Secara umum definisi atau pengertian Asisten adalah karyawan yang bertugas untuk membantu seorang manajer atau karyawan lain yang memiliki jabatan yang lebih tinggi untuk menyelesaikan pekerjaannya. Singkatnya istilah asisten yang dikenal oleh masyarakat adah orang yang bekerja pada orang lain dalam menjalankan tugas secara profesional seperti pekerjaan harian, profesi dan kedinasan. Asisten juga dapat diartikan sebagai orang yang melakukan berbagai tugas serta memberikan dukungan kepada manajer dan karyawan lainnya serta membantu kebutuhan kantor sehari-hari dan mengelola kegiatan administrasi umum perusahaan.
A. Macam Jenis Asisten
1. Asisten Administrasi
Asisten administrasi adalah seorang pekerja yang mengerjakan tugas administratif dan bersifat teknis ketatausahaan dalam sebuah instansi atau perusahaan.
2. Asisten Virtual
Asisten virtual meruakan kontraktor independen yang menyediakan dan memberikan layanan administrasi pada klien saat beroperasi diluar kantor berdasarkan perintah verbal. Istilah asisten virtual biasanya digunakan untuk menggambarkan seorang pekerja kontrak yang bekerja dari rumah dalam melakukan tugas-tugas administrasi yang biasanya dilakukan oleh asisten eksekutif atau sekretaris.
B. Syarat Menjadi Seorang Asisten
- Memiliki pengalaman sebagai asisten administrasi dan asisten virtual
- Memiliki pengetahuan tentang sistem dan prosedur manajemen kantor
- Memiliki pengetahuan tentang peralatan kantor seperti printer dan mesin faks
- Menguasai microsoft office khususnya Microsoft Word, Excel dan PowerPoint
- Mampu memprioritaskan pekerjaan dan memiliki keterampilan memanajemen waktu
- Memiliki kemampuan dalam memecahkan masalah dan suka terhadap hal-hal yang detail
- Kemampuan organisasi yang kuat dengan kemampuan multi tasking
- Mengenai pendidikan minimal SMA, D3 atau S1
C. Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Asisten
- Menangani permintaan administrasi dan pertanyaan dari manajer senior
- Mengatur dan merencanakan jadwal rapat serta point-point penting yang akan dibahas dalam rapat
- Menghubungi dan menjawab pertanyaan klien secara langsung
- Mengatur dan menjadwalkan pertemuan dengan klien atau pihak yang terkait dengan perusahaan
- Menulis dan mendistribusikan email, memo korespondensi, surat, faks dan formulir.
- Membantu dalam penyusunan laporan terjadwal secara teratur seperti laporan bulanan
- Mengembangkan dan memelihara sistem pengarsipan
- Menyimpan dengan baik daftar kontak perusahaan
- Memesan pengaturan perjalanan dan siap melakukan perjalanan kapanpun dan dimanapun
- Memberikan dukungan yang bersifat umum kepada klien
- Membuat bahan presentasi
- Mampu mengoprasikan aneka jenis gadget
- Menghandle akun pribadi sang atasan
- Mampu mengolah kata dengan baik
- Pandai mengorganisasikan barang
- Mampu menjaga rahasia
- Memiliki selera fashion yang baik
- Memiliki ketahanan fisik yang bagus
- Memiliki kemampuan fotografi
- Mampu berkomunikasi dengan baik
- Mengetahui riwayat kesehatan bosnya
- Mampu memanajemen waktu
- Membekali diri dengan kemamuan berkendara
- Handphone aktif 24 jam
- Sikap pengertian pada atasan
- Mengetahui makanan dan minuman favorit atasan
- Menyiapkan obat-obatan untuk penyakit ringan (P3K)
- Mampu menghandle keuangan pengeluaran bos
- Kuat begadang
- Mampu membaca suasana hati bosnya
- Humoris
D. Tips Menjadi Asisten yang Profesional
1. Berjiwa Pemimpin
Asisten manajer adalah pemimpin yang terkadangng harus mewakili atasannya atas nama perusahaan dan bagi dirinya sendiri dengan baik karena asisten menejer juga merupakan pimpinan bagi orang-orang yang bekerja dibawahnya.
2. Manajemen Organisasi yang Baik
Dalam sebuah perusahaan akan banyak sekali tantangan yang harus dihadapi oleh seorang asisten dan semua orang akan berasumsi bahwa asisten mampu membereskan semuanya untuk mereka. Asisten harus mampu menjaga fokusnya pada masa-masa sibuk dan mendelegasikan tugas-tugas kepada para karyawan untuk menjaga perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
3. Ramah
Sorang asisten harus memiliki keterampilan seperti customer service dalam hal kecakapan, bukan hanya berinteraksi dengan para karyawan kantor setiap harinya, tapi seorang asisten juga perlu melayani pelanggan yang memiliki banyak pertanyaan, pertimbangan dan keluhan.
4. Penuh Perhatian
Asisten haruslah sering menyapa sebagai bentuk perhatiannya kepada para karyawan untuk memotivasi mereka agar bisa sukses dan berkembang.
5. Pintar dan Intuitif
Memprediksikan apa yang dibutukan atasan keesokan harinya dan terus memperbarui berita lokal/nasioal, seolah bisa membaca apa yang akan terjadi.
6. Siap Siaga
Selalu bersama atasan kemanapun dia pergi & mencari tahu lingkungan dan orang-orang yang akan ditemui sehingga bila dalam suatu pertemuan atasan terlihat asing pada orang yang baru ditemuinya, maka asisten dapat membisikan beberapa informasi tentang profil orang tersebut sehngga atasan tidak terlihat begitu canggung.
7. Citrakan Atasan dengan Baik
Atasan mungkin tidak punya banyak waktu untuk menjenguk karyawan yang sakit maka asistenlah yang seharusnya memesan bunga dan buah-buahan untuk dikirimkan ke karyawan tersebut dan cari tau siapa saja orang-orang yang dianggap penting oleh atasan.
