Dalam dunia administrasi ada banyak sekali jenisnya sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan atau instansi. Misalnya, admin sosial media, produksi, penjualan, gudang, dan masih banyak lagi. Masing-masing mempunyai tugas yang relatif berbeda berdasarkan ranahnya. Namun, tugas staff admin secara umum adalah mengatasi masalah laporan data sampai surat menyurat.
Tugas Staff Admin
Tidak mudah menjadi staff administrasi di suatu perusahaan di bidang apapun. Berikut adalah beberapa tugas bagian administrasi secara umum.
1. Memastikan ketersediaan dan kondisi alat tulis kantor
Tugas ini merupakan yang cukup ringan diantara lainnya. Sebagai staff administrasi Anda harus memastikan ketersediaan serta kondisi alat tulis kantor maupun perlengkapan lainnya yang dibutuhkan oleh karyawan. Mengingat setiap perusahaan menyediakan beberapa peralatan khusus kantor untuk menunjang pekerjaan semua elemen.
2. Mengelola buku harian
Hal yang pasti menjadi tugas bagian administrasi adalah mengelola buku harian. Buku tersebut berisi banyak hal seperti arus dokumen atau data sampai absensi seluruh karyawan dan pegawai perusahaan. Selain itu, juga berisi rancangan agenda terkait kegiatan yang akan dilakukan pihak kantor.
3. Mengisi data entri perusahaan
Di samping itu juga penting untuk mengisi data entri perusahaan secara manual maupun melalui komputer. Semua data yang masuk harus dicatat sedemikian detail dan menyeluruh secara berkala untuk mempermudah membuat rekapitulasi dan laporan akhir dalam periode tertentu. Ini bukan pekerjaan mudah, sebab membutuhkan ketelitian dan keteraturan.
4. Mengurus dokumen perusahaan
Ada kalanya staff admin mengurus dokumen perusahaan sampai pada tahap penyimpanan atau pengarsipan. Semua dokumen yang masuk dan masuk, harus dibuat inventaris khusus untuk nantinya dilaporkan kepada pihak menejemen. Misalnya dokumen pengadaan barang, perpanjangan kontrak, hingga dokumen resmi seperti surat berharga.
Dokumen tersebut biasanya digandakan menjadi beberapa terlebih dahulu untuk arsip. Sementara yang asli harus dilakukan penyimpanan dengan baik berdasarkan prosedur dan aturan yang berlaku.
5. Surat menyurat
Hal lain yang menjadi tugas seorang admin adalah melakukan surat menyurat dalam bentuk online maupun offline. Tentu saja surat tersebut bersifat resmi terkait dengan kebutuhan dan kegiatan perusahaan. Oleh sebab itu, mereka harus memiliki keahlian lain seperti bidang pengetikan, teliti, dan kreatif.
Untuk menjalankan tugas ini, admin harus bekerja sama dengan pihak menejemen perusahaan. Hal itu bertujuan untuk mengkoordinasikan waktu, tanggal, ataupun kebutuhan surat yang harus ditulis dan dilayangkan kepada penerima.
6. Menjawab dan menerima telepon
Apabila suatu perusahaan tidak memiliki devisi atau pegawai khusus di bidang customer servis, maka yang mengemban tugas tersebut adalah staff admin. Tugas pokoknya adalah menjawab dan menerima telepon baik dari internal maupun eksternal perusahaan seperti konsumen dan masyarakat umum yang membutuhkan informasi langsung.
Dalam hal ini, mereka diharuskan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, cekatan, ramah, sampai teliti. Alasannya, agar semua informasi yang didapat dan disalurkan melalui telepon tersampaikan dengan baik dan benar.
7. Melayani klien
Tugas yang satu ini selalu dijalankan dalam perusahaan dagang dan penyedia jasa. Selain mengurus dokumen dan surat-surat penting lainnya, mereka juga harus menyapa dan melayani klien dengan ramah dan baik. Tak sampai di situ, admin juga bertugas memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan.
Tugas staff admin memang terbilang kompleks dan luas, namun setiap perusahaan biasanya berbeda-beda tergantung jenis usaha dan kebutuhannya. Jadi, Anda hanya harus menyiapkan keahlian dan skill yang mumpuni untuk menjalankan beberapa tugas tersebut.
