Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga dijelaskan sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu.

A. Jenis-jenis buku agenda

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

3. Buku agenda kembar

Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar.

B. Fungsi-fungsi buku agenda

1. Bukti surat keluar dan surat masuk

Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.

4. Membantu pencarian surat

Dalam kondisi tertentu, perusahaan, bisnis, maupun instansi mungkin perlu meninjau kembali surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan terteranya identitas surat secara berurut maka hal tersebut dapat mempermudah pencarian surat yang diinginkan.

C. Istilah pada buku agenda

1. Buku verbal

Buku verbal ini merupakan buku yang ditulis oleh seorang pekerja yang disebut dengan verbalis yang bertujuan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun dan buku ini disebut juga buku agenda keluar.

2. Buku eksedisi

Buku ini adalah buku yang dikerjakan oleh seorang yang disebut dengan ekspeditor, buku ini dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai bukti tanda terima surat.

3. Buku Arsip

Buku ini merupakan buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang dikelompokkan berdasarkan kode surat dan nomor urutnya masing-masing.

4. Disposisi

Disposisi yaitu perintah dari seorang pimpinan yang disampaikan secara singkat berkaitan dengan hal dalam penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.

5. Blangko surat

Blangko surat merupakan suatu lembaran surat dimana bagian kepala atau kop surat telah tercetak untuk pembuatan surat keluar atau surat yang akan dikirim.

6. Blangko konsep

Blangko konsep yaitu sebuat blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.

7. Taklik

Taklik merupakan suatu tanda yang biasanya berupa paraf dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti, memeriksa dengan tujuan memastikan tidak ada kesalahan dari surat yang baru saja dibuat sebelum ditanda tangani oleh pimpinan.

8. Cap agenda

Cap agenda adalah suatu cap yang digunakan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.

D. Proses penangan surat masuk

1. Penerimaan

Penerimaan surat biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di depan kantor seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan surat yang masuk, memeriksa ketepatan alamat dan penandatangan surat tanda terima.

2. Penyortiran

Penyortiran surat dilakukan oleh resepsionis apabila surat ditujukan untuk perseorangan maka akan langsung diberikan kepada yang bersangkutan namun apabila yang diterima adalah surat dinas untuk kepentingan perusahaan maka akan diperoses lebih lanjut.

3. Pencatatan

Pencatatan surat-surat dilakukan oleh petugas menggunakan buku agenda. Petugas tersebut dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau surat yang bersifat rahasia. Surat rahasia dapat dibaca apabila diizinkan oleh pimpinan. Setelah pencatatan identitas surat, petugas akan membubuhkan cap agenda kemudian petugas memberikan kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan terkait penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

4. Pengarahan

Pengarahan berfungsi untuk menentukan kepada siapa yang berhak menindak lanjuti surat yang telah dibaca oleh pimpinan berdasarkan lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan.

5. Penyampaian

Jika pimpinan yang telah menuliskan instruksinya pada lembar disposisi. Maka surat beserta lembar disposisi tersebut diberikan kepada pihak yang ditunjuk pimpinan berdasarkan intruksi dan ketika surat tersebut telah diberikan maka yang menerima harus menandatangani surat bukti penerimaan pada buku ekspedisi.

6. Penyimpanan

Setelah surat telah selesai diproses maka harus diberikan kepada tata usaha untuk disimpan dengan baik dan rapi mengunakan metode penyimpanan tertentu seperti berdasarkan abjad, subjek, wilayah, tanggal atau menggunakan sistem nomor.

Rekomendasi:

