Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga dijelaskan sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu.

A. Jenis-jenis buku agenda

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

3. Buku agenda kembar

Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar.

B. Fungsi-fungsi buku agenda

1. Bukti surat keluar dan surat masuk

Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.

4. Membantu pencarian surat

Dalam kondisi tertentu, perusahaan, bisnis, maupun instansi mungkin perlu meninjau kembali surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan terteranya identitas surat secara berurut maka hal tersebut dapat mempermudah pencarian surat yang diinginkan.

C. Istilah pada buku agenda

1. Buku verbal

Buku verbal ini merupakan buku yang ditulis oleh seorang pekerja yang disebut dengan verbalis yang bertujuan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun dan buku ini disebut juga buku agenda keluar.

2. Buku eksedisi

Buku ini adalah buku yang dikerjakan oleh seorang yang disebut dengan ekspeditor, buku ini dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai bukti tanda terima surat.

3. Buku Arsip

Buku ini merupakan buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang dikelompokkan berdasarkan kode surat dan nomor urutnya masing-masing.

4. Disposisi

Disposisi yaitu perintah dari seorang pimpinan yang disampaikan secara singkat berkaitan dengan hal dalam penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

5. Blangko surat

Blangko surat merupakan suatu lembaran surat dimana bagian kepala atau kop surat telah tercetak untuk pembuatan surat keluar atau surat yang akan dikirim.

6. Blangko konsep

Blangko konsep yaitu sebuat blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.

7. Taklik

Taklik merupakan suatu tanda yang biasanya berupa paraf dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti, memeriksa dengan tujuan memastikan tidak ada kesalahan dari surat yang baru saja dibuat sebelum ditanda tangani oleh pimpinan.

8. Cap agenda

Cap agenda adalah suatu cap yang digunakan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.

D. Proses penangan surat masuk

1. Penerimaan

Penerimaan surat biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di depan kantor seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan surat yang masuk, memeriksa ketepatan alamat dan penandatangan surat tanda terima.

2. Penyortiran

Penyortiran surat dilakukan oleh resepsionis apabila surat ditujukan untuk perseorangan maka akan langsung diberikan kepada yang bersangkutan namun apabila yang diterima adalah surat dinas untuk kepentingan perusahaan maka akan diperoses lebih lanjut.

3. Pencatatan

Pencatatan surat-surat dilakukan oleh petugas menggunakan buku agenda. Petugas tersebut dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau surat yang bersifat rahasia. Surat rahasia dapat dibaca apabila diizinkan oleh pimpinan. Setelah pencatatan identitas surat, petugas akan membubuhkan cap agenda kemudian petugas memberikan kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan terkait penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

4. Pengarahan

Pengarahan berfungsi untuk menentukan kepada siapa yang berhak menindak lanjuti surat yang telah dibaca oleh pimpinan berdasarkan lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan.

5. Penyampaian

Jika pimpinan yang telah menuliskan instruksinya pada lembar disposisi. Maka surat beserta lembar disposisi tersebut diberikan kepada pihak yang ditunjuk pimpinan berdasarkan intruksi dan ketika surat tersebut telah diberikan maka yang menerima harus menandatangani surat bukti penerimaan pada buku ekspedisi.

6. Penyimpanan

Setelah surat telah selesai diproses maka harus diberikan kepada tata usaha untuk disimpan dengan baik dan rapi mengunakan metode penyimpanan tertentu seperti berdasarkan abjad, subjek, wilayah, tanggal atau menggunakan sistem nomor.

Rekomendasi:

