Administrasi keuangan merupakan cabang dari ilmu administrasi dan erat kaitannya dengan sistem keuangan. Tak heran jika tugas administrasi keuangan hampir sama dengan staff keuangan yaitu mengurus segala hal yang berkaitan dengan uang, dana, pembayaran, dan sebagainya. Orang yang menjalankan tugas tersebut tentu harus memiliki keahlian perhitungan dan analisa yang mumpuni.
Tugas Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan mempunyai tugas khusus dan tentu itu berbeda dengan staff akuntan ataupun akuntan. Jika staff akuntan hanya berkutat pada perhitungan keuangan dalam perusahaan sampai analisanya secara spesifik, maka admin keuangan cenderung lebih umum. Berikut adalah penjelasannya.
1. Membuat rancangan keuangan
Rancangan keuangan ini terdiri atas banyak unsur diantaranya adalah penerimaan, pengeluaran, pembayaran, peminjaman, dan sebagainya yang dibuat sedemikian rupa, sistematis, dan terstruktur. Penyususnan rancangan tersebut biasanya berdasarkan laporan atau arsip periode sebelumnya.
Untuk menjalankan tugas semacam itu, membutuhkan ketelitian, kejelian, dan ketajaman analisis. Agar anggaran tersebut tetap sesuai dengan visi misi perusahaan, maka pihak administrasi harus tetap konsultasi dengan atasan seperti menejemen, bendahara, sampai direktur.
2. Menyusun laporan keuangan
Membuat laporan ini merupakan tugas pokok bagi staff administrasi keuangan. Penyusunan tersebut dilakukan secara berkala mulai dari harian, mingguan, bulanan, sampai tahunan. Semuanya dibuat berdasarkan aktivitas atau aliran biaya masuk, keluar, dan utang-piutang dan masih banyak lagi.
Di samping itu, ada banyak sekali macam-macam laporan keuangan seperti laporan laba rugi, laporan neraca, laporan akhir, dan masih banyak lagi. Tentu saja semua berdasarkan realitas dan bukti transaksi yang ada agar tercipta laporan yang kredibel dan dapat dipertanggungjawabkan. Jadi, laporan ini tidak hanya dibuat sekali saja, namun juga dibuat beberapa kali serta bentuk berdasarkan periodenya.
3. Mengelola kas
Pengelolaan kas modal biasanya juga menjadi tugas administras keuangan. Hal yang harus dilakukan adalah membuat laporan aktivitas kas masuk maupun keluar, membuka rekening, menentukan jumlah setoran pembayaran, sampai mecatat setiap transaksi yang melibatkan kas perusahaan.
4. Mengelola kredit
Selain itu, petugas administrasi bidang keuangan juga mengelola kredit yang menjadi beban dalam perusahaan. Biasanya berkaita dengan membuat tagihan-tagihan, melakukan pembayaran atas utang-piutang perusahaan.
5. Mengurus surat berharga perusahaan
Tidak sampai di situ, bagian administrasi keuanga juga seringkali berurusan dengan surat berharga perusahaan. Mengingat setiap instansi selalu melakukan jual beli surat berharga untuk memperoleh tambahan modal dan kas.
Tugas yang dilakukan untuk hal ini meliputi mencatat, mengecek aktivitas modal kas kembali, sampai menyimpan surat berharga sesuai dengan aturan yang ada. Tak heran jika dalam hal ini membutuhkan keahlian khusus seperti pengetahuan tentang seluk beluk surat berharga sampai sampai pengarsipan.
6. Menjalin komunikasi dengan pihak terkait
Komunikasi sangat penting bagi semua elemen instansi, petugas administrasi keuangan. Tujuannya agar semua informasi terkait aktivitas perusahaan tetap tersebar dan sampai pada karyawan dengan baik dan tepat. Selain itu juga menciptakan keharmonisan antar sesama.
Tak sampai di situ, yang paling penting bagi pihak keuangan adalah komunikasi dengan menejemen dan atasan untuk mendiskusikan masalah anggaran dana, melaporkan arus keuangan dalam periode tertentu, dan masih banyak lagi. Untuk itu, dibutuhkan keterampilan komunikasi yang baik.
Berdasarkan rincian tugas administrasi keuangan tersebut, mereka merupakan elemen penting bagi perusahaan. Mereka harus bekerja cukup keras, ulet, dan teliti dalam menjalankan tugasnya secara maksimal dan sesuai dengan visi misi perusahaan. Jadi, pekerjaan ini juga membutuhkan banyak skill.
