Dokumen merupakan salah satu elemen terpenting dalam kegiatan administrasi perkantoran, bagi seorang pegawai kantoran pasti sangat akrab dengan hal yang satu ini. Akan tetapi, tidak sedikit orang yang mengetahui pengertian mengenai apa yang dimaksud dengan dokumen, apa fungsi dari dokumen dan ada berapa macam jenisnya.
Singkatnya, dokumen bisa diartikan dengan surat berharga yang sifatnya tertulis, atau dicetak yang fungsinya adalah dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan. Isi dari dokumen ini contohnya bisa seperti biodata atau profil dari sebuah perusahaan atau isi mengenai rekap hasil keuntungan dan kerugian sebuah perusahaan.
A. Pengertian Dokumen
Dokumen berasal dari bahasa Inggris dan Belanda, document, yang menurut kamus besar bahasa Indonesia diartikan sebagai sesuatu tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, bisa terdiri dalam jumlah dan jenis yang sangat banyak. Karena memiliki jenis dan jumlah yang sangat banyak, biasanya perlu melakukan pengaturan yang baik terhadap beragam jenis dokumen tersebut, sehingga dalam penyimpanannya akan lebih mudah, sekaligus lebih gampang dalam menemukan dokumen sewaktu-waktu.
Pengertian lain menyebutkan bahwa sebuah dokumen bisa diartikan dalam bentuk surat-surat atau benda-benda berharga, yang didalamnya berisi hal penting termasuk rekaman dan dapat dijadikan sebagai alat bukti dalam upaya mendukung keterangan agar lebih meyakinkan. Menurut kamus kepegawaian, yang dimaksud dengan dokumen adalah semua catatan tertulis baik secara cetak maupun tidak cetak dan semua benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan dan atau agar untuk disebarkan.
B. Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
1. Louis Gottschalk
a). Merupakan sebuah sumber tertuls bagi informasi terkait sejarah, digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan terlukis hingga petilasan arkeologis.
b). Dokumen diperuntukkan untuk surat resmi dan surat negara, diantaranya seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah dan konsesi.
c). Dalam arti luar memiliki pengertian yakni sebuah proses pembuktian dengan berdasar pada apapun sumber jenis yang memiliki sifat tulisan, lisan, gambaran hingga arkeologis.
2. G.J Renier
a). Dalam arti yang luas, meliputi semua sumber tak hanya tertulis tetapi juga secara lisan.
b). Dalam arti sempit, yaitu meliputi satu sumber, yakni sumber tertulis saja.
c). Salam arti yang spesidik, hanya meliputi surat resmi dan surat Negara seperti diantaranya perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
3. Kamus Bahasa Inggris Webster
a). Yang dimaksud dengan dokumen yang digunakan untuk membuktikan dengan sebuah keterangan, selain itu dapat juga untuk melengkapi keterangan beserta fakta yang ada.
b). Dokumen dapat digunakan untuk melengkapi keabsahan sebuah keterangan, sama seperti yang terdapat surat keterangan, pernyataan hingga lampiran-lampiran yang digunakan untuk melengkapi sebuah buku atau penelitian tertulis.
4. Ensiklopedia Indonesia
Dapat diartikan sebagai surat akta, piagam, hingga surat resmi yang berbahan rekaman tertulis atau dibuat dengan cra dicetak. Dokumen ini dapat memberikan keterangan dalam penyelidikan ilmiah yang luas.
C. Jenis-jenis Dokumen
1. Berdasarkan Kepentingan
a). Pribadi, merupakan dokumen yang birisi tentang kepentingan perorangan, contoh dokumen pribadi diantaranya seperti KTP, SIM dan Ijazah.
b). Niaga, adalah sebuah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, seperti surat berharga yang dapat digunakan untuk alat pembayaran, contohnya cek, obligasi, faktur, kuitansi, saham dan letter of credit.
c). Sejarah, dokumen sejarah merupakan dokumen yang berkaitan dengan sebuah peristiwa yang terjadi di masa lalu, dapat berupa catatan penting seperti rekaman film perjuangan, fosil, autobiografi hingga naskah proklamasi.
d). Pemerintah, dokumen pemerintah merupakan sebuah dokumen yang berisi informasi mengenai ketatanegaraan dari pemerintah itu sendiri biasanya dipakai untuk pembuktian kegiatan yan dilakukan oleh pemerintah, contoh keputusan presiden, undang-undang, peraturan daerah, peraturan pemerintah dan perjanjian kerjasama antar negara.
2. Berdasarkan Fungsi
a). Dinamis, yakni dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan atau proses penyelesaian pekerjaan di kantor, terdiri dari tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif hingga inaktif.
b). Statis, merupakan dokumen yang pemakaiannya tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.
