Dokumen merupakan salah satu elemen terpenting dalam kegiatan administrasi perkantoran, bagi seorang pegawai kantoran pasti sangat akrab dengan hal yang satu ini. Akan tetapi, tidak sedikit orang yang mengetahui pengertian mengenai apa yang dimaksud dengan dokumen, apa fungsi dari dokumen dan ada berapa macam jenisnya.
Singkatnya, dokumen bisa diartikan dengan surat berharga yang sifatnya tertulis, atau dicetak yang fungsinya adalah dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan. Isi dari dokumen ini contohnya bisa seperti biodata atau profil dari sebuah perusahaan atau isi mengenai rekap hasil keuntungan dan kerugian sebuah perusahaan.
A. Pengertian Dokumen
Dokumen berasal dari bahasa Inggris dan Belanda, document, yang menurut kamus besar bahasa Indonesia diartikan sebagai sesuatu tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, bisa terdiri dalam jumlah dan jenis yang sangat banyak. Karena memiliki jenis dan jumlah yang sangat banyak, biasanya perlu melakukan pengaturan yang baik terhadap beragam jenis dokumen tersebut, sehingga dalam penyimpanannya akan lebih mudah, sekaligus lebih gampang dalam menemukan dokumen sewaktu-waktu.
Pengertian lain menyebutkan bahwa sebuah dokumen bisa diartikan dalam bentuk surat-surat atau benda-benda berharga, yang didalamnya berisi hal penting termasuk rekaman dan dapat dijadikan sebagai alat bukti dalam upaya mendukung keterangan agar lebih meyakinkan. Menurut kamus kepegawaian, yang dimaksud dengan dokumen adalah semua catatan tertulis baik secara cetak maupun tidak cetak dan semua benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan dan atau agar untuk disebarkan.
B. Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
1. Louis Gottschalk
a). Merupakan sebuah sumber tertuls bagi informasi terkait sejarah, digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak, peninggalan terlukis hingga petilasan arkeologis.
b). Dokumen diperuntukkan untuk surat resmi dan surat negara, diantaranya seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah dan konsesi.
c). Dalam arti luar memiliki pengertian yakni sebuah proses pembuktian dengan berdasar pada apapun sumber jenis yang memiliki sifat tulisan, lisan, gambaran hingga arkeologis.
2. G.J Renier
a). Dalam arti yang luas, meliputi semua sumber tak hanya tertulis tetapi juga secara lisan.
b). Dalam arti sempit, yaitu meliputi satu sumber, yakni sumber tertulis saja.
c). Salam arti yang spesidik, hanya meliputi surat resmi dan surat Negara seperti diantaranya perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
3. Kamus Bahasa Inggris Webster
a). Yang dimaksud dengan dokumen yang digunakan untuk membuktikan dengan sebuah keterangan, selain itu dapat juga untuk melengkapi keterangan beserta fakta yang ada.
b). Dokumen dapat digunakan untuk melengkapi keabsahan sebuah keterangan, sama seperti yang terdapat surat keterangan, pernyataan hingga lampiran-lampiran yang digunakan untuk melengkapi sebuah buku atau penelitian tertulis.
4. Ensiklopedia Indonesia
Dapat diartikan sebagai surat akta, piagam, hingga surat resmi yang berbahan rekaman tertulis atau dibuat dengan cra dicetak. Dokumen ini dapat memberikan keterangan dalam penyelidikan ilmiah yang luas.
C. Jenis-jenis Dokumen
1. Berdasarkan Kepentingan
a). Pribadi, merupakan dokumen yang birisi tentang kepentingan perorangan, contoh dokumen pribadi diantaranya seperti KTP, SIM dan Ijazah.
b). Niaga, adalah sebuah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, seperti surat berharga yang dapat digunakan untuk alat pembayaran, contohnya cek, obligasi, faktur, kuitansi, saham dan letter of credit.
c). Sejarah, dokumen sejarah merupakan dokumen yang berkaitan dengan sebuah peristiwa yang terjadi di masa lalu, dapat berupa catatan penting seperti rekaman film perjuangan, fosil, autobiografi hingga naskah proklamasi.
d). Pemerintah, dokumen pemerintah merupakan sebuah dokumen yang berisi informasi mengenai ketatanegaraan dari pemerintah itu sendiri biasanya dipakai untuk pembuktian kegiatan yan dilakukan oleh pemerintah, contoh keputusan presiden, undang-undang, peraturan daerah, peraturan pemerintah dan perjanjian kerjasama antar negara.
2. Berdasarkan Fungsi
a). Dinamis, yakni dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan atau proses penyelesaian pekerjaan di kantor, terdiri dari tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif hingga inaktif.
b). Statis, merupakan dokumen yang pemakaiannya tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.
3. Berdasarkan Bentuk Fisik
a). Literer, sebuah dokumen dari hasil tulisan, dicetak, digambar atau direkam yang dikumpulkan dalam perpustakaan, contohnya seperti buku, majalah dan film.
b). Korporil, merupakan dokoumen yang berupa benda sejarahm seperti yang ada di dalam museum, contohnya arca, patung, pakaian adat, keris hingga uang kuno.
c). Privat, dokumen yang berupa surat atau arsip, dokumen jenis ini disimpan memakai sitem kearsipan, contohnya seperti surat dinas, surat berharga, surat niaga hingga tanda bukti laporan.
4. Berdasarkan Sifat
a). Tekstual, merupakan dokumen yang menyajikan informasi bentuknya tertulis, seperti buku, koran, majalah dan lain sebagainya.
b). Nontekstual, merupakan dokumen yang berisikan beberapa tulisan atau teks seperti yang terdapat pada peta, gambar, grafik dan lain sebagainya.
5. Berdasarkan Dokumentasi
a). Primer, merupakan dokumen yang berisi akan informasi mengenai hasil dari sebuah atau beberapa penelitian asli langsung dari sumbernya, contoh paten, laporan dan disertasi.
b). Sekunder, berisi informasi mengenai bahan bacaan atau literature primer, secara umum dokumen sekunder dinamakan dokumen blibiografi.
c). Tersier, salah satu jenis dokumen yang berisi mengenai informai dari literature sekunder, seperti misalnya buku atau teks panduan.
D. Fungsi Dokumen
- Digunakan untuk mencari informasi yang isinya terkait dengan isi dokumen dari beberapa pihak yang mencari dan membutuhkannya.
- Dipakai untuk penjamin kebutuhan dan keaslian atau keontetikan informasi yang telah dimuat dalam sebuah dokumen.
- Digunakan untuk menjaga dokumen agar tidak keasliannya tidak rusak.
- Merupakan sebuah alat bukti mengenai sebuah keterangan suatu jenis dokumen.
- Digunakan sebagai alternatif penyimpanan dan penyelamatan fisik dari sebuah dokumen.
- Salah satu contoh nyata dari fungsi sebuah dokumen dalam kehidupan nyata terdapat dalam dunia penerbangan secara khusus dalam hal ini adalah bisnis kargo, dalam kelengkapan dan penataannya, dokumen menjadi elemen yang sangat penting.
- Tidak sampai disitu, masih termasuk di dalamnya terdapat pelayanan handling yang dilakukan oleh warehouse operator, hal inilah yang membuat dokumen hasil dari yang setelah dikerjakan harus ditata dengan rapi dan benar. Hal ini dilakukan agar tidak timbul kekacauan.
E. Contoh Dokumen
- Dokumen Literal, contoh dari dokumen literal meliputi bidang perpustakaan atau publik, diantaranya seperti buku, majalah, laporan seperti koran, disertai hingga brosur, dan tesis.
- Dokumen Korporal, contoh dokumen ini meliputi bidang yang sarat akan sejarah yakni permuseuman, seperti diantaranya fosil-fosil, arca atau candi hingga mata uang kuno dan pakaian adat.
- Surat kuasa, merupakan dokumen yang berisi pemberian kuasa atau wewenang kepada seseorang yang dipercaya untuk bertindak mewakili orang lain yang memberi wewenang, hal ini dikarenakan si pemberi kuasa tidak dapat melakukan pekerjaan tersebut.
Sedikit penjelasan diatas merupakan sebagian pengertian mengenai apa yang disebut dengan dokumen beserta bagian-bagian penting dari sebuah dokumen. Beragam macam dokumen dapat ditemui dalam kehidupan sehari-hari seperti ketika melakukan pekerjaan, hal ini tentu penting bagi Anda untuk dapat membedakan dokumen dari jenis dan contohnya.