Tugas Administrasi Gudang Administrasi gudang merupakan cabang administrasi yang banyak dibutuhkan di perusahaan dagang dan produksi. Tugas administrasi gudang secara umum tidak jauh berbeda dengan administrasi biasa di perkantoran. Hanya saja, ada beberapa…
Tugas Administrasi Staff Adninistrasi staff merupakan jenis administrasi yang paling umum, sebab setiap perusahaan apapun tentu terdapat posisi yang satu ini. Tugas administrasi staff sebenarnya tidak sedikit dan membutuhkan banyak kemampuan khusus, sehingga…
Pengertian Dokumentasi Adalah : Jenis-jenis, Tujuan, Tugas… Dokumentasi merupakan sebuah cara yang dipergunakan dalam menyediakan dokumen akan bukti yang akurat dari pencatatan sumber informasi khusus dari suatu karangan atau bentuk lain seperti wasiat, undang-undang buku dan lain…
Pengertian Inventarisasi Adalah : Arti, Tujuan dan Contoh Jagad.id - Pengertian Inventarisasi - Administrasi yang baik merupakan salah satu komponen yang harus ada dalam suatu instansi atau perusahaan. Dengan adanya hal tersebut data yang diinginkan oleh pimpinan akan…
Pengertian E-mail : Cara Kerja, Fungsi, Jenis dan Kelebihan Jagad.id - Pengertian Email atau Surel yang berarti surat elektronik merupakan sarana yang bisa dipakai untuk mengirimkan serta menerima pesan atau surat memakai format digital lewat jaringan internet dan komputer.…
Pengertian Dana Adalah : Arti, Jenis, Konsep, Sumber dan… A. Pengertian Dana Apa itu Dana ? Secara umum definisi atau pengertian Dana adalah himpunan dari uang dengan jumlah tertentu dalam tunai maupun nontunai. Dalam dunia bisnis kata dana juga…
Niat Sholat Wajib 5 Waktu Beserta Tata Caranya Jagad.id - Niat Sholat Wajib 5 Waktu, Sholat merupakan salah satu ibadah yang wajib dilaksanakan oleh seluruh umat Muslim. Di antara berbagai jenis sholat yang wajib dilakukan, terdapat sholat wajib…
Pengertian Email : Fungsi, Macam-Macam, Kelebihan dan… Saat ini penggunaan Email memang sangatlah penting, banyak sekali keperluan yang membutuhkan akun Email untuk bisa digunakan secara maksimal. Namun untuk menggunakan Email ini membutuhkan jaringan internet agar bisa diakses…
Pengertian PHK : Arti, Penyebab, Hak Dan Larangan Secara umum definisi atau pengertian Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan pekerjaan seorang karyawan berakhir atau diakhiri. Seorang karyawan tentu tidak ingin…
10 Aplikasi Perekam Suara Terbaik Tahun Ini Jagad.id - Hari-hari membuat catatan secara manual untuk rapat, atau menuliskan seluruh kuliah sudah tidak ada lagi. Hari ini, kami memiliki aplikasi perekam suara terbaik yang membantu anda tetap lebih…
Pengertian Credit Card : Fungsi, Sistem Kerja, Jenis,… Jagad.id - Pengertian Credit card atau kartu kredit merupakan kartu yang dikeluarkan bank untuk nasabah atau pengguna supaya bisa membeli jasa atau barang dengan kartu tersebut dari perusahaan penerima kartu…
Pengertian Dokumen Adalah : Jenis Jenis, Fungsi dan Contoh Dokumen merupakan salah satu elemen terpenting dalam kegiatan administrasi perkantoran, bagi seorang pegawai kantoran pasti sangat akrab dengan hal yang satu ini. Akan tetapi, tidak sedikit orang yang mengetahui pengertian…
Pengertian Biaya Adalah : Definisi, Unsur-Unsur, dan… Belajar Akuntansi atau Ekonomi, tak lengkap rasanya jika tidak mengetahui apa itu biaya, definisi, unsur-unsur dan jenisnya secara lebih rinci dan mendalam. Karena bagaimanapun istilah tersebut sangat familiar dalam kehidupan…
Pengertian Apotek : Arti, Pengelolaan, Tugas, Fungsi dan… Apotek atau Apotik ? dalam KBBI atau kamus besar bahasa indonesia yang benar adalah Apotek. Apotek memiiliki definisi toko tempat meramu serta tempat menjual obat berdasarkan resep dari dokter dan…
10 Game Membaca Untuk Anak, Terbaru! Jagad.id - Membaca permainan membuat belajar membaca menjadi kegiatan yang menyenangkan dan menyenangkan. Game membaca untuk anak yang paling efektif menyenangkan bagi siswa untuk terlibat sejak awal, dan meningkatkan motivasi…
