Tentu saja kita sudah sangat sering mendengar kata administrasi dalam kehidupan ini. Sebagaimana yang kita ketahui hal ini seringkali berkaitan dengan kegiatan surat-menyurat, catat-mencatat, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, setiap instansi, lembaga, maupun perusahaan mempunyai sebuah sistem administrasi. Aktivitas tersebut biasanya dijalankan oleh ahlinya atau yang sering disebut dengan staf administrasi atau administrator.
A. Definisi Administrasi Secara Umum
Administrasi berasal dari bahasa Latin yang sebenarnya berasal dari dua kata yaitu “Ad” yang berarti intensif dan “Ministrare” yang artinya membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur. Dengan begitu, secara bahasa administrasi bisa diartikan sebagai kegiatan membantu, melayani, mengarahkan ataupun mengatur suatu kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.
Secara umum definisi atau pengertian Administrasi adalah sebuah usaha perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian serta aktivitas pergerakan yang berhubungan secara langsung dengan pengaturan pada kebijakan supaya bisa mencapai tujuan. Jadi, administrasi tidak hanya melibatkan satu orang saja, namun dua orang atau lebih agar benar-benar tercapai tujuan bersama. Selain itu, hanya usaha kelompok seperti organisasi, perusahaan, lembaga, instansi, dan sebagainya saja yang membutuhkan administrasi. Sebab, semuanya itu tidak bisa dijalankan dengan sempurna hanya dengan satu orang saja.
Dalam arti luas, administrasi mencakup banyak hal yang terkait dengan pencatatan, pembukuan, sampai pengarsipan. Bukan hanya itu, aktivitas lain seperti pelayanan, pengarahan, hingga pengaturan secara langsung pada yang bersangkutan juga termasuk dalam administrasi. Itulah sebabnya, ada banyak jenis administrasi berdasarkan ruang lingkup dan pembagian kerja.
B. Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Setelah memahami apa itu administrasi baik secara bahasa dan pengertian umumnya berikut ini merupakan penjelasan definisi administrasi menurut para ahli. Ada banyak sekali ahli yang mengutarakan definisi administrasi, diantaranya adalah:
1. Ulbert
Administrasi dalam arti luas yaitu penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis baik eksternal maupun internal yang bertujuan untuk menyajikan keterangan dan mendapatkannya kembali secara lebih mudah baik sebagian saja maupun semuanya. Sementara itu, dalam arti sempit seringkali disebut juga sebagai tata usaha.
2. Willam Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi merupakan bagian dari ilmu menejemen yang masih berkaitan dengan pelaksanaan aktivitas perkantoran baik dimana saja dan kapanpun pekerjaan tersebut dilakukan.
3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo
Administrasi yaitu suatu proses dan tata kerja yang ada dalam setiap usaha, baik itu usaha kenegaraan ataupun swasta, militer atau sipil, skala besar maupun kecil.
4. Munawardi Reksohadiprowiro
Administrasi dalam arti sempit berarti pemerintahan, termasuk pula pengaturan yang rapi dan sistematis. Selain itu juga upaya penentuan fakta dan ditulis agar mendapat pandangan yang komprehensif dan keterkaitan antara fakta satu dengan lainnya.
5. Arifin Abdulrachman
Administrasi merupakan tata usaha, dimana kegiatannya berupa penerimaan sebuah surat, penduplikasian, penyimpanan dokumen atau surat, aktivitas catat-mencatat pada buku, korespondensi, dan sebagainya yang berkaitan dengan pekerjaan kertas. Bahkan juga melakukan pekerjaan penelponan hingga penerimaan tamu.
6. Soewarno Handayaningrat
Administrasi dalam arti sempit berasal dari kata “Administratie” dari Bahasa Belanda yakni pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan catat-mencatat, pembukuan ringan, pengetikan, surat-menyurat, pengaturan agenda dan sebagainya yang sifatnya teknis ketatausahaan.
