Ketika mendengar kata inventaris apa yang ada di pikiran Anda? Sebuah catatan tentang sarana dan prasarana. Atau seperti daftar stok barang atau rekap barang yang sudah terjual. Lebih lengkapnya simak pembahasan berikut ini.
A. Pengertian Lengkap Inventaris
Inventaris adalah daftar lengkap barang-barang yang ada di sebuah perusahaan atau instansi baik yang keluar maupun yang masuk, baik yang berwujud ataupun tidak. Daftar barang ini ditulis dalam satu buku khusus dan harus lengkap tanpa ada yang terlewat. Tujuannya untuk menganalisis alat penunjang aktivitas perusahaan, kekayaan dan modal.
Untuk formatnya bisa menyesuaikan dengan standar operasional pada masing-masing perusahaan. Selain itu hal ini juga berlaku pada sebuah instansi. Lalu bedanya apa dengan inventarisasi? Misalkan Anda ditugaskan oleh atasan untuk mencatat stock barang, sarana dan prasarana. Kegiatan mencatat yang Anda lakukan disebut inventarisasi. Sedangkan catatan atau daftar yang sudah Anda buat itu adalah inventaris. Singkatnya, inventaris merupakan laporan dari kegiatan inventarisasi.
B. Manfaat Inventaris
Sebelum membahas lebih jauh, inventaris bukan hanya peralatan kerja seperti meja, kursi, komputer dan lainnya. Tetapi lebih dari itu, bisa berisi barang mentah yang akan di produksi ataupun yang sudah terjual. Seberapa penting keberadaannya bagi perusahaan atau UMKM? Simak penjelasannya di bawah ini:
1. Meningkatkan Layanan Konsumen
Dengan adanya laporan mengenai stok barang, maka perusahaan akan mengetahui mana barang yang stoknya tinggal sedikit dan mana yang tidak. Jika tinggal sedikit, bisa menjadi bahan pertimbangan kapan akan membelinya lagi. Perusahaan mendapatkan laba atau untung karena tidak kehilangan konsumen. Konsumen pun tidak akan kecewa karena mendapatkan barang yang dia inginkan.
2. Sebagai Bahan Pertimbangan dan Evaluasi
Pencatatan yang dilakukan dengan benar bisa memberikan data barang mana yang cepat habis dan mana yang tidak. Hal ini bisa menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan atau UMKM, mengapa barang tersebut tidak laku, apa yang kurang dan kemudian bagaimana solusinya.
3. Membantu Menjadwalkan Pesanan
Dengan adanya catatan mengenai stok barang, akan diketahui barang mana yang harus dibeli dan mana yang tidak. Dengan demikian maka bisa memperkirakan kira-kira kapan pemesanan kembali dilakukan.
4. Sebagai Pengawasan
Melihat laporan inventaris juga sebagai salah satu bentuk pengawasan. Dengan laproran tersebut maka akan memungkinkan mengetahui apakah terjadi kecurangan atau pencurian stock barang di perusahaan.
Beberapa keuntungan di atas bisa tercapai apabila perusahaan atau UMKM memiliki manajemen yang baik dan teratur. Yang paling terpenting adalah, mempekerjakan seseorang yang ahli dalam bidangnya agar semua berjalan sesuai dengan rencana.
C. Contoh Sistem Inventaris Masa Kini
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi membawa perubahan pula pada sistem pencatatan barang. Salah satunya adalah mesin POS (Point of Sale) yaitu sebuah perangkat elektronik untuk mengontrol hasil penjualan dan stok barang pada bisnis yang sedang dijalankan.
Sistem POS bisa ditemui pada beberapa supermarket atau di kedai kopi. Kelebihannya, karyawan tidak perlu lagi mencatatnya secara manual, meminimalisir terjadinya manipulasi serta membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien.
Jadi, daftar kesediaan barang tidak lagi dimasukkan manual ke dalam excel tetapi sudah terintegrasi dengan sistem yang ada dalam mesin POS. Selain itu, POS bisa mengurangi human error. Karena tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan staf pada waktu pencatatan. Fitur yang ditawarkan juga memudahkan Anda untuk memantau barang yang keluar masuk secara langsung setiap hari. Tanpa harus menunggu laporan dari bawahan yang biasanya baru diberikan dalam jangka waktu 3 bulan sekali atau setahun sekali.