Pengertian Sekretaris : Arti, Jenis, Tugas, Tipe dan Kode… Secara umum definisi atau pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja untuk seorang pemimpin atau badan pimpinan pada suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin…
Penegak Hukum : Fungsi dan Wewenang Penegak hukum merupakan aprat yang akan melaksanakan proses untuk menegakkan atau agar norma hukum bisa berfungsi dengan nyata sebagai pedoman perilaku hubungan hukum di hidup bermasyarakat dan juga bernegara. Selain…
Pengertian Bea Cukai : Tugas, Fungsi, Macam Jenis dan Contoh Dalam proses jual beli antar negara, bagi mereka yang sering melaksanakan kegiatan jual beli ekspor dan impor tentunya akan terbiasa dengan istilah bea cukai. Namun tentu saja tidak semua masyarakat…
Trik Produk Jadi Best Seller, GRATIS! Jagad.id - Trik Produk Jadi Best Seller , Best seller ialah istilah yang kerap dipakai dalam usaha retail dan kita saksikan di sampul buku atau pada gerai-gerai penjual produk seperti…
Pengertian Apotek : Arti, Pengelolaan, Tugas, Fungsi dan… Apotek atau Apotik ? dalam KBBI atau kamus besar bahasa indonesia yang benar adalah Apotek. Apotek memiiliki definisi toko tempat meramu serta tempat menjual obat berdasarkan resep dari dokter dan…
Kronologi : Pengertian, Fungsi dan Contoh Pengertian, Fungsi dan Contoh Kronologi – Kronologi adalah sebuah kata istilah yang memiliki arti ilmu waktu, dalam bahasa Yunani kata kronologi berasal dari dua kata yaitu Chronos dan Logi. Chronos…
Sejarah Bahasa Indonesia : Kedudukan, Fungsi Dan… Indonesia adalah negara yang sangat luas dan merupakan negara kepulauan terbesar di dunia yang terdiri dari 17.504 pulau. Luasnya Indonesia yang tebentang dari Sabang sampai Merauke menyebabkan Indonesia memiliki berbagai…
Pengertian Belajar dan Teknik Belajar Efektif Yang Baik Definisi Belajar secara umum adalah kegiatan atau proses mengulang, meneliti, mengoreksi dan mengkaji lebih jauh suatu materi yang telah dipelajari baik dilingkungan formal maupun non formal. Belajar efektif sendiri proses…
Pengertian Dokumentasi Adalah : Jenis-jenis, Tujuan, Tugas… Dokumentasi merupakan sebuah cara yang dipergunakan dalam menyediakan dokumen akan bukti yang akurat dari pencatatan sumber informasi khusus dari suatu karangan atau bentuk lain seperti wasiat, undang-undang buku dan lain…
Fungsi Tulang Telapak Tangan Manusia Fungsi Tulang Telapak Tangan Manusia - Tangan terdiri atas jari-jari, telapak tangan, dan pergelangan tangan. Telapak tangan adalah bagian tubuh dengan fungsi yang penting terutama untuk memegang maupun mencengkeram suatu…
Pengertian Inventaris Adalah : Arti, Tujuan dan Contoh Ketika mendengar kata inventaris apa yang ada di pikiran Anda? Sebuah catatan tentang sarana dan prasarana. Atau seperti daftar stok barang atau rekap barang yang sudah terjual. Lebih lengkapnya simak…
Pengertian Frasa : Ciri Ciri, Jenis Jenis dan Contoh Bagi kalangan masyarakat awam mungkin masih banyak yang asing dengan istilah frasa ini. Namun bagi orang yang menempuh pendidikan dengan jurusan sastra atau pendidikan Bahasa Indonesia. Pasti sedikit banyak sudah…
Pengertian Energi Listrik - Artikel Online Jagad.id - Tahukan Anda pengertian energi listrik? Segala hal di alam ini melibatkan energi. Energi sangat beragam jenisnya, salah satunya adalah energi listrik. Energi lain, misalnya Anda makan agar memperoleh…
Pengertian Hutang : Macam Jenis, Pengakuan dan Pengukurannya Selain aset (harta atau aktiva), unsur lain yang terdapat dalam laporan keuangan adalah hutang atau kewajiban (liabilities). Secara umum, hutang atau kewajiban adalah klaim atas aset tertentu yang timbul karena…
Tugas Administrasi Keuangan Administrasi keuangan merupakan cabang dari ilmu administrasi dan erat kaitannya dengan sistem keuangan. Tak heran jika tugas administrasi keuangan hampir sama dengan staff keuangan yaitu mengurus segala hal yang berkaitan…
