Secara umum definisi atau pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk seorang pemimpin atau badan pimpinan pada suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris juga bisa diartikan sebagai seorang pegawai atau karyawan yang pekerjaannya berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau suatu perusahaan.
A. Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli
1. Flower
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam hal korespondensi, tujuan administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.
2. Saiman
Sekretaris merupakan orang yang memiliki tugas mengenai aktivitas atau kegiatan tulis menulis baik untuk perkantoran maupun perusahaan.
3. The Liang Gie
Sekretaris adalah seorang yang bertugas untuk menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk juga menyiapkan bagi pejabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan.
4. Wursanto
Sekretaris merupakan seorang pegawai yang bertugas untuk membatu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaannya.
5. M. Braum dan Ramon
Sekretaris merupakan seorang yang membantu pimpinan dalam menyiapkan surat menyurat menerima tamu-tamu, memeriksa dan juga mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban yang sesuai untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.
6. C.L Barnhart
Sekretaris adalah karyawan yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau organisasi.
7. Louis C. Nahassy dan William Selden
Sekretaris merupakan seorang karyawan kantor yang memiliki tanggung jawab lebih. Tugasnya biasanya menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan kedalam bentuk tulisan dan biasanya yang didiktekan adalah konsep surat yang berkaitan dengan publik, menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian serta memelihara dan mengarsipkan surat-surat.
B. Jenis-jenis Sekretaris
1. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi merupakan seorang yang bekerja untuk kegiatan atau aktivitas perkantoran agar dapat membantu seseorang yang sifatnya pribadi. Dengan kata lain seorang sekretaris pribadi merupakan orang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.
2. Sekretaris organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga dengan sekretaris instansi atau sekretaris perusahaan, selain menjalankan tugas dari pimpinan ia juga bertindak sebagai manajer yang mengelola suatu unit pekerjaan dalam bidang kesekretariatan.
3. Sekretaris pimpinan
Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan pada suatu perusahaan atau organisasi yang bertugas untuk mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.
C. Tugas Sekretaris
1. Tugas rutin adalah tugas yang dikerjakan tanpa diperintah
- Membuka surat-surat
- Menerima tamu
- Menerima telepon
- Menyimpan arsip surat
- Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
2. Tugas khusus adalah pekerjaan yang ditugaskan langsung oleh pimpinan
- Mengonsepkan surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar
- Menyusun surat-surat rahasia
- Menyusun acara pertemuan bisnis
- Pembelian kado ataupun cendramata
3. Tugas istimewa yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan
- Menata letak dan posisi alat tulis dan perlengkapan lain yang diperlukan pimpinan
- Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi
- Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lain
- Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
- Menghadiri berbagai rapat dinas dan berperan sebagai pendamping pimpinan saat rapat atau selama mengadakan pertemuan bisnis
- Memeriksa peralatan kantor untuk mengetahui mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
4. Tugas insidental adalah tugas yang tidak rutin
- Menyiapkan laporan, agenda rapat serta pidato atau pernyataan pimpinan.
- Mengoreksi berbagai bahan cetakan seperti undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan
- Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
D. Tipe Ideal Seorang Sekretaris
- Sabar, disiplin, tekun, jujur, tidak muda menyerah, pandai berbicara dan bisa menjaga nama baik perusahaan.
- Memiliki kemampuan yang memadai dan peka terhadap sesuatu. Kemampuan yang dimaksudkan adalah kemampuan mengetik, korespondensi dan kearsipan.
- Memiliki kemampuan melaksanakan tugas seperti mengangkat telepon, persuratan dan berbagai kegiatan pimpinan.
- Tidak bersifat egois
- Berintropeksi diri jika terdapat kritik atau masukan dari orang lain
- Mengakui kesalahan sendiri dan memaafkan orang lain
- Menghindari perbuatan yang kurang terpuji seperti bergosip, mencaci, mengeluh senang ngobrol dan perbuatan tercela lainnya.
- Sanggup menahan marah walau banyak pemicunya
- Mudah menyesuaikan diri dengan situasi
- Selalu memperhatikan orang lain dan memberi saran positif
- Selalu menghormati kepentingan orang lain dan mengetahui aturan sopan santun
- Selalu menujukkan kesungguhan saat menjalankan tugas
E. Kode Etik Profesi Sekretaris
- Menjunjug tinggi kehormatan, kemuliaan dan nama baik profesi;
- Bertindak jujur dan sopan dalam setiap tingkah lakunya, baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungan masyarakat;
- Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapat dan tidak menggunakan kerahasiaan informasi tersebut untuk kepentingan pribadi.
- Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan dan kerjasama dengan reka-rekan seprofesi; dan
- Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi.