7. Soepardi
Administrasi yaitu seluruh proses aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh suatu kelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama serta simultan agar mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
8. George R. Terry
Berpendapat bahwa administrasiyaitu suatu aktivitas berupa perencanaan, pengendalian, ataupun pengorganisasian pekerjaan kantor. Selain itu juga penggerakan atas mereka yang melakukannya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
9. Ordway Tead
Mengartikan administrasi sebagai sebuah usaha yang kompleks, dimana mencakup seluruh bidang untuk memimpin, mengatur, dan mengusahakan aktivitas yang dilakukan secara bersama-sama dengan tujuan atau maksud tertentu.
Berdasarkan pendapat para ahli mengenai pengertian administrasi di atas, bisa disimpulkan bahwa sebenarnya administrasi itu pekerjaan yang meliputi banyak hal dan cukup kompleks dan hanya bisa dilakukan secara bersama-sama agar tujuannya tercapai. Adanya administrasi tidak serta merta tanpa tujuan dan manfaat, mengingat ruang lingkup pekerjaannya yang sangat luas. Secara umum, suatu lembaga ataupun organisasi yang memiliki administrasi jauh lebih teratur dan sistematis. Jika sudah, begitu mereka akan lebih mudah melakukan kegiatan lain yang masih berkaitan dengan administrasi.
C. Unsur-Unsur Administrasi
Administrasi merupakan suatu pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan, pembukuan, pelaporan, pelayanan, dan sebagainya yang dilakukan secara sistematis untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, menurut The Liang Gi administrasi mencakup beberapa unsur, diantaranya adalah:
1. Organisasi
Dalam sebuah administrasi terdapat organisasi baik secara langsung maupun tidak. Organisasi ini sangat penting untuk membagi pekerjaan secara jelas bagi masing-masing elemen yang ada dalam lembaga maupun perusahaan.
2. Menejemen
Menejemen juga masuk dalam unsur administrasi, sebab tanpa adanya perencanaan dan pengaturan yang jelas, sebuah lembaga, instansi, maupun perusahaan tidak bisa berjalan dengan baik dan maksimal.
3. Komunikasi
Suatu hal yang berkaitan dengan pekerjaan pencatatan, pembukuan, pelayanan, dan sebagainya tentu membutuhkan komunikasi yang baik. Hal itu bertujuan untuk memperjelas dan mengetahui informasi yang beredar. Komunikasi ini harus terjalin baik antar sesama elemen administrasi seperti klien, pihak menejemen, dan administrator itu sendiri.
4. Personalia
Individu atau personalia tentu masuk dalam administrasi sebagai unsur yang sangat penting. Bukan sekadar individu, namun juga skill yang dimiliki seseorang dalam menjalankan aktivitas yang berkaitan dengan administrasi.
5. Informasi
Informasi ini sangat penting dalam sebuah administrasi. Banyak hal yang masuk dalam lingkup administrasi seperti data, surat masuk dan keluar, dan sebagainya yang nantinya bisa menjadi sumber informasi bagi lembaga atau instansi untuk dianalisa dan dijadikan sebagai dasar pengambilan kebijakan.
6. Keuangan
Administrasi mencakup pembiayaan dalam suatu usaha seperti halnya penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, termasuk pula sumber dana.
7. Pembekalan
Dalam beberapa kasus, administrasi meliputi pembekalan terkait dengan pemilihan barang yang akan digunakan atau tidak. Kemudian barang-barang tersebut disisihkan dan kelompokkan sesuai dengan fungsinya.
8. Hubungan masyarakat
Tentu saja dalam administrasi terdapat unsur hubungan masyarakat yaitu menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien agar tercipta suatu keharmonisan. Selain itu juga untuk menyampaikan informasi kepada konsumen secara jelas dan tepat.
D. Tujuan Administrasi
Setelah memahami pengertian dan unsur dari administrasi maka selanjutnya yaitu membahas mengenai tujuan dari adanya sistem administrasi. Adapun fungsi administrasi yaitu beberapa point dan penjelasan lengkapnya yang dibahas dibawah ini :
1. Untuk memantau aktivitas administrasi
Ada banyak sekali kegiatan terkait dengannya, sehingga harus dibuat pembukuan atau pencatatan secara sistematis. Dengan begitu, mereka lebih mudah memantau bagaimana, apa, kapan, di mana, dan mengapa kegiatan itu dilakukan.