Pengertian Arsip Adalah : Arti, Fungsi, Jenis, Sifat dan… Secara umum definisi atau pengertian Arsip adalah sebuah catatan rekaman kegiatan ataupun sumber informasi dengan berbagai macam jenis bentuk yang dibuat oleh perseorangan, kelompok maupun lembaga. Arsip juga diartikan sebagai…
Pengertian Sinopsis : Ciri Ciri, Fungsi, Langkah Menyusun… Jagad.id - Sinopsis adalah ringkasan dari sebuah karya atau gagasan yang ditulis dalam bentuk narasi. Sinopsis sendiri terdiri dari dua jenis yakni sinopsis dengan tulisan lengkap dan juga sinopsis sebagai…
Pengertian Denah : Fungsi, Jenis Jenis dan Unsur Unsurnya Jagad.id - Pengertian denah secara umum adalah sebuah peta dalam ukuran minimalis (kecil) yang menggambarkan suatu lokasi, tempat atau bangunan secara spesifik. Apabila sebuah bangunan memiliki bentuk melintang, maka gambar…
Pengertian Neraca : Macam Bentuk, Contoh Laba dan Rugi Jagad.id - Pengertian Neraca - Bagi masyarakat yang bergerak di bidang ekonomi terutama yang berasal dari lulusan akuntansi, perbankan, manajemen hingga perdagangan pasti tidak asing lagi dengan istilah yang satu…
Pengertian Devisa Adalah : Jenis, Fungsi, dan Sumber Apakah anda sudah tahu mengenai devisa? Pengertian tentang devisa banyak dibahas dalam konteks dan materi pelajaran ekonomi. Pengertian devisa sendiri sebetulnya telah masuk dalam kurikulum di sekolah-sekolah dan menjadi salah…
Pengertian Kebijakan Publik : Tujuan, Proses, dan Contoh Setiap negara mempunyai sistem pemerintahan yang teratur dan terstruktur, dimana sistem pemerintahan tersebut terdapat aturan-aturan atau kebijakan tertentu di dalamnya. Salah satunya adalah kebijakan publik yang berguna untuk mengatur sistem…
Tata Cara Menangani Telpon Masuk dan Keluar Yang Baik Jagad.id - Tata Cara dalam menangani telepon masuk dan keluar harus dari bersikap yang santun efisien dan efektif karena tersebut sangat berpengaruh terhadap penilaian orang lain pada diri anda. Terdapat…
Pengertian Aset : Bentuk, Pengakuan dan Pengukurannya Salah satu unsur dalam neraca adalah aset (harta atau aktiva). Secara umum, aset adalah berbagai macam sumber daya yang dimiliki dan digunakan oleh perusahaan agar kegiatan produksi, konsumsi, dan pertukaran…
Pengertian Sekretaris : Arti, Jenis, Tugas, Tipe dan Kode… Secara umum definisi atau pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk seorang pemimpin atau badan pimpinan pada suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin…
Pengertian Administrasi Perkantoran : Unsur, Fungsi, Ruang… Administrasi perkantoran merupakan kegiatan, pekerjaan, sekaligus disiplin ilmu yang banyak digeluti oleh masyarakat. Alasannya, banyak sekali perusahaan yang membutuhkan tenaga ahli perkantoran untuk menjalankan aktivitasnya sesuai kebutuhan. Tak heran jika…
Contoh Surat Lamaran Kerja Indonesia dan Inggris, Pasti… Surat lamaran kerja adalah salah satu persyaratan yang paling banyak diminta ketika mencari kerja. Surat lamaran kerja ini menyatakan skill dan keinginan pelamar kerja untuk bekerja di perusahaan serta kontribusi…
Pengertian XAMPP : Fungsi dan Bagian Pernahkah anda mendengar tentang XAMPP? Jika belum, maka kali ini kita akan membahas tentang pengertian XAMPP tersebut. XAMPP ini sendiri merupakan istilah yang akan berhubungan dengan komputer atau pengembangan dari…
9 Ide Aplikasi Pendidikan Terbaik Untuk Startup Jagad.id - Tren telah berubah dan teknologi baru seperti AR telah menjadi bagian penting dari aplikasi seluler. Mari kita lihat ide aplikasi pendidikan terbaik lainnya untuk pemula yang dapat membantu…
Penulisan Daftar Pustaka : Urutan, Cara Membuat dan Contoh… Membuat daftar isi memang terkesan mudah, tetapi masih banyak saja yang kesulitan dalam penulisan menerapkan daftar pustaka yang baik dan benar. Urutan dan tanda baca selama penulisannya menjadi situasi tersulit…
Pengertian Wesel : Bank Dan Bayar Kita tahu bahwasanya wesel merupakan surat perintah yang sengaja dibuat oleh si kreditur, dimana surat ini ditujukan kepada si debitur supaya membayarkan uang dalam jumlah tertentu dan pada tanggal tertentu…