Pengertian Skala Prioritas : Tujuan, Faktor yang Memengaruhi dan Cara Menentukannya

Bagi yang gemar menyaksikan acara kompetisi memasak di salah satu stasiun televisi swasta nasional, tentu tidak asing dengan istilah time management atau manajemen waktu yang kerap dilontarkan oleh juri. Menurut para juri, manajemen waktu sangat penting dalam kompetisi memasak karena para peserta dituntut untuk dapat mengolah beragam bahan menjadi masakan yang enak dengan waktu seefektif dan sefisien mungkin.

Hal ini pun berlaku di berbagai bidang kehidupan. Seseorang dikatakan memiliki penguasaan manajemen waktu yang baik jika ia mampu mendahulukan dan mengutamakan sesuatu hal dibandingkan hal lainnya. Dari sinilah kemudian timbul istilah skala prioritas. Mereka yang mampu mengatur skala prioritas yang baik dengan sendirinya mampu memanajamen waktu dengan baik pula.  

A. Pengertian

Secara umum, skala prioritas diartikan sebagai daftar kebutuhan yang disusun berdasarkan tingkat kepentingan dan ketersegeraan. Kebutuhan yang lebih penting dan mendesak harus didahulukan dibandingkan dengan kebutuhan yang tidak penting dan tidak mendesak.

Dalam dunia kerja, menentukan skala prioritas penting dilakukan karena merupakan cara untuk memutuskan apa yang penting untuk dikerjakan lebih dahulu. Jika hal ini dapat dilakukan secara berkesinambungan, menjadi karyawan yang produktif bukanlah imajinasi.

Tidak hanya terkait dengan kebutuhan atau pekerjaan, skala prioritas juga dapat diterapkan pada hal-hal seperti fasilitas, aset, kondisi, pemeliharaan,  dan hal-hal lain yang ditentukan oleh kekritisan yang sifatnya relatif.    

B. Tujuan Skala Prioritas

Skala prioritas yang dibuat atau disusun memiliki beberapa tujuan. Adapun tujuan skala prioritas di antaranya adalah sebagai berikut.

1. memberikan peringkat terhadap beberapa item kebutuhan dari urutan tertinggi ke urutan terendah
2. memfasilitasi pengambilan keputusan.

C. Faktor-faktor yang Memengaruhi Penyusunan Skala Prioritas

Terdapat beberapa faktor yang memengaruhi penyusunan skala prioritas, antara lain sebagai berikut.

1. Kemampuan diri

Upaya pemenuhan kebutuhan hendaknya disesuaikan dengan kemampuan diri. Karena jika tidak disesuaikan dengan kemampuan diri, akan banyak jenis kebutuhan yang tidak akan terpenuhi.

2. Kesempatan yang dimiliki

Kesempatan yang sama tidak akan datang dua kali. Begitulah kata-kata bijak yang sering kita dengar. Jika dihadapkan pada situasi seperti ini, sebaiknya kesempatan tersebut jangan disia-siakan dan dijadikan prioritas utama dibandingkan dengan kebutuhan lainnya.  

3. Lingkungan

Faktor lingkungan tak diragukan lagi sangat memengaruhi penentuan skala prioritas. Mereka yang merupakan kelompok masyarakat menengah ke atas tentu memiliki skala prioritas yang berbeda dengan mereka yang berada dalam kelompok masyarakat menengah ke bawah. Hal ini tidak terlepas dari tingkat pendapatan yang diterima.  

4. Pertimbangan masa depan

Dalam menentukan skala prioritas hendaknya mempertimbangkan masa depan karena bagaimanapun juga skala prioritas disusun demi masa depan. Misalnya, membeli rumah membutuhkan dana yang tidak sedikit. Dan karena itu, untuk bisa membeli rumah, sebagian pendapatan disisihkan untuk ditabung agar dapat dijadikan uang muka pembelian rumah.  

5. Status sosial

Status sosial juga menentukan skala prioritas yang dibuat. Mereka yang berprofesi sebagai pengusaha tentu memiliki skala prioritas yang berbeda dengan mereka yang berprofesi sebagai buruh. Seorang pengusaha dapat membeli apapun yang mereka mau sementara buruh akan mendahulukan pemenuhan kebutuhan primernya.

6. Tingkat pendapatan

Faktor yang memengaruhi penentuan skala prioritas selanjutnya adalah tingkat pendapatan. Hal ini berkaitan erat dengan lingkungan dan status sosial. Orang yang memiliki tingkat pendapatan yang jauh di atas rata-rata tentunya memiliki kebutuhan yang berbeda dengan orang yang tingkat pendapatannya di bawah UMR.   

7. Tingkat urgensi

Tingkat urgensi suatu kebutuhan sangat memengaruhi skala prioritas yang dibuat. Umumnya, orang akan memenuhi kebutuhan primernya terlbih dahulu dibandingkan dengan kebutuhan sekunder ataupun kebutuhan tersier.

D. Cara Menentukan Skala Prioritas

Untuk mengetahui tingkat kepentingan dan ketersegeraan kebutuhan, ada baiknya dibuat melalui Kuadran Skala Prioritas yang dikenalkan oleh Steven Covey berikut ini.

Dari gambar di atas terlihat ada empat kuadran yaitu Kuadran I, Kuadran II, Kuadran III, dan Kuadran IV.

Kuadran I

Kuadran I merujuk pada berbagai macam hal yang menjadi kebutuhan yang sifatnya penting dan mendesak untuk dipenuhi. Hal yang penting dan mendesak ini harus diselesaikan saat itu juga dan jangan ditunda-tunda.

Kuadran II

Kuadran II merujuk pada berbagai macam hal yang menjadi kebutuhan yang sifatnya penting namun tidak mendesak untuk dipenuhi. Jika dihadapkan pada situasi seperti ini sebaiknya dibuat perencanaan yang baik. 

Kuadran III

Kuadran III merujuk pada berbagai macam hal yang menjadi kebutuhan yang sifatnya tidak penting tetapi mendesak untuk dipenuhi. Dalam dunia kerja, seorang manajer dapat mendelegasikan hal-hal penting namun tidak mendesak seperti ini kepada kepada bawahan.

Kuadran IV

Kuadran IV merujuk pada berbagai macam hal yang menjadi kebutuhan yang siaftnya tidak penting dan tidak mendesak untuk dipenuhi. Jika dihadapkan pada situasi seperti ini sebaiknya ditinggalkan.  

Namun perlu dipahami bahwa skala prioritas setiap orang berbeda-beda. Jadi, ketika menyusun skala prioritas hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan pribadi dan jangan “nyontek” kebutuhan orang lain.