Secara umum definisi atau pengertian Arsip adalah sebuah catatan rekaman kegiatan ataupun sumber informasi dengan berbagai macam jenis bentuk yang dibuat oleh perseorangan, kelompok maupun lembaga. Arsip juga diartikan sebagai suatu catatan yang ditulis, diketik, dicetak baik dalam bentuk huruf, angka dan gambar yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi. Contoh arsip dapat berupa surat/warkat, akta, piagam, buku dan lain sebagainya yang disusun, disimpan, diatur dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
A. Pengertian Arsip menurut Para Ahli
1. Drs. The Liang Gie
Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur, karena mempunyai nilai dan suatu kegunaan agar setiap kali dipelukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
2. Hadi Abubakar
Arsip yang dalam bahasa Indonesia sebelumnya bersal dari bahasa Yunani yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian berkembang menjadi “ta archia” yang artinya adalah sebuah catatan, kemudian kata tersebut beruba lagi menjadi “archeon” dengan arti gedung pemerintahan.
3. Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo
Arsip merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan tertulis secara teratur seperti piagam, surat-surat, akte, kepustakaan, peta serta dokumen-dokumen penting.
4. Suraja
Arsip merupakan sebuah naska atau catatan yang dibuat dan diterima oleh perseorangan, pemerintah dan swasta yang memiliki fungsi tertentu dan disimpa secara sistematis, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
5. Sutarto
Arsip merupakan suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar saat dipelukan dapat dengan cepat ditemukan.
6. Wursanto
Arsip merupakan suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
B. Fungsi Arsip
Setelah memahami pengertian dan definisi apa itu arsip berikut ini merupakan tujuan dari arsip atau fungsi serta manfaat arsip.
1. Secara umum
- Sumber ingatan bagi perorangan atau kelompok jika lupa dengan isi dokumen.
- Sumber informasi bagi yang membutuhkannya dalam menghadapi masalah.
- Sebagai bahan penelitian karena dalam arsip termuat data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
- Sebagai bukti tertulis untuk suatu hal.
- Gambaran peristiwa masa lampau.
2. Primer dan Sekunder
- Fungsi primer merupakan nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah tugas tersebut selesai. Nilai guna pada arsip primer mencakup administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
- Fungsi sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan suatu lembaga/instansi pemerintah maupun swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lainnya yang digunakan sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Nilai guna dari fungsi sekunder ini meliputi bukti dan informasi.
C. Macam Jenis Arsip
1. Arsip secara umum
- Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung baik dalam perencaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan secara umum.
- Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung baik untuk perencanaan maupun pelaksanaan.
- Arsip aktif merupakan arsip dinamis yang dibutuhkan dan dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi.
- Arsip semi aktif adalah semua arsip yang digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. Arsip ini masih sering dijumpai di unit pengelolaan perusahaan dalam masa transisi antra aktif dan inaktif.
- Arsip inaktif merupakan arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.
- Arsip duplikasi merupakan arsip yang telah digandakan dengan kata lain adalah arsip yang bentuk dan isinya sama dengan yang asli.
2. Arsip berdasarkan isinya
- Arsip kepegawaian : daftar riwayat hidup, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
- Arsip keuangan : laporan keuangan, bukti pembayaran, dan daftar gaji.
- Arsip pemasaran : Surat pesanan, surat penawaran, surat perjanjian penjualan dan daftar harga.
- Arsip pendidikan : Kurikulum, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
3. Arsip Berdasarkan kepentingannya
- Arsip vital : Akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifitak tanah dan ruma serta ijazah.
- Arsip penting : Surat keputusan dan buku kas.
- Arsip berguna : presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang.
- Arsip tak berguna : Surat undangan dan memo.
4. Arsip Berdasarkan nilai gunanya
- Informasi : Pengumuman, pemberitahuan dan undangan.
- Administrasi : Ketentuan organisasi, surat keputusan dan prosedur kerja.
- Hukum : Akta kelahiran, akta pendirian perusahaan dan akta perkawinan.
- Sejarah : Laporan tahunan.
- Ilmiah : Hasil penelitian.
- Keuangan : Laporan keuangan dan kwitansi.
- Pendidikan : Kurikulum dan karya ilmiah.
D. Sifat dan Karakteristik Arsip
- Autentik: berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi waktu dan tempat arsip dibuat atau diterima, tujuan kegiatan serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
- Legal: Adanya dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan serta memiliki status sebagai bahan bukti yang resmi dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan kegiatan.
- Unik: memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Jika nanti arsip diduplikasi makan akan memiliki arti yang berbeda dalam pelaksanaan kegiatan.
- Terpercaya: Arsip yang dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti yang sah sebagai endukung pelaksanaan kegiatan.
