Pengertian Inventarisasi Adalah : Arti, Tujuan dan Contoh

Administrasi yang baik merupakan salah satu komponen yang harus ada dalam suatu instansi atau perusahaan. Dengan adanya hal tersebut data yang diinginkan oleh pimpinan akan mudah didapatkan. Termasuk mencatat keluar masuk barang yang ada.

Kegiatan mencatat barang keluar masuk, kondisi dan jumlah barang dinamakan dengan inventarisasi. Berikut pengertian lengkapnya

A. Pengertian Inventarisasi

Secara umum definisi Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan dan penyusunan barang-barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, rumah tangga, atau sekolah. Pencatatan dan penyusunan tersebut harus dilakukan sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku.

Pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai kegiatan pencatatan ini. Pertama instruktur Presiden No 3 Tahun 1971 tentang barang atau kekayaan milik negara. Kedua instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No 10/M/1976 tentang laporan triwulan mutasi barang milik negara dan tata cara pelaksanaannya.

Ada beberapa kriteria barang yang harus dicatat. Pertama dibeli berdasarakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah /APBD maupun Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) Kedua barang yang tidak habis pakai.

Inventarisasi dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, berkala dan perlu memperhatikan pengurangan ataupun penambahan barang. Hal tersebut dilakukan agar instansi mempunyai data yang akurat agar bisa mempertimbangkan besaran anggaran belanja.

B. Tujuan Inventarisasi

Secara umum, inventarisasi dilaksanakan untuk membantu kelancaran administrasi sebuah perusahaan/instansi. Juga sebagai salah satu bentuk pengawasan terhadap aset negara. Lebih rincinya, tujuan pokok adanya inventarisasi adalah sebagai berikut :

1. Untuk menertibkan dan menjaga sarana dan prasarana yang dimiliki oleh sebuah instansi atau perusahaan
2. Untuk memudahkan kegiatan pelaksanaan atau kontrol terhadap penggunaan keuangan negara
3. Agar menjadi bahan pertimbangan untuk pengadaan atau pemeliharaan sarana dan prasarana
4. Agar membantu merencanakan, menyalurkan, memelihara dan menyimpan aset yang dimiliki instansi/perusahaan
5. Sebagai pedoman untuk menghitung kekayaan yang bersifat material (selain uang)
6. Alat untuk mempercepat proses pembuatan laporan yang akan disampaikan kepada atasan
7. Untuk memudahkan perusahaan/instansi melakukan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana
8. Sebagai bahan rujukan jika terjadi kecurangan pegawai atau pencurian dalam perusahaan/instansi
9. Untuk memeriksa dan mengontrol keluar masuk barang. Termasuk barang hibah/pemberian

Inventarisasi harus dilaksanakan baik ketika ada barang yang baru masuk ataupun barang keluar karena rusak misalnya. Semua itu harus dilakukan secara teliti,diketahui oleh bagian keuangan dan disetujui oleh pimpinan.

Namun yang perlu Anda ketahui, perihal bagaimana format, syarat dan ketentuan pencatatan sebuah perusahaan tergantung kebijakan pimpinan. Namun, jika barang tersebut adalah milik negara seperti yang ada di sekolah atau kedinasan maka format, syarat dan ketentuannya mengikuti instruksi dari pusat.

C. Manfaat Inventarisasi

Jika inventarisasi dilakukan secara benar dan tepat, sesuai dengan standar operasional yang berlaku. Maka akan memperoleh manfaat sebagai berikut :

1. Informasi data dalam rangka menyusun rencana barang apa yang dibutuhkan sudah tersedia secara lengkap dan akurat
2. Menjadi pedoman bagi penyaluran barang
3. Mempercepat proses pemeriksaan apabila terjadi sesuatu yang tidak beres
4. Menyajikan data mengenai kondisi barang, sudah rusak, atau masih bagus. Jika sudah rusak maka bisa dihilangkan dan menentukan bagaimana kebijakan selanjutnya, perlu penambahan ataukah tidak
5. Menyajikan data yang tepat sebagai bahan pertimbangan anggaran belanja sebuah instansi/perusahaan

Jika ingin melakukan pencatatan, Anda harus menyediakan satu buku besar khusus untuk mencatat semua barang yang keluar masuk. Agar lebih mudah, berikan kode pada masing-masing barang. Periksa dan setorkan laporan tersebut kepada atasan minimal tiga bulan sekali.