Administrasi gudang merupakan cabang administrasi yang banyak dibutuhkan di perusahaan dagang dan produksi. Tugas administrasi gudang secara umum tidak jauh berbeda dengan administrasi biasa di perkantoran. Hanya saja, ada beberapa hal yang membedakan seperti unsur pencatatan dan pelaporan.
Tugas Administrasi Gudang
Bagi Anda yang memiliki latar belakang ilmu administrasi pasti sering bertanya-tanya apa saja pekerjaan yang harus dilakukan jika memang ditempatkan di pergudangan. Tentu saja saja pekerjaan tersebut berbeda dengan bagian produksi. Ada beberapa tugas pokok di bagian administrasi gudang yaitu:
1. Mencatat pemesanan barang
Gudang merupakan tempat penampungan barang-barang hasil produksi maupun pembelian dari pihak lain untuk nantinya di distribusi. Tak lupa pula menyertakan bukti-bukti transaksi pemesanan barang agar mudah ketika akan mengirimkan barang pada konsumen. Di situlah membutuhkan tenaga khusus yang mencatat arus barang, termasuk pemesanan.
Catatan tersebut dibuat dengan dua cara yaitu manual dan menggunakan komputer. Tujuannya, untuk memudahkan pihak menejemen saat menganalisa penjualan dan sebagainya. Adapun unsur-unsur yang dicatat tersebut meliputi jumlah stok barang dalam gudang, klaim pembayaran atas pembelian barang, dan pemesanan.
2. Input data inventory
Jika sudah mencatat keseluruhan aktivitas barang dalam maupun keluar masuk gudang, selanjutnya adalah input data inventory. Tahap ini merupakan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan ketajaman anaisis, sebab harus memverifikasi perhitungan yang sudah ada di catatan dengan stok barang.
Apabila hasil analisa dan verifikasi tersebut sama, maka bisa dipastikan benar dan tepat. Sebaliknya, jika ada ketidaksamaan antara data dan barang bisa jadi terdapat kesalahan perhitungan atau arus barang itu sendiri. Saat itulah peran administrasi gudang sangat dibutuhkan dan harus segera melakukan pengecekan ulang terhadap barang dan catatan.
3. Melakukan pemerikasaan stok barang dan peralatan gudang
Hal yang tak kalah penting dalam menjalankan tugas sebagai administrasi gudang adalah melakukan pemeriksaan stok barang maupun peralatan gudang. Mengingat kegiatan di lingkup pergudangan juga sangat padat dan ramai terlebih itu milik perusahaan produksi dan dagang.
Setiap hari selalu ada barang yang keluar masuk untuk didistribusikan kepada konsumen atau pelanggan. Pihak administrasi harus memantau semua aktivitas tersebut dengan baik dan memastikan barang selalu siap sedia. Selain itu, peralatan gudang tentu selalu digunakan secara maksimal setiap saat, sehingga perlu adanya pengecekan kondisinya.
4. Membuat laporan mengenai keadaan barang serta gudang
Sebagaimana administrasi di perkantoran, laporan selalu menjadi suatu hal yang penting dan pokok. Terlebih di gudang terjadi banyak aktivitas seperti pembongkaran barang, penyimpanan, pengiriman, dan sebagainya yang semuanya harus dicatat sedemikian detail. Tak heran jika selalu ada perubahan kondisi maupun jumlah stok barang dalam gudang.
Saat itulah peran administrasi gudang untuk membuat laporan arus barang secara bekala khususnya harian, mingguan, bulanan, sampai tahunan. Jika sudah ada laporan setiap periode, maka akan lebih mudah melakukan penghitungan lainnya terkait dengan arus barang maupun uang.
5. Ikut serta packing barang tertentu
Di samping itu, ada tugas lain yang harus dilakukan yaitu membungkus beberang untuk di simpan dalam gudang, ruangan penyetok, maupun halaman penyimpanan. Tugas yang satu ini cukup penting dilaksanakan, terlebih karyawan lain di bagian pergudangan masih kurang. Dengan begitu pula pekerjaan tersebut bisa teratasi lebih cepat dan efisien.
Baca Juga : Pengertian Administrasi Adalah – Unsur, Tujuan, Jenis, Ciri dan Contoh
Beberapa tugas administrasi gudang memang tampak mudah jika Anda bayangkan, namun belum tentu dalam hal pelaksanaan. Keahlian di bidang operasional microsoft office saja belum cukup tanpa adanya skill lain berupa komunikatif, ketelitian, ketangguhan, sampai kesabaran.