Pengertian Sidang : Fungsi, Unsur Unsur, Istilah dan Macam… Jagad.id - Pengertian sidang bisa diartikan sebuah pertemuan formal yang dilakukan beberapa orang dengan tujuan untuk membahas masalah tertentu. Tujuan dari pertimbangan tersebut adalah untuk menemukan solusi terbaik atas masalah…
10 Game Membaca Untuk Anak, Terbaru! Jagad.id - Membaca permainan membuat belajar membaca menjadi kegiatan yang menyenangkan dan menyenangkan. Game membaca untuk anak yang paling efektif menyenangkan bagi siswa untuk terlibat sejak awal, dan meningkatkan motivasi…
Pengertian Administrasi Perkantoran : Unsur, Fungsi, Ruang… Administrasi perkantoran merupakan kegiatan, pekerjaan, sekaligus disiplin ilmu yang banyak digeluti oleh masyarakat. Alasannya, banyak sekali perusahaan yang membutuhkan tenaga ahli perkantoran untuk menjalankan aktivitasnya sesuai kebutuhan. Tak heran jika…
Cara Cepat Belajar Bahasa Inggris, Auto Jago! Jagad.id - Cara Cepat Belajar Bahasa Inggris - Belajar bahasa Inggris adalah tujuan bagi jutaan orang di seluruh dunia. Saat ini, satu miliar orang di seluruh dunia berbicara bahasa Inggris…
Tips Membuat Portofolio Desain Grafis Yang Mengesankan Jagad.id - Tips Membuat Portofolio Desain Grafis - Jika ada waktu untuk pamer, itu ada dalam portofolio desain grafis Anda. Ini adalah kesempatan pertama dan satu-satunya Anda untuk memberikan kesan…
Pengertian Polisi : Tugas dan Kewenangan Polisi merupakan sebuah pranata umum sipil yang bertugas untuk menjaga keamanan, ketertiban serta menegakan hukum di semua wilayah negara. Sedangkan kepolisian merupakan salah satu lembaga penting yang memiliki tugas utama…
Pengertian Interaksi Sosial: Syarat, Macam Jenis, Contoh dan… Pengertian Interaksi Sosial - Sebagai makhluk sosial, Interaksi sosial merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan bermasyarakat. Interaksi sosial adalah fondasi dari hubungan tindakan yang dilakukan dengan berpegang pada nilai…
Internet, Ekstranet, Intranet : Pengertian dan Perbedaan Jagad.id - Internet Ekstranet Intranet. Di era serba modern sekarang ini, internet sudah menjadi hal yang umum digunakan hampir semua orang. Sedangkan jaringan intranet adalah jaringan privasi atau privat network…
Pengertian Aset : Bentuk, Pengakuan dan Pengukurannya Salah satu unsur dalam neraca adalah aset (harta atau aktiva). Secara umum, aset adalah berbagai macam sumber daya yang dimiliki dan digunakan oleh perusahaan agar kegiatan produksi, konsumsi, dan pertukaran…
Pengertian Jurnal : Macam Jenis dan Fungsinya Pernahkah kalian mendapat tugas sekolah atau kuliah untuk membuat jurnal? Apa yang terpikir di benak kalian saat akan mengerjakan tugas tersebut? Mendengar istilahnya saja sudah terbayang bahwa yang dimaksud pastilah…
Aplikasi Untuk Pelajar Terbaik ? Ayo cari tahu! Jagad.id - Di era teknologi digital, aplikasi perguruan tinggi terbaik telah menjadi alat yang lengkap, mendukung aktivitas sehari-hari Anda. Dan tentu saja, ada banyak aplikasi pendidikan gratis yang dapat memuluskan…
Pengertian Devisa Adalah : Jenis, Fungsi, dan Sumber Apakah anda sudah tahu mengenai devisa? Pengertian tentang devisa banyak dibahas dalam konteks dan materi pelajaran ekonomi. Pengertian devisa sendiri sebetulnya telah masuk dalam kurikulum di sekolah-sekolah dan menjadi salah…
Pengertian PHK : Arti, Penyebab, Hak Dan Larangan Secara umum definisi atau pengertian Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan pekerjaan seorang karyawan berakhir atau diakhiri. Seorang karyawan tentu tidak ingin…
Manfaat Manajemen Waktu dan Contohnya Mayoritas orang-orang seringkali mengabaikan dari kata waktu itu sendiri, ada apa sih? Padahal waktu itu sangat berharga dan penting. Karena sangat berharga banget untuk menjadikan hidup kita menjadi lebih baik…
Tata Cara Menangani Telpon Masuk dan Keluar Yang Baik Jagad.id - Tata Cara dalam menangani telepon masuk dan keluar harus dari bersikap yang santun efisien dan efektif karena tersebut sangat berpengaruh terhadap penilaian orang lain pada diri anda. Terdapat…