Secara umum definisi atau pengertian Arsip adalah sebuah catatan rekaman kegiatan ataupun sumber informasi dengan berbagai macam jenis bentuk yang dibuat oleh perseorangan, kelompok maupun lembaga. Arsip juga diartikan sebagai suatu catatan yang ditulis, diketik, dicetak baik dalam bentuk huruf, angka dan gambar yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi. Contoh arsip dapat berupa surat/warkat, akta, piagam, buku dan lain sebagainya yang disusun, disimpan, diatur dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

A. Pengertian Arsip menurut Para Ahli

1. Drs. The Liang Gie

Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur, karena mempunyai nilai dan suatu kegunaan agar setiap kali dipelukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.

2. Hadi Abubakar

Arsip yang dalam bahasa Indonesia sebelumnya bersal dari bahasa Yunani yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian berkembang menjadi “ta archia” yang artinya adalah sebuah catatan, kemudian kata tersebut beruba lagi menjadi “archeon” dengan arti gedung pemerintahan.

3. Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo

Arsip merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan tertulis secara teratur seperti piagam, surat-surat, akte, kepustakaan, peta serta dokumen-dokumen penting.

4. Suraja

Arsip merupakan sebuah naska atau catatan yang dibuat dan diterima oleh perseorangan, pemerintah dan swasta yang memiliki fungsi tertentu dan disimpa secara sistematis, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

5. Sutarto

Arsip merupakan suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar saat dipelukan dapat dengan cepat ditemukan.

6. Wursanto

Arsip merupakan suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

B. Fungsi Arsip

Setelah memahami pengertian dan definisi apa itu arsip berikut ini merupakan tujuan dari arsip atau fungsi serta manfaat arsip.

1. Secara umum

Sumber ingatan bagi perorangan atau kelompok jika lupa dengan isi dokumen.
Sumber informasi bagi yang membutuhkannya dalam menghadapi masalah.
Sebagai bahan penelitian karena dalam arsip termuat data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
Sebagai bukti tertulis untuk suatu hal.
Gambaran peristiwa masa lampau.

2. Primer dan Sekunder

Fungsi primer merupakan nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah tugas tersebut selesai. Nilai guna pada arsip primer mencakup administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
Fungsi sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan suatu lembaga/instansi pemerintah maupun swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lainnya yang digunakan sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Nilai guna dari fungsi sekunder ini meliputi bukti dan informasi.

C. Macam Jenis Arsip

1. Arsip secara umum

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung baik dalam perencaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan secara umum.
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung baik untuk perencanaan maupun pelaksanaan.
Arsip aktif merupakan arsip dinamis yang dibutuhkan dan dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip semi aktif adalah semua arsip yang digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. Arsip ini masih sering dijumpai di unit pengelolaan perusahaan dalam masa transisi antra aktif dan inaktif.
Arsip inaktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.
Arsip duplikasi merupakan arsip yang telah digandakan dengan kata lain adalah arsip yang bentuk dan isinya sama dengan yang asli.

2. Arsip berdasarkan isinya

Arsip kepegawaian : daftar riwayat hidup, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
Arsip keuangan : laporan keuangan, bukti pembayaran, dan daftar gaji.
Arsip pemasaran : Surat pesanan, surat penawaran, surat perjanjian penjualan dan daftar harga.
Arsip pendidikan : Kurikulum, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

3. Arsip Berdasarkan kepentingannya

Arsip vital : Akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifitak tanah dan ruma serta ijazah.
Arsip penting : Surat keputusan dan buku kas.
Arsip berguna : presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang.
Arsip tak berguna : Surat undangan dan memo.

4. Arsip Berdasarkan nilai gunanya

Informasi : Pengumuman, pemberitahuan dan undangan.
Administrasi : Ketentuan organisasi, surat keputusan dan prosedur kerja.
Hukum : Akta kelahiran, akta pendirian perusahaan dan akta perkawinan.
Sejarah : Laporan tahunan.
Ilmiah : Hasil penelitian.
Keuangan : Laporan keuangan dan kwitansi.
Pendidikan : Kurikulum dan karya ilmiah.

D. Sifat dan Karakteristik Arsip

Autentik: berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi waktu dan tempat arsip dibuat atau diterima, tujuan kegiatan serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
Legal: Adanya dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan serta memiliki status sebagai bahan bukti yang resmi dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan kegiatan.
Unik: memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Jika nanti arsip diduplikasi makan akan memiliki arti yang berbeda dalam pelaksanaan kegiatan.
Terpercaya: Arsip yang dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti yang sah sebagai endukung pelaksanaan kegiatan.

