Jagad.id – Notulen merupakan sebutan dari perjalanan sebuah kegiatan seperti seminar, rapat, sidang atau diskusi dari awal hingga akhir acara yang ditulis notulis. Nantinya, ini akan dilaporkan pada ketua kegiatan serta dipertanggungjawabkan untuk semua peserta atau anggota acara. Notulen juga bisa diartikan naskah dinas untuk membuat catatan tentang jalannnya kegiatan atau acara dari pembukaan, pembahasan sebuah masalah, pengambilan keputusan dan juga penutupan. Setidaknya, ada beberapa isi dari notulen, seperti:
- Tujuan dari kegiatan.
- Pikiran yang nantinya akan dibahas dalam kegiatan tersebut.
- Saran serta keputusan pada kegiatan.
- Waktu pelaksanaannya.
- Beberapa pihak yang akan menghadiri kegiatan.
Pengertian Notulen
Notulen adalah sebuat catatan tentang rapat yang sudah dijalankan. Sementara notulis adalah orang yang melaksanakan pekerjaan sebagai pencatat dan jika telah disahkan pada sebuah laporan, maka dinamakan dengan notulen. Notula akan dibuat sesudah rapat dilaksanakan dan jika dilihat dari prosesnya, maka pembuat notula harus ada di dalam rapat sehingga bisa melihat suasana rapat dengan baik serta menulisnya. Jika pembuatan notula diberikan pada sekretaris atau pihak lain yang telah ditunjuk, maka pembuatan notula dinamakan dengan notulis.
Notulen atau notula memiliki arti catatan yang singkat tentang rapat atau persidangan dan juga beberapa hal yang dibicarakan serta diputuskan. Untuk itu, bisa dikatakan jika notulen merupakan ringkasan tentang hasil dari pembicaraan pada rapat yang padat, ringkas, sistematis dan juga menyeluruh. Notulen merupakan naskah dinas untuk membuat jalan kegiatan atau acara dari mulai pembukaan, pembahasan masalah hingga pengambilan keputusan dan juga penutupan.
Notulen adalah sumber informasi dan dokumen otentik sehingga harus ditulis secara jelas, teliti dan juga tepat. Penyusunan notula membutuhkan kemampuan menulis yang singkat namun jelas. Penulisan notula harus diawali dengan judul untuk menyatakan secara jelas tentang badan yang menggelar rapat tersebut dan dimana akan dilangsungkan. Sesudah itu, daftar nama peserta rapat harus disusun lengkap dengan kabatan dan terakhir peserta rapat yang tidak bisa hadir juga harus dicantumkan.
Notulis juga harus mencatat semua yang terjadi di dalam rapat seperti pengesahan notulen rapat sebelumnya jika memang rapat yang dilakukan pada waktu tersebut merupakan lanjutan dari rapat sebelumnya. Hal lain yang juga harus dicatat adalah pembahasan dan juga keputusan yang diambil tentang berbagai hal yang ada di dalam agenda rapat tersebut. Untuk hal terakhir yang harus dicatat adalah waktu rapat tersebut selesai atau ditutup.
Fungsi Notulen
- Untuk bukti tertulis jika sebuah rapat sudah dilakukan.
- Sebagai sebuah tolah ukur sukses tidaknya pelaksanaan sebuah rapat.
- Untuk acuan pelaksanaan sebuah kegiatan yang akan dilakukan.
Berikut adalah beberapa fungsi lain dari notulen selengkapnya:
1. Untuk Alat Bukti
Jika ada sebuah kasus, maka notulen bisa dipakai untuk alat pembuktian pada pengadilan. Contohnya ketika pendaftaran organisasi, jika terjadi perubahan bentuk atau untuk penutupan sebuah organisasi, membuktikan pelaksanaan atau tidak dilaksanakannya tugas.
2. Untuk Sumber Informasi Peserta Rapat yang Berrhalangan Hadir
Walau ada peserta yang kebetulan tidak bisa hadir, namun peserta tersebut sebaiknya juga mengetahui materi dari rapat yang dibahas dan juga hasil dari rapat yang semuanya bisa didapat dari notulen.
3. Untuk Pedoman Rapat Selanjutnya
Notulen juga berguna sebagai pedoman rapat yang berikutnya. Rapat yang sebelumnya sudah dilakukan membutuhkan tindak lanjut dan direalisasikan pada rapat selanjutnya sehingga notulen bisa dijadikan sebagai pedoman.
4. Untuk Alat Pengingat Peserta Rapat
Umumnya sesudah pembukaan rapat dilakukan, maka notulen dari hasil rapat sebelumnya akan dibacakan. Ini nantinya akan berguna sebagai pengingat bagi semua peserta rapat tersebut.
5. Dijadikan Sebagai Dokumen
Notulen juga berfungsi sebagai dokumen sehingga harus bisa disusun secara rapi berdasarkan kronologisnya kemudian dijilid dengan rapi serta disimpan memakai sistem pengarsipan.
6. Untuk Alat Rapat Semu
Kegunaan lain dari notulen adalah untuk alat rapat semu. Rapat semu merupakan rapat yang tidak pernah dilakukan atau bisa disebut dengan rapat fiktif. Ketika menyusun sebuah notulen, maka biasanya akan lebih dulu dikonsultasikan pada ahli hukum.
Susunan Notulen
Susunan nutulen dibutuhkan supaya notulis bisa mudah mengerti tentang cara penulisan notulen yang baik dan juga benar. Selain itu, susunan notulen juga diperlukan agar notulen nantinya bisa tersusun secara sistematis dan juga rapi. Berikut adalah susunan dari notulen:
1. Kepala Notulen
Kepala notulen adalah beberapa bagian yang pertama harus diingat ketika penulisan. Kepala notulen ini terdiri dari:
- Nama atau tema yang nantinya akan dibahas.
- Hari serta tanggal acara akan dilakukan.
- Waktu pelaksanaan acara akan dilakukan.
- Tempat pelaksanaan dari acara.
- Acara ketika sedang berlangsung.
- Unsur yang ada dalam rapat yakni ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis dan juga peserta.
2. Isi Notulen
Isi notulen adalah bagian dari susunan notulen yakni beberapa hal yang penting pada kegiatan dan tidak boleh ada yang tertinggal. Isi notulen ini berfungsi supaya bisa membedakan dengan susunan matematis yang ada pada notulen. Susunan sistematika pada penulisan notulen adalah:
- Kata pembukaan.
- Pembahasan.
- Pembacaan keputusan hasil.
- Waktu penutupan.
3. Bagian Akhir Notulen
Bagian akhir notulen adalah penjelasan atau penulisan mengenai beberapa hal yang ada di akhir penulisan notulen tersebut. Meski terletak di akhir, namun pengertian serta fungsinya sangat penting pada penulisan notulen. Susunan sistematika bagian akhir notulen adalah:
- Nama jabatan.
- Tanda tangan.
- Nama pejabat, pangkat serta NIP.
4. Penandatanganan
Penandatanganan adalah kumpulan dari tanda tangan beberapa orang yang penting untuk pertanggungjawaban dari acara yang dilakukan. Berikut penjelasan penandatanganan notulen selengkapnya:
- Notulen ditandatangani pejabat pada lingkungan sekretariat daerah dibuat memakai kertas folio dan memakai kop naskah dinas sekretariat.
- Notulen ditandatangani pejabat pada lingkungan satuan organisasi dibuat pada kertas folio dan memakai kop naskah dinas satuan organisasi yang berhubungan.
- Notulen ditandatangai ketua, wakil ketua, sekretaris dan juga notula.
Sistematika Penulisan Notulen
Sebuah notulen disusun dengan terstruktur dan juga sistematis. Arti dari sistematis adalah disusun teratur menurut kaidah yang memang berlaku. Sedangkan terstruktur berarti menurut pola tertentu.
Tujuan dari Notulen
Pembuatan notulen bertujuan untuk mengetahui semua yang terjadi di dalam rapat sebab dalam notulen sudah berisi tempat, waktu serta peserta yang menghadiri rapat. Selain itu, dalam notulen juga sudah dicantumkan tentang jalannya rapat, peserta yang bertanya dan memberikan ide serta kesimpulan dari rapat.
Jenis Jenis Notulen
Notulen sendiri terdiri dari macam macam jenis seperti notulen harafiah dan notulen rangkuman. Berikut penjelasan masing masing jenis notulen:
1. Notulen Harafiah
Notulen harafiah adalah pencatatan atau laporan kata per kata dari semua pembicaraan yang ada di dalam rapat dan tidak menghilangkan atau menambahkan kata lainnya. Notula harafiah umumnya berbentuk dikte atau juga bisa catatan stenografi, menulis kembali hasil dari rekaman dan juga bisa kombinasi dari keduanya.
2. Notulen Rangkuman
Notulen rangkuman merupakan laporan ringkas mengenai pembicaraan yang terjadi di dalam rapat. Untuk itu, notulis harus pintar dalam mengisi isi dari pembicaraan setiap peserta pada rapat tersebut. Notulis juga harus bisa memilih setiap pembicaraan dari rapat tersebut.
Beberapa hal yang ditulis notulis adalah sesuai dengan tema dalam rapat dan tujuan dari rapat. Jika ada pembicaraan yang tidak sesuai dengan tema serta tujuan rapat, maka notulis tidak harus menulis pada notulen rapat.
Notulis juga harus bisa membuat ringkasan dari setiap pembicaraan kemudian ditulis dalam kalimat komunikatif sekaligus efektif. Notulen harus ditulis memakai kalimat yang singkat, jelas sekaligus tepat sehingga lebih mudah dipahami.
Cara Membuat Notulen
1. Harus Mengamati Alur Rapat yang Sedang diselenggarakan
Jika tidak memungkinkan mencatat langsung, maka bisa menggunakan alat perekam sehingga bisa lebih mudah mencatat. Namun, umumnya notulis akan menulis notulen memakai tulisan steno sehingga lebih cepat ketika menulis.
2. Membuat Format yang Benar
Agar notulen bisa dijadikan sumber informasi yang mudah dipahami serta rapi, maka buat paragraf notulen yang rapi memakai rata kanan dan kiri. Pakai format huruf dengan jelas sehingga lebih mudah dibaca. Atur juga jarak baris serta bedakan KOP Perusahaan dan juga Judul Notulen.
3. Buat Daftar Hadir Para Peserta Rapat
Daftar rapat merupakan catatan tentang kehadiran peserta dalam sebuah acara. Dengan daftar hadir tersebut, maka bisa mengetahui siapa saja yang hadir dan juga siapa yang tidak hadir dalam rapat tersebut. Lampiran daftar hadir tersebut akan diletakkan di belakang notulen dan buat menggunakan table agar bisa lebih mudah dipahami.
4. Catat Hasil Mosi Pertama
Biasanya rapat formal akan dimulai dengan mosi untuk mengadopsi agenda sehingga bisa dipakai sebagai contoh. Apabila rapat dimulai memakai mosi yang berbeda, maka harus dipastikan semua informasi relevan direkam seluruhnya.
5. Rekam Mosi Selama Rapat
Semua diskusi harus didengarkan kecuali jika memang ada instruksi untuk tidak mencatatnya. Ketika mosi baru dibuat, maka informasi yang relevan harus direkam. Masing masing mosi harus mencatumkan beberapa kata yang sesuai seperti yang diucapkan pada mosi, nama dari pengusul dan juga hasil dari pemungutan suara.
Biasanya, sebagian mosi juga membutuhkan pendukung usulan sebelum nantinya masuk ke dalam pemungutan suara. Jika memang mosi harus diperbaiki, maka hanya cukup mengubah kata mosi di dalam catatan. Namun jika perubahannya kontroversial dan bisa memicu diskusi yang panjang, maka tidak harus mencatat jika ada perubahan yang terjadi di dalam rapat atau acara tersebut.
6. Rekam Semua Tindakan yang Diberikan atau Diambil
Merekam tindakan yang diberikan atau diambil meliputi pemeriksaan tugas pada rapat sebelumnya dan juga yang baru. Tergantung dari seberapa formalnya sebuah acara atau rapat, maka berbagai tindakan tersebut bisa dimasukkan ke dalam kategori mosi. Sedangkan untuk rapat yang lebih formal, maka keputusan yang tidak terlalu jelas harus diatur. Selain itu, cantumkan juga mosi yang singkat yakni alasan dari keputusan jika memang ada.
