Dokumentasi merupakan sebuah cara yang dipergunakan dalam menyediakan dokumen akan bukti yang akurat dari pencatatan sumber informasi khusus dari suatu karangan atau bentuk lain seperti wasiat, undang-undang buku dan lain sebagainya. Bisa dikatakan bahwa pengertian dokumentasi yaitu sebuah penyediaan dokumen dari pencarian, pengumpulan informasi yang disimpan untuk dijadikan bukti.
Secara umum definisi dokumentasi merupakan suatu kegiatan yang memiliki rangkaian alur sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian hingga menyediakan dokumen guna mendapatkan keterangan yang jelas dasar sumbernya lalu membagikan kepada para pengguna.
A. Pengertian Dokumentasi
1. Definisi Dokumentasi Secara Umum
Seperti yang telah dijelaskan sedikit diatas bahwa dokumentasi adalah aktivitas dimana seseorang melakukan sebuah kegiatan yang bisa disebut dengan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian hingga penyediaan dokumen guna mendapat keterangan.
Hasil dari kegiatan ini nantinya akan dibagikan kepada orang yang membutuhkan, pengertian lain menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan dokumentasi adalah sebagai proses atau aktivitas dalam penyediaan surat atau dokumen dengan bukti yang akurat berasarkan catatan berbagai sumber.
Contohnya, data yang diperoleh melalui kegiatan dan proses dokumentasi dapat dipakai untuk memperkenalkan sebuah perusahaan kepada para karyawan baru sebagai rekam jejak atau track record dari sebuah perusahaan tersebut jika karyawan itu telah pensiun. Dalam dunia perkantoran hal ini berkaitan dengan proses administrasi.
2. Pengertian Dokumentasi Menurut Ahli
Dalam mempemudah banyak orang mengetahui apa itu dokumentasi, banyak para cendekiawan atau para ahli yang mengungkapkan defisini mereka. Tak hanya satu tetapi terdapat beberapa yang memiliki dan mengemukakan pendapat mereka mengenai apa itu dokumentasi, berikut beberapa diantaranya.
a). Encyclopedia Britanica
Pengertian dokumentasi menurut encyclopedia britanica adalah sebuah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat seperti indeks, inti karangan dan isi dari bibliografi tersebut, disamping Anda bisa menggunakan cara tradisional dalam membuat informasi itu dapat dicapai.
b). KBBI (Kamus Besar Bahasia Indonesia)
Merupakan pengasawan dan penyusunan bibligrafi yang menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari juga esai. Selain menggunakan cara tersebut, juga dapat memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
c). Wikipedia
Adalah semacam cara yang dilakukan untuk menyediakan banyak dokumen yang menggunakan alat bukti, yang tentunya akurat dan pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan atau tulisan, seperti wasiat, buku, hingga undang-undang dan sebagainya.
d). Paul Olet
Paul Olet menjabarkan pengertian dokumentasi dalam bukunya yang berjudul International Economic Conference 1905, merupakan kegiatan khusus yang terdiri dari pengumpulan, pengolahan, penyimpanan hingga penemuan lagi sampai penyebaran dokumen tersebut.
e). Nurdadi Magetsari
Dokumentasi merupakan bahan yang bentuk, jenis, dan sifatnya berbentuk seperti apapun ditempat informasi tersebut direkam atau disimpan. Selain direkam, informasi ini bisa juga ditulis atau dipahat, guna menyampaikan berupa informasi berupa fakta dari kejadian tersebut.
f). Tung Palan
Yang dimaksud dengan dokumentasi adalah sebuah catatan yang sangat otentik, yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum, mengapa informasi ini bisa dijadikan sebagai bukti secara hukum. Karena dokumentasi ini berisi mengenai data yang lengkap dan nyata.
B. Jenis-jenis Dokumentasi
1. Berdasarkan Kegiatan
a). Dokumen pribadi, berupa data yang berisi mengenai kepentingan pribadi atau perorangan misalnya seperti, KTP, SIM, Ijazah dan lain sebagainya.
b). Dokumen niaga, merupakan data yang berisi mengenai perniagaan atau transaksi jual beli, beberapa contoh seperti cek, nota, dan kwitansi.
c). Dokumen perintah, merupakan surat atau arsip dan biasanya disimpan dengan sistem kearsipan, contohnya seperti surat niaga, surat dinas dan laporan.
2. Berdasarkan Fungsi
a). Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang dipakai secara langsung dalam kegiatan menyelesaikan kegiatan atau pekerjaan di kantor, terdapat tiga jenis yakni aktif, semiaktif, dan dinamis inaktif.
b). Dokumen statis, yakni dokumen yang tidak dipakai secara langsung ketika seseorang mengerjakan pekerjaan di kantor.
3. Berdasarkan Sifat
a). Dokumen tekstual, merupakan dokumen yang menyediakan data informasi yang berbentuk tulisan, diantaranya seperti majalah, buku, surat kabar, katalog dan yang lainnya.
b). Dokumen nontekstual, merupakan sebuah dokumen yang berisi beberapa teks dan yang lain berupa sebuah gambar, diantaranya seperti peta, grafik, gambar, rekaman dan lain sebagainya.
4. Berdasarkan Jenis
a). Dokumen fisik, merupakan suatu dokumen yang memiliki isi menyangkut materi ukuran, berat, sarana prasarana, tata letak dan lain sebagainya. Bisa diartikan dokumen fisik ini sebagai berkas surat-surat.
b). Dokumen intelektual, sebuah dokumen yang mengacu terkait tujuan, isi dan sumber subjek, metode, cara memperoleh hingga penyebaran serta keasilan dokumen tersebut.
5. Berdasarkan Dokumentasi
a). Dokumen primer, dokumen ini berisi mengenai informasi akan hasil sebuah penelitian yang asli atau langsung dari sumber terpercaya, diantaranya seperti paten penelitian, disertasi dan laporan.
b). Dokumen sekunder, sebuah dokumen yang isinya mengenai informasi terkait litelatur primer, biasanya dokumen jenis ini disebut sebagai bibliografi.
c). Dokumen tersier, berisi mengenai informasi mengenai literatur sekunder, banyak contoh yang bisa disebutkan seperti buku, buku panduan dan lain sebagainya.
C. Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
Selain memiliki banyak jenis dan fungsi, dokumentasi juga memiliki tugas dan dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini tugas dari kegiatan yang dikenal dengan nama dan sebutan dokumentasi.
- Mencari serta mengumpulkan bahan.
- Munlis atau mencatat dan mengolah bahan.
- Membagikan ke masyarakat umum dengan cara mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen yang diperlukan.
- Melakukan pengarsipan atau filing.
D. Pengertian dan Contoh Dokumen Bisnis
Dunia bisnis juga memiliki sebuah dokumentasi, ini merupakan hal yang penting karena dengan dokumen ini perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis menggunakan informasi dan data yang valid, fungsi lain bisa dipakai sebagai pengukur kondisi perusahaan.
Jenis dokumen dalam bisnis tersedia banyak sekali, pada umumnya perusahaan menggunakan dokumen ini sebagai cara berkomunikasi atau bertransaksi dalam mencapai persetujuan yang legal dan sah untuk digunakan
Contoh Dokumen Bisnis
1. Email dan Memorandum
Para karyawan biasa memakai email untuk melakukan komunikasi dan interaksi, tetapi sebelum media ini populer, karyawan biasanya menggunakan memorandum. Meski demikian, hingga saat ini memo masih dipakai bila terdapat hal yang wajib dijaga seperti privasi perusahaan.
2. Business Letters
Dipakai untuk berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan, diantaranya seperti rekan bisnis, konsumen, profesional, pemerintah hingga calon karyawan. Business letters pada jaman sekarang lebih sering dikirim dengan menggunakan email karena dianggap lebih efektif.
3. Business Report
Memiliki format lebih panjang bersamaan dengan cakupan topik atau tema yang diangkat seperti misalnya data finansial, sales figures, safety compliance dan sejenisnya. Dokumentasi bisnis ini memiliki detail yang lebih dalam, seperti penambahan grafik dan lain sebagainya.
4. Dokumen Finansial
Dokumen ini berisi catatan penting, seperti laporan keuangan, proposal, laporan pajang, pembayaran hingga riwayat dari suatu perusahaan atau bank. Laporan ini dapat digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan, biasanya dipakai untuk menghitung keuntungan dan kerugian perusahaan.
Banyak sekali pengertian mengenai sebuah dokumentasi, penjelasan diatas merupakan sebagian pemahaman mengenai apa yang disebut dengan dokumentasi beserta bagian-bagian penting yang ada di dalamnya.
