Adninistrasi staff merupakan jenis administrasi yang paling umum, sebab setiap perusahaan apapun tentu terdapat posisi yang satu ini. Tugas administrasi staff sebenarnya tidak sedikit dan membutuhkan banyak kemampuan khusus, sehingga tidak sembarang orang bisa melakukannya. Begitu pula kemampuan mengoperasikan komputer dan software office saja tidak cukup.
Tugas Administrasi Staff
Jika Anda masih bertanya-tanya apa itu tugas seorang staff administrasi, maka penjelasan berikut ini mungkin bisa menjadi jawaban bagi Anda. Berikut adalah rinciannya.
1. Membuat rekapitulasi data
Merekap data adalah tugas yang paling pokok dan umum bagi petugas administrasi dalam setiap instansi. Hal itu meliputi bukti transaksi baik penjualan, pembelian, maupun utang-piutang, surat domisili, sampai surat berharga perusahaan. Rekapitulasi dibuat sedemikian ringkas, jelas, realistis, dan sistematis agar mudah dipahami.
Data tersebut kemudian dianalisa dan dilaporkan kepada pihak atasan perusahaan sampai nantinya menjadi dasar dalam membuat perencanaan, keputusan, dan masih banyak lagi. Dalam menjalankan tugas ini memerlukan keahlian khusus dalam hal mengoresikan tools atau software office, sabar, teliti, dan cermat.
2. Menjawab telepon masuk
Siapa bilang bahwa petugas administrasi hanya berkutat pada pencatatan dan pelaporan. Nyatanya tidak sebatas itu, sebab mereka juga harus menempati posisi sebagai penyalur layanan publik dan sebagainya dengan cara menjawab telepon masuk baik dari mitra perusahaan maupun masyarakat umum atau klien.
Oleh sebab itu, bagian administrasi harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, termasuk pula ramah dan mengerti seluk beluk perusahaan dengan baik. Dengan demikian, mereka mampu menyampaikan informasi dengan baik dan akurat sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Tentu saja juga membutuhkan orang yang cekatan dan energik.
3. Membuat jadwal kegiatan perusahaan
Berbeda dengan sekretaris yang sifatnya lebih privasi, administrasi staff juga bertugas membuat jadwal kegiatan perusahaan secara umum. Seperti yang kita ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki agenda dan kegiatan tersendiri yang harus dibuat jadwal khusus, dimana nantinya juga harus diketahui oleh setiap elemen perusahaan.
Jadwal tersebut dibuat sedemikian detail dan jelas supaya lebih mudah untuk mempersiapkan segalanya terkait kegiatan tertentu. Misalnya, jadwal meeting anatara karyawan dengan atasan, sesama direktur, sampai dengan antara pihak menejemen dengan mitra kerja.
4. Membuat surat
Hal lain yang seringkali menjadi tugas administrasi staff adalah membuat surat terkait dengan kebutuhan kantor atau perusahaan. Misalnya, surat pembayaran, pembelian, surat domisili, perpanjangan kontrak, surat pemberitahuan atau undangan kepada setiap karyawan maupun mitra usaha.
Jadi, surat yang dibuat ini sifatnya resmi dan bukan sembarang surat, sehingga kehadirannya dapat dipertanggungjawabkan. Dalam menjalankan tugas ini, seseorang membutuhkan kemampuan komunikasi lisan maupun non-lisan yang baik seperti dasar-dasar surat menyurat, inventaris sampai pengarsipan.
5. Front office
Ada kalanya seorang admin staff menjalankan tugas sebagai front office layaknya customer servis. Ini sebenarnya bukanlah tugas yang mudah, sebab mereka harus berhubungan langsung dengan masyarakat, klien, ataupun yang lainnya untuk menyampaikan informasi sesuai denga kebutuhan.
Komunikasi adalah kemampuan pokok dan khusus agar bisa menjalankan tugas tersebut dengan baik. Selain itu, juga harus bisa mengkondisikan lapangan agar tercipta ketertiban umum jika memang ada banyak orang yang harus dilayani. Tentu saja pengetahuan tentang seluk beluk perusahaan juga harus dikuasai secara maksimal.
Setiap karyawan di suatu perusahaan mempunyai tugas tersendiri yang harus dijalankan secara maksimal., termasuk pula staff administrasi. Namun, harus tetap bersinergi dan berkomunikasi satu sama lain agar pekerjaan terselesaikan dengan baik, efisien, dan sesuai visi misi perusahaan.