DAFTAR ISI :

Rekomendasi:

Pengertian Jurnal : Macam Jenis dan Fungsinya Pernahkah kalian mendapat tugas sekolah atau kuliah untuk membuat jurnal? Apa yang terpikir di benak kalian saat akan mengerjakan tugas tersebut? Mendengar istilahnya saja sudah terbayang bahwa yang dimaksud pastilah…
Pengertian Fashion : Stylist, Secara Umum dan Menurut Para… Di Indonesia sendiri, istilah fashion digunakan untuk mengatakan model berpakaian terbaru. Oleh sebab itu, maka banyak toko pakaian yang memakai kata fashion di belakang nama toko. Hal ini demi menunjukan…
Pengertian Semantik : Jenis, Unsur dan Contoh Jagad.id - Pengertian Semantik - Sastra atau linguistik adalah salah satu ilmu yang sudah berada di dunia ini sejak zaman dahulu. Tentu saja ilmu ini merupakan salah satu ilmu tertua…
Pengertian Konflik Sosial Adalah : Bentuk, Penyebab dan… Konflik sosial ini sangat sering sekali muncul dan di temukan di sekitaran kita. Umumnya, konflik seperti ini akan mudah terjadi jika ada sebuah perbedaan yang menyebabkan masalah. Misalnya saja perbedaan…
Pengertian Lembaga : Arti, Jenis, Fungsi Dan Unsur Membahas tentang lembaga sesungguhnya lebih merujuk pada sesuatu bentuk, sekaligus mengandung makna yang abstrak. Karena dalam pengertian lembaga juga mengandung tentang seperangkat norma, peraturan-peraturan yang menjadi ciri lembaga tersebut. Secara…
Pengertian Arsitektur : Sejarah, Fungsi dan Contoh… Definisi arsitektur secara umum adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang atau sekelompok individu untuk membuat rancangan dengan berdasarkan kreatifitas dan gagasannya sendiri. Oleh karenanya, wajar saja apabila pekerjaan arsitektur ini…
Sastra : Pengertian, Fungsi dan Contoh Macam Jenis Sastra berasal dari bahasa Sansekerta, shastra yaitu teks yang mengandung instruksi alias pedoman. Pedoman sendiri juga bisa disebut sebagai ajaran. Sedangkan dalam bahasa Indonesia sendiri lebih merujuk ke kata kesustraan…
Imperialisme : Pengertian, Tujuan, Jenis, Sebab dan Akibat Imperialisme merupakan kata yang diambil dari bahasa Latin yaitu "imperium", yang berarti memerintah. Imperialisme dapat didefinisikan sebagai advokasi untuk membangun kekaisaran dan Pemerintahan Negara. Secara umum Imperialisme adalah praktik peningkatan kekuatan otoritas…
Fenomena Sosial : Pengertian, Penyebab, Macam Jenis dan… Jagad.id - Anda tentu sering mendengar kata ‘fenomena’ bukan? Tapi apakah Anda mengetahui arti dari kata fenomena itu sendiri? “fenomena kepadatan penduduk di salah satu kota di Indonesia” itulah kalimat…
Pengertian Sekretaris : Arti, Jenis, Tugas, Tipe dan Kode… Secara umum definisi atau pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk seorang pemimpin atau badan pimpinan pada suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin…
Pengertian Ergonomi : Tujuan, Prinsip, Manfaat Dan Contoh Jagad.id - Apa sih yang terbesit di benak anda saat mendengar kata Ergonomi? Ergonomi berasal dari bahasa Yunani yaitu ergon dan nomos. Ergon sendiri memiliki arti kerja, sedangkan nomos memiliki…
Pengertian Evaluasi Adalah : Arti, Jenis Jenis dan Contoh Kata evaluasi menjadi salah satu yang tidak asing bagi telinga banyak orang, terutama untuk para siswa atau mahasiswa. Biasanya, evaluasi ini mengandung pengertian, jenis dan contoh yang digunakan sebagai penjelas…
Pengertian Deskriptif : Struktur Penulisan, Bentuk Metode… Dalam suatu berita, baik itu di media cetak seperti koran dan majalan pasti ada berbagai peristiwa yang baik sudah terjadi ataupun sedang terjadi. Nah, untuk metodenya sendiri yang digunakan untuk…
Definisi Hukum : Unsur, Sifat dan Ciri Ciri Hukum adalah sebuah sistem yang diciptakan oleh manusia dengan tujuan membatasi tindakan sehingga kehidupan dapat berjalan lebih terarah. Bayangkan saja jika tidak ada hukum di dunia ini, maka setiap individu…
Tugas Staff Admin Dalam dunia administrasi ada banyak sekali jenisnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan atau instansi. Misalnya, admin sosial media, produksi, penjualan, gudang, dan masih banyak lagi. Masing-masing mempunyai tugas yang relatif…