3. Berdasarkan Bentuk Fisik
a). Literer, sebuah dokumen dari hasil tulisan, dicetak, digambar atau direkam yang dikumpulkan dalam perpustakaan, contohnya seperti buku, majalah dan film.
b). Korporil, merupakan dokoumen yang berupa benda sejarahm seperti yang ada di dalam museum, contohnya arca, patung, pakaian adat, keris hingga uang kuno.
c). Privat, dokumen yang berupa surat atau arsip, dokumen jenis ini disimpan memakai sitem kearsipan, contohnya seperti surat dinas, surat berharga, surat niaga hingga tanda bukti laporan.
4. Berdasarkan Sifat
a). Tekstual, merupakan dokumen yang menyajikan informasi bentuknya tertulis, seperti buku, koran, majalah dan lain sebagainya.
b). Nontekstual, merupakan dokumen yang berisikan beberapa tulisan atau teks seperti yang terdapat pada peta, gambar, grafik dan lain sebagainya.
5. Berdasarkan Dokumentasi
a). Primer, merupakan dokumen yang berisi akan informasi mengenai hasil dari sebuah atau beberapa penelitian asli langsung dari sumbernya, contoh paten, laporan dan disertasi.
b). Sekunder, berisi informasi mengenai bahan bacaan atau literature primer, secara umum dokumen sekunder dinamakan dokumen blibiografi.
c). Tersier, salah satu jenis dokumen yang berisi mengenai informai dari literature sekunder, seperti misalnya buku atau teks panduan.
D. Fungsi Dokumen
- Digunakan untuk mencari informasi yang isinya terkait dengan isi dokumen dari beberapa pihak yang mencari dan membutuhkannya.
- Dipakai untuk penjamin kebutuhan dan keaslian atau keontetikan informasi yang telah dimuat dalam sebuah dokumen.
- Digunakan untuk menjaga dokumen agar tidak keasliannya tidak rusak.
- Merupakan sebuah alat bukti mengenai sebuah keterangan suatu jenis dokumen.
- Digunakan sebagai alternatif penyimpanan dan penyelamatan fisik dari sebuah dokumen.
- Salah satu contoh nyata dari fungsi sebuah dokumen dalam kehidupan nyata terdapat dalam dunia penerbangan secara khusus dalam hal ini adalah bisnis kargo, dalam kelengkapan dan penataannya, dokumen menjadi elemen yang sangat penting.
- Tidak sampai disitu, masih termasuk di dalamnya terdapat pelayanan handling yang dilakukan oleh warehouse operator, hal inilah yang membuat dokumen hasil dari yang setelah dikerjakan harus ditata dengan rapi dan benar. Hal ini dilakukan agar tidak timbul kekacauan.
E. Contoh Dokumen
- Dokumen Literal, contoh dari dokumen literal meliputi bidang perpustakaan atau publik, diantaranya seperti buku, majalah, laporan seperti koran, disertai hingga brosur, dan tesis.
- Dokumen Korporal, contoh dokumen ini meliputi bidang yang sarat akan sejarah yakni permuseuman, seperti diantaranya fosil-fosil, arca atau candi hingga mata uang kuno dan pakaian adat.
- Surat kuasa, merupakan dokumen yang berisi pemberian kuasa atau wewenang kepada seseorang yang dipercaya untuk bertindak mewakili orang lain yang memberi wewenang, hal ini dikarenakan si pemberi kuasa tidak dapat melakukan pekerjaan tersebut.
Sedikit penjelasan diatas merupakan sebagian pengertian mengenai apa yang disebut dengan dokumen beserta bagian-bagian penting dari sebuah dokumen. Beragam macam dokumen dapat ditemui dalam kehidupan sehari-hari seperti ketika melakukan pekerjaan, hal ini tentu penting bagi Anda untuk dapat membedakan dokumen dari jenis dan contohnya.
