…
- Cara Mengetahui Jika Seseorang Memantau Ponsel Anda Jagad.id - Cara Mengetahui Jika Seseorang Memantau Ponsel Anda: Smartphone saat ini adalah keajaiban teknologi yang luar biasa. Anda dapat menyimpan seluruh kehidupan digital anda di ponsel. Setiap hari, Anda…
- Langkah Membuat Google Bisnis, Auto Tambah Cuan! Jagad.id - Langkah Membuat Google Bisnis, Google Usaha ialah service terkenal di industri usaha online sekarang ini. Jika kamu pernah mendapati lokasi atau online shop lewat feature mesin pencari, itu sebagai…
- Fitur WhatsApp Business Terbaru Untuk Bisnis Anda Jagad.id - Fitur WhatsApp Business - Pemasaran percakapan (Conversational marketing) sedang meningkat, sebagian besar didorong oleh ekspektasi konsumen yang meningkat akan kenyamanan dan pengalaman digital yang disesuaikan. Faktanya, 90% konsumen…
- Alasan Penyebab Karyawan Resign - Mengundurkan Diri Jagad.id - Alasan Mengapa Karyawan Resign atau Mengundurkan Diri - Perusahaan yang baik bisa terlihat dari jumlah pekerja yang mengundurkan diri tiap tahunnya. Semakin kecil tingkat resign bisa dikatakan perusahaan…
- Pengertian Customer Service : Syarat, Tugas Dan Fungsi Secara umum definisi atau pengertian customer service adalah aktivitas yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan atau kenyamanan kepada Kostumer atau nasabah melalui pelayan yang dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan…
- Kelebihan dan kekurangan Self Selling di Amazon, Wajib Tahu! Jagad.id - Kelebihan dan kekurangan Self Selling di Amazon - Amazon adalah salah satu situs e-commerce yang paling banyak digunakan. Ini memiliki jutaan pengguna yang melakukan miliaran transaksi setiap tahun.…
- Kepribadian ESTP : Ciri Karakteristik, Kekuatan, Kelemahan,… Biasanya orang dengan tipe kepribadian ESTP populer sebagai promotor dan pelaku. ESTP-The Persuader memiliki dimensi yakni extraversion, sensing, thinking, dan perceiving. Sangat mudah dikenali dari tutur berbicaranya yang ramah, bergairah,…
- Pengertian Privasi Adalah : Arti dan Perbedaan dengan… Apakah Anda sering mendengar kata “Privasi”? Kata tersebut sudah tidak asing di telinga kita. Banyak orang menggunakan kata itu sebagai bentuk untuk menjaga urusan pribadi dari publik. Kata tersebut sering…
- Ingin Resign Tapi Masih Ragu Tanpa Pekerjaan Pengganti Ingin Resign Tapi Masih Ragu Tanpa Pekerjaan Pengganti - Kerja menjadi rutinitas manusia untuk mendapatkan sumber penghasilan guna memenuhi kehidupan sehari-hari dengan hasil yang didapatkannya. Rutinitas memang terkadang akan sangat…
- Pengertian Agenda Adalah : Arti, Jenis, Fungsi, Istilah dan… Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga…
- Pengertian Administrasi Adalah : Unsur, Tujuan, Jenis, Ciri… Tentu saja kita sudah sangat sering mendengar kata administrasi dalam kehidupan ini. Sebagaimana yang kita ketahui hal ini seringkali berkaitan dengan kegiatan surat-menyurat, catat-mencatat, dan lain sebagainya. Oleh karena itu,…
- Cara Menghentikan Penyadapan HP Android Terbaru Jagad.id - Cara Menghentikan Penyadapan HP Android Terbaru - Penyadapan pada HP Android sekarang kerap sekali ditemukan dan dialami oleh beberapa orang. Umumnya yang paling sering disadap adalah aplikasi chat…
- 5 Cara Belajar Public Speaking Yang Efektif Jagad.id - Profesional dalam semua industri seringkali perlu menyajikan ide dan informasi. Peningkatan keterampilan berbicara di depan umum dapat membantu karyawan mengurangi kecemasan, meningkatkan produktivitas, dan menjadi anggota tim yang…
- Kepribadian ESFJ : Ciri Karakteristik, Kekuatan, Kelemahan,… Termasuk salah satu tipe kepribadian dari hasil tes kepribadian MBTI. ESFJ-The Caregiver terkenal sebagai sosok pemberi dan pengasuh. Adapun dimensi kepribadian ini antara lain extraversion, sensing, feeling, dan judging. Tergolong…
- Hukum Mengucapkan Selamat Natal Bagi Umat Islam Jagad.id - Sebagai negara yang membebaskan warganya untuk menganut agama sesuai dengan keyakinannya, Indonesia juga tidak lepas dengan perdebatan yang terjadi. Salah satunya adalah ketika waktu natal tiba, yaitu soal…
- Pengertian Klien Adalah : Arti, Ciri Ciri dan Contoh Dalam dunia bisnis, istilah Klien sudah tidak asing lagi. Tapi sebenarnya ada istilah lain yang mengiringinya yaitu Kostumer atau Konsumen. Ketiga istilah ini nampaknya sama, tetapi tahukah Anda jika masing-masing…
- Ciri-ciri Kepala Bayi Sudah Masuk Panggul Jagad.id - Ciri-ciri bayi sudah masuk panggul, Bayi yang sedang dikandung di dalam rahim biasanya akan mengalami beberapa tahap perkembangan sebelum akhirnya siap untuk dilahirkan. Salah satu tahap penting dalam…
- Arti Sahabat Sejati Sesungguhnya Jagad.id - Kata "sahabat" berasal dari "sahiba" yang berarti menyertai. Dengan kata lain, sahabat adalah orang selalu menyertai kita di dalam kehidupan. Ikatan sebuah persahabatan bahkan bisa lebih erat dibandingkan…
- Pengertian Apache : Cara Kerja, Kelebihan, Kekurangan Vs… Jagad.id - Pengertian Apache merupakan software web server gratis serta bersifat open source. Server ini juga sudah menjadi platform sekitar 46% website di seluruh dunia Sedangkan untuk nama resminya adalah…
- Kompetitif (Ekonomi) : Pengertian, Syarat, dan Bentuknya Teori harga pasar menyebutkan bahwa harga suatu barang ditentukan oleh permintaan dan penawaran pasar terkait barang yang bersangkutan. Yang harus dipahami adalah hal tersebut hanya berlaku untuk pasar kompetitif atau…
- 5 Cara Mengobati BAB Bayi Warna Hijau Jagad.id - BAB Bayi Warna Hijau, Warna kotoran bayi yang tidak biasa sering membuat orang tua khawatir, termasuk ketika Buang Air Besar Bayi Warna Hijau. Kotoran bayi yang berwarna hijau…
- Cara Menjadi Orang Sabar dan Ikhlas Jagad.id - Cara Menjadi Orang Sabar dan Ikhlas, Allah menyukai orang – orang yang sabar dan selalu bertawakal kepadanya. Setiap cobaan yang diberikan oleh Allah kepada hambanya pasti tidak melebihi…
- Kriteria Pemimpin Yang Baik Dan Benar Jagad.id - Pemimpin Merupakan sesorang yang akan memepengaruhi atau memberi sebuah contoh kepada pengikutnya dalam upaya mencapai sebuah tujuan dalam organisasi ataupun kelompok. Untuk memepelajari agar menjadi seorang pemimpin, anda…
- Kepribadian ENFJ : Ciri Karakteristik, Kekuatan, Kelemahan,… Jagad.id - Kepribadian ENFJ merupakan salah satu kepribadian dari test MBTI. ENFJ – The Giver merupakan sosok pemberi dan pengajar diantara kepribadian lainnya. Dimensi kepribadian ini antara lain extraversion, intuitive,…
- Pengertian Debat : Unsur Unsur, Ciri Struktur, Jenis Dan… Debat merupakan suatu kegiatan untuk menguji argumentasi yang dilakukan antar individu maupun kelompok. Sedangkan menurut kamus besar Bahasa Indonesia, debat adalah sebuah pembahasan mengenai suatu hal dengan saling memberikan alasan…
- Cara Mengatasi ASI Tidak Keluar Jagad.id - Cara Mengatasi ASI Tidak Keluar, ASI merupakan makanan terbaik yang dapat diberikan kepada bayi. Namun, terkadang terdapat kendala yang menyebabkan ASI tidak keluar dengan lancar. Beberapa penyebab yang…