Pengertian Peribahasa : Jenis dan Contoh Ungkapan Bahasa dan sastra telah menjadi beberapa hal yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan kita. Bahasa akan menjadi alat kita berkomunikasi satu sama lain selama kita melakukan kegiatan dan hidup bermasyarakat.…
Pengertian Analisis : Macam Jenis, Fungsi Tujuan dan… Kehidupan kita tentu tidak lepas dari berbagai permasalahan yang muncul. Permasalahan tentu saja harus diselesaikan. Penyelesaian ini dilakukan demi terciptanya kehidupan yang lebih damai untuk individu. Salah satu cara untuk…
Pengertian Kemasan : Manfaat Dan Contoh 10 Jenisnya Berbicara mengenai kemasan memang cukup pelik. Pasalnya, ada banyak hal yang bisa dikategorikan ke dalam bentuk kemasan. Baik itu makanan, pakaian dan lain sebagainya. Namun untuk mempersingkatnya, maka disini akan…
Pengertian Bahasa : Sejarah, Perkembangan, Manfaat dan… Fungsi Bahasa dan Definisi - Bahasa Adalah salah satu alat komunikasi yang digunakan manusia, bahasa juga penghubung yang penting antar hubungan sesama manusia. Oleh karena itu, bahasa bisa dikatakan sebagai hal…
Contoh Populasi dan Sampel Penelitian Contoh Populasi dan Sampel Penelitian – Populasi dan sampel biasanya digunakan dalam memberikan penjelasan mengenai batasan yang digunakan peneliti dalam menentukan responden. Populasi sendiri adalah objek atau subjek yang beredar…
Pengertian Sosialisasi : Tujuan, Jenis dan Contohnya Sosialisasi - Manusia merupakan makhluk sosial sehingga tidak ada satupun manusia yang bisa hidup tanpa orang lain terutama dalam hal kebutuhan. Manusia yang satu dengan yang lain saling bergantung dan…
Pengertian Tujuan Hukum : Secara Umum dan Menurut Para Ahli Hukum merupakan sebuah sistem paling penting yang menjadi media pelaksanaan di dalam sebuah kekuasaan lembaga. Hukum memainkan peranan sebagai perantara jika terjadi kasus penyalahgunaan atau pelanggaran dalam semua bidang, baik…
Pengertian Pulau Jenis permukaan bumi yang lebih spesifik adalah pulau, yang dimaksud dengan pulau adalah sebidang tanah di daratan yang ukurannya lebih kecil dari luas suatu benua. Jenis daratan ini dikelelilingi oleh…
Pengertian Kasih Sayang - Perbedaan Apa Itu Cinta Sejati ? Pengertian Kasih Sayang - Kasih sayang adalah bentuk perasaan yang menarik untuk dibahas. Dari zaman ke zaman, perbincangan mengenai kasih sayang tak akan ada habisnya. Kasih sayang adalah sesuatu yang…
Pengertian Supplier : Ciri Ciri, Fungsi, Macam Jenis,… Secara umum definisi atau pengertian Supplier merupakan pihak perusahaan atau perorangan yang memasok atau menjual sumber daya berbentuk bahan mentah ke pihak lainnya baik itu perusahaan atau perorangan agar nantinya…
Pengertian Seni : Cabang Jenis, Seni Rupa, Seni Musik, Seni… Kata seni jika hendak diartikan, Definisi Seni secara umum adalah segala hal yang dibuat oleh manusia, yang didalamnya mengandung keindahan serta mampu membangkitkan perasaan pada orang lain. Kata seni itu…
Pengertian Negara : Unsur, Fungsi, Sifat dan Macam Bentuk Pengertian Negara - Dalam mendefinisikan sebuah istilah, perlu diperhatikan beberapa aspek yang memungkinkan ditarik benang merah terhadap sebuah penjelasan yang dapat mendeskripsikan istilah tersebut menjadi sebuah penjelasan yang tidak membuat…
Pengertian Konsep : Menurut Para Ahli, Fungsi dan… Apa yang dimaksud dengan konsep? Secara etimologis, kata konsep berasal dari bahasa Latin yaitu “conceptum” yang artinya sesuatu yang dapat dipahami. Sedangkan untuk definisi konsep lainnya yaitu serangkaian pernyataan, gagasan,…
Pengertian Faktur Adalah : Arti, Fungsi, Jenis, Komponen dan… Secara umum definisi atau pengertian Faktur adalah suatu perhitungan penjualan atau suatu perincian pengiriman barang yang mencatat tentang daftar barang, harga barang dan lain-lain. Faktur bisa juga disebut dengan “invoice”…
Pengertian Proposal : Unsur Unsur Dan Tujuan Proposal sudah menjadi istilah yang umum untuk sebuah dokumen resmi yang berisi surat pengajuan dan rencana kegiatan yang banyak dipakai dalam suatu organisasi, pekerjaan, kepanitiaan baik di tingkat masyarakat hingga…