Definisi Spesifikasi : Pengertian, Elemen, Jenis, Manfaat dan Fungsi

Spesifikasi memegang peranan yang sangat penting dalam mencapai prinsip pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel. Di samping itu, spesifikasi juga berperan penting dalam mempromosikan penggunaan barang/jasa produksi dalam negeri. Melalui spesifikasi diharapkan menghasilkan barang/jasa yang tepat dalam hal waktu, jumlah, mutu, harga, lokasi serta dapat dipertanggungjawabkan.

A. Pengertian Spesifikasi

Menurut Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), yang dimaksud dengan spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Dari pengertian tersebut, ada tiga hal yang harus dipahami yaitu sebagai berikut.

1. Memenuhi kebutuhan maksudnya adalah ketika barang/jasa memenuhi kriteria tertentu maka kebutuhan minimum pengguna barang/jasa tersebut juga akan terpenuhi.
2. Memenuhi keinginan maksudnya adalah ketika barang/jasa memenuhi kriteria tertentu maka barang/jasa tersebut dipandang memiliki nilai tambah bagi pengguna barang/jasa.  
3. Secara tertuilis maksudnya adalah kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dalam dokumen kontrak tertulis yang telah disepakati.

Selain pengertian di atas, LKPP juga mendefinisikan spesifikasi sebagai suatu uraian terperinci mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas, material, metode kerja dan standar kualitas pekerjaan dan lain-lain yang harus diberikan penyedia.  Dari pengertian tersebut terlihat bahwa istilah spesifikasi digunakan untuk pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya.  

B. Elemen Elemen Spesifikasi

Dalam pengadaan barang/jasa, spesifikasi harus disusun oleh pengguna secara rinci dan jelas. Tujuannya adalah agar penyedia barang/jasa memperoleh informasi yang utuh sebelum memasok barang/jasa sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna.

Karena itu, terdapat tiga elemen yang harus diperhatikan oleh pengguna ketika menyusun spesifikasi yaitu kualitas barang/jasa, kuantitas dan waktu, serta tingkat pelayanan.

1. Kualitas barang/jasa

Yang dimaksud dengan kualitas barang/jasa adalah tingkat mutu barang/jasa yang meliputi fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan lain sebagainya.

2. Kuantitas, waktu dan lokasi

Yang dimaksud dengan kuantitas barang/jasa adalah jumlah barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna. Adapun yang dimaksud dengan waktu dan lokasi adalah waktu yang telah disepakati terkait penyerahan barang/jasa serta lokasi penyerahan barang/jasa.

3. Tingkat pelayanan dan pelayanan purna jual

Tingkat pelayanan mengacu pada respon yang cepat terhadap keluhan pengguna barang/jasa. Misalnya, keluhan pengguna terhadap barang/jasa akan ditangani paling lambat 3 x 24 jam setelahnya. Hal yang sama juga berlaku pada pelayanan purna jual.

C. Macam Jenis Spesifikasi

Terdapat beberapa jenis spesifikasi dalam pengadaan barang/jasa di antaranya sebagai berikut.

1. Merek

Merek atau nama produk adalah jenis spesifikasi yang paling mudah dikomunikasikan oleh pengguna kepada penyedia barang/jasa terutama untuk barang/jasa yang merupakan paten. 

2. Standar industri

Pengguna memiliki ruang untuk membuat spesifikasi atau standar sendiri dengan tetap mengacu pada beberapa standar eksternal seperti standar industri, standar nasional, standar regional, dan standar internasional.

3. Sampel

Jika spesifikasi sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata, maka pengguna dapat menggunakan sampel untuk dikomunikasikan kepada penyedia. Melalui sampel, penyedia dapat dengan mudah memahami apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna.  

4. Spesifikasi teknis

Yang dimaksud dengan spesifikasi teknis adalah spesifikasi yang mendefinisikan berbagai macam karakteristik teknis dan fisik dari suatu produk. Spesifikasi teknis juga mendefinisikan pengukuran suatu produk. Dengan kata lain, spesifikasi teknis umumnya meliputi karakteristik fisik, desain yang rinci, toleransi, material yang digunakan, metode produksi, persyaratan pemeliharaan dan operasi.

5. Spesifikasi komposisi

Spesifikasi komposisi adalah spesifikasi yang menyatakan susunan zat dari suatu barang, disertai dengan karakteristik dari masing-masing unsur pembentuknya. 

6. Spesifikasi fungsi dan kinerja

Spesifikasi fungsi adalah spesifikasi yang dinyatakan dalam berbagai fungsi yang harus dipenuhi oleh barang/jasa yang dibeli oleh pengguna. Adapun spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan dan fungsi dari barang/jasa tersebut.

D. Manfaat Spesifikasi

Spesifikasi yang disusun pengguna secara rinci dan jelas dapat memebrikan beberapa manfaat, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Menguji barang/jasa dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa.
2. Penyedia barang/jasa akan terdorong untuk memberikan solusi lain yang lebih inovatif, yang menawarkan nilai uang atau value of money yang lebih baik kepada pengguna barang/jasa. 
3. Terciptanya kompetisi dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa.

E. Fungsi Spesifikasi

Dalam pengadaan barang/jasa, spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi antara pengguna dan penyedia barang/jasa. Maksudnya adalah dalam kegiatan pengadaan barang/jasa, pembeli  atau pengguna biasanya menjadi pihak yang menyusun spesifikasi barang/jasa yang diinginkan. Penyusunan spesifikasi ini harus memuat informasi serinci mungkin agar penyedia barang/jasa dapat memasok barang/jasa sesuai dengan yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna barang/jasa. Setelah disusun dengan rinci dan jelas, spesifikasi ini kemudian dikomunikasikan kepada pihak penyedia.

Kemudian, pihak penyedia menerima dan menindaklanjuti informasi spesifikasi yang dibutuhkan dan diinginkan pengguna. Pihak penyedia memberikan penawaran kepada pengguna. Pada tahap ini, penyedia menyampaikan informasi spesifikasi tentang barang/jasa yang ditawarkan kepada pengguna. Penawaran spesifikasi yang diberikan pihak penyedia kemudian diolah oleh pengguna. Terjadilah proses perbandingan antara spesifikasi yang diajukan pengguna dengan spesifikasi yang ditawarkan penyedia. Di sini, spesifikasi tidak hanya berfungsi sebagai media komunikasi tetapi juga sebagai sarana pembanding.