Rekomendasi:
- Pengertian Bahasa : Sejarah, Perkembangan, Manfaat dan… Fungsi Bahasa dan Definisi - Bahasa Adalah salah satu alat komunikasi yang digunakan manusia, bahasa juga penghubung yang penting antar hubungan sesama manusia. Oleh karena itu, bahasa bisa dikatakan sebagai hal…
- Tugas Staff Admin Dalam dunia administrasi ada banyak sekali jenisnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan atau instansi. Misalnya, admin sosial media, produksi, penjualan, gudang, dan masih banyak lagi. Masing-masing mempunyai tugas yang relatif…
- Pengertian Mitra Usaha Adalah : Arti, Ciri Ciri dan Contoh Jagad.id - Pengertian kata mitra adalah persahabatan, pertemanan atau kerjasama. Sebagai makhluk sosial, manusia pasti membutuhkan orang lain, termasuk dalam bidang ekonomi. Ketika membuka sebuah usaha atau bisnis, bekerjasama dengan…
- Pengertian HTTP : Internet, Fungsi dan Cara Kerja Jagad.id - Pengertian HTTP adalah salah satu bagian penting dan tidak bisa dipisahkan dalam beberapa proses seperti mengirim file, browsing dan lainnya yang berkaitan dengan aplikasi web. Namun, apa sebenarnya…
- Pengertian Reseller : Sistem Kerja, Syarat, Keuntungan,… Dengan semakin berkembangnya bisnis jual beli atau perdagangan yang memakai media internet sebagai basis utama. Dari sini, kemudian mulai bermunculan berbagai pekerjaan baru dari mulai dropshipper hingga reseller. Dalam ulasan…
- Sejarah Sepak Bola Singkat - Beberapa Versi Sumber Berbeda Halo para pembaca dimana pun Anda berada, kembali lagi di situs jagad.id yang menyajikan beragam informasi menarik, bermanfaat, dan tentunya akan menambah wawasan para pembaca sekalian. Pada kesempatan yang berbahagia…
- Pengertian Yayasan : Syarat Pendirian, Jenis Jenis dan… Yayasan adalah entitas non-pemerintah yang didirikan sebagai perusahaan nirlaba atau kepercayaan amal, dengan tujuan utama membuat hibah organisasi terkait, lembaga atau individu untuk ilmiah, pendidikan, budaya, agama , atau tujuan…
- Definisi Spesifikasi : Pengertian, Elemen, Jenis, Manfaat… Jagad.id - Definisi Spesifikasi - Spesifikasi memegang peranan yang sangat penting dalam mencapai prinsip pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel. Di samping itu, spesifikasi juga…
- Kompetitif (Ekonomi) : Pengertian, Syarat, dan Bentuknya Teori harga pasar menyebutkan bahwa harga suatu barang ditentukan oleh permintaan dan penawaran pasar terkait barang yang bersangkutan. Yang harus dipahami adalah hal tersebut hanya berlaku untuk pasar kompetitif atau…
- Pengertian Software : Macam Jenis, Fungsi dan Contoh Jagad.id - Pengertian Software atau perangkat lunak adalah salah satu komponen yang penting pada komputer. Sederhananya, pengertian software yaitu sebuah data yang sudah diprogram dan disimpan secara digital tapi tidak…
- 10 Aplikasi Tanda Tangan Digital Terbaik Jagad.id - Dengan perkembangan internet di antara banyak industri, banyak departemen mulai mendukung dokumentasi online. Dokumen-dokumen ini terkadang memerlukan tanda tangan digital dan ada banyak cara untuk mengunggahnya. Namun, menginstal…
- Pengertian Adds On (Ekstensi) : Fungsi, Macam Jenis dan… Jagad.id - Adds On merupakan salah satu bagian kecil dari software yang berguna untuk menambah fungsi atau fitur baru pada Mozilla Firefox yang sudah terinstall. Adds On berguna untuk menambah…
- Pengertian Wesel : Bank Dan Bayar Kita tahu bahwasanya wesel merupakan surat perintah yang sengaja dibuat oleh si kreditur, dimana surat ini ditujukan kepada si debitur supaya membayarkan uang dalam jumlah tertentu dan pada tanggal tertentu…
- Pengertian Outlook : Sejarah, Fitur, Manfaat, Kelebihan dan… Saat ini sudah banyak sekali jenis email yang dibuat oleh sejumlah perusahaan, dan Gmail menjadi salah satu yang memiliki banyak sekali peminatnya. Namun taukah anda, jika ternyata perusahaan Microsoft ini…
- Pengertian Identifikasi Adalah : Arti, Bentuk, Proses dan… Pelaku kejahatan teridentifikasi sebagai warga Kampung Baru. Kalimat tersebut tentunya sering sekali didengar ketika menyaksikan acara berita di televisi. Identifikasi dapat dimaknai sebagai persamaan kata dari identitas atau data diri.…