2. Untuk mengevaluasi kegiatan perusahaan
Jika sudah mempunyai sistem administrasi yang baik, suatu perusahaan akan lebih mudah melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan baik di dalam maupun di luar.
3. Menyusun program usaha
Setiap perusahaan atau organisasi membutuhkan acuan untuk menyusun program kerja unggulan dan itu bisa diperoleh dari administrasi. Oleh sebab itu, administrasi dibuat sedemikian sistematis dan teratur agar mudah dalam mencari data saat diperlukan.
4. Untuk memastikan keamanan kegiatan usaha
Belum tentu kegiatan usaha sekelompok orang atau perusahaan terjamin keamanannya. Karena itu, mereka membutuhkan administrasi untuk memantau setiap keluar masuknya pihak yang bersangkutan sampai masalah biaya. Sebab, dari situ tercatat jelas dan detail mengenai semua aktivitas dan transaksi.
Melihat unsur-unsur dan tujuan di atas, ruang lingkup administrasi sangat luas dan kompleks. Jika suatu perusahaan atau organisasi tidak menerapkannya, bisa mengalami kesulitan memantau setiap aktivitas yang terjadi.
Seperti yang kita ketahui bahwa setiap lembaga, organisasi, ataupun perusahaan terdapat sistem tersendiri yang mengatur agar aktivitasnya berjalan dengan baik serta tujuannya bisa tercapai. Tentu saja masing-masing membutuhkan jenis administrasi yang berbeda sesuai dengan kebutuhan.
E. Jenis Administrasi dan Cirinya
Berdasarkan cakupan kerjanya, administrasi dibagi menjadi beberapa macam jenis yaitu :
1. Administrasi negara
Yaitu sistem yang mengatur banyak hal terkait dengan penyelenggaraan negara agar berjalan dengan baik. Secara umum ada tiga elemen penting yang ada dalam pemerintahan yaitu legislative, eksekutif, dan yudikatif yang semuanya masuk dalam pembahasan administrasi negara.
Selain itu juga mencakup hal lain seperti tujuan negara, administrasi publik, pembangunan negara, sampai etika bagi penyelenggara negara. Jadi, bisa dikatakan bahwa jenis administrasi ini lebih umum karena mencakup banyak hal.
2. Administrasi niaga
Administrasi niaga atau bisnis adalah kegiatan kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah disepakati yaitu memperoleh keuntungan. Dalam hal ini berkaitan dengan proses produksi, distribusi, sampai keuangan. Ini seringkali dibutuhkan di perusahaan dagang dan produksi.
3. Administrasi kependudukan
Yaitu serangkaian aktivitas penataan, pengaturan, dan penertiban data dan dokumen kependudukan melalui pencatatan sipil, pendaftaran penduduk, pengelolaan informasi, hingga pemanfaatan data tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku.
4. Administrasi keuangan
Administrasi keuangan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan keuangan seperti pencatatan pengeluaran, pemasukan, aliran serta sumber dana, sampai laporan keuangan dalam suatu perusahaan. Oleh sebab itu, pihak yang bergelut di bidang ini harus memiliki kemampuan penghitungan yang baik, cakap, dan cekatan.
5. Administrasi pendidikan
Adalah suatu aktivitas terkait dengan penyelenggaraan pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan sebagainya. Tujuannya agar sistem pendidikan berjalan dengan baik serta sesuai dengan aturan yang ada.
F. Ciri Administrasi
Adapun karakteristik administrasi, secara umum dapat dilihat melalui penjelasan ciri administrasi meliputi :
- Adanya kerjasama antara para pegawai ataupun masyarakat luar yang dilakukan secara intensif maupun tidak. Tujuannya untuk bertukar informasi dan saling membantu sama lain.
- Adanya sekelompok orang yang menjalankan aktivitas guna mencapai tujuan yang sama. Jadi, tidak mungkin dalam sistem administrasi hanya ada satu atau dua orang saja yang bekerja.
- Adanya usaha dan proses berdasarkan aturan