- Pengertian Investasi Adalah : Tujuan, Jenis dan Contoh Pada era sekarang ini siapa yang tidak tahu tentang investasi. Investasi merupakan salah satu cara dari sekian banyak cara untuk mencari dan mendapatkan keuntungan. Istilah investasi sangat berkaitan erat dengan…
- Pengertian Evaluasi Pembelajaran : Arti, Fungsi dan Prinsip Kata evaluasi biasanya berkaitan dengan hasil dari sesuatu yang dikerjakan melalui sebuah proses belajar, tetapi banyak yang masih bingung dengan pemahaman istilah mengukur, menilai dan mengevaluasi. Jadi, sebenarnya apa yang…
- Internet, Ekstranet, Intranet : Pengertian dan Perbedaan Jagad.id - Di era serba modern sekarang ini, internet sudah menjadi hal yang umum digunakan hampir semua orang. Sedangkan jaringan intranet adalah jaringan privasi atau privat network yang berguna untuk…
- Pengertian Hipotesis : Fungsi, Macam Jenis dan Contoh Apakah yang dimaksud dengan hipotesis? Dan apakah hipotesis memiliki arti yang sama dengan hipotesa? Sebenarnya secara umum hipotesis dan hipotesa memiliki arti yang sama yaitu merupakan jawaban atau dugaan sementara…
- Pengertian Anggaran Adalah : Arti, Tujuan, Jenis, Kelebihan… Jagad.id - Anggran merupakan suatu rencana keuangan yang disusun secara sistematis dalam satuan kegiatan dan satuan uang atas dasar untuk melihat tindakan apa yang harus dilakukan untuk mencapai dan mewujudkan…
- Pengertian Pegawai : Arti, Tipe, Jenis Keuntungan Dan Sanksi Pegawai merupakan orang yang bekerja dengan perjajian dan kesepakatan kerja secara tertulis maupun tidak tertulis, dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan jabatan atau kegiatan tertentu dan memperoleh bayaran berdasarkan waktu tertentu…
- Pengertian Telekomunikasi Adalah : Macam Jenis dan Contoh Jagad.id - Pengertian Telekomunikasi - Manusia adalah makhluk sosial yang sering sekali melakukan komunikasi, dimana komunikasi ini berguna untuk menjalin hubungan antara sesamanya. Seiring berkembangnya zaman komunikasi tidak hanya dilakukan…
- Pengertian Simbol : Macam Jenis, Fungsi dan Contoh Jagad.id - Apa sih yang terbesit di benak anda saat anda mendengar kata simbol? Lalu, apa saja sih manfaatnya dan contoh penerapan simbol dalam kehidupan? Berikut akan dibahas lebih jelas…
- Pengertian ISP Adalah : Fungsi, Macam Jenis, dan Contoh Jagad.id - Pengertian ISP - Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terjadi di Indonesia membawa perubahan dalam beberapa aspek. Salah satunya kemunculan bisnis atau usaha yang menjadikan internet sebagai kebutuhan…
- Pengertian PHP : Fungsi dan Contoh Penggunaan Jagad.id - Bahasa pemrograman PHP memang tidak dipakai untuk semua pengembangan website namun dikombinasikan dengan beberapa bahasa pemrograman lain. Sebagai contohnya untuk mengatur tampilan, layout serta banyak macam menu memakai…
- Pengertian Browser : Fungsi, Cara Kerja dan Contoh Macam Jagad.id - Hal pertama yang harus dilakukan ketika ingin berselancar di dunia maya adalah wajib memakai browser. Secara umum definisi atau pengertian Browser adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk…
- Pengertian Arbitrase : Tujuan, Macam Jenis, Fungsi dan… Arbitrase merupakan salah satu dari banyak metode yang bisa dipakai untk menyelesaikan sengketa. Dengan memakai arbitrase, nantinya akan ditemukan alternatif untuk mengajukan gugatan dan dibawa ke pengadilan. Arbitrase sebenarnya dirancang…
- Pengertian Pedoman : Arti, Tujuan, Fungsi, Manfaat Dan… Jagad.id - Pengertian Pedoman merupakan suatu kumpulan dari ketentuan dasar yang dapat memberikan arah bagaimana sesuatu harus dilakukan dan bisa juga diartikan sebagai hal pokok atau yang bersifat dasar yang…
- Pengertian Analisis : Macam Jenis, Fungsi Tujuan dan… Kehidupan kita tentu tidak lepas dari berbagai permasalahan yang muncul. Permasalahan tentu saja harus diselesaikan. Penyelesaian ini dilakukan demi terciptanya kehidupan yang lebih damai untuk individu. Salah satu cara untuk…
- Pengertian Konsep : Menurut Para Ahli, Fungsi dan… Apa yang dimaksud dengan konsep? Secara etimologis, kata konsep berasal dari bahasa Latin yaitu “conceptum” yang artinya sesuatu yang dapat dipahami. Sedangkan untuk definisi konsep lainnya yaitu serangkaian pernyataan, gagasan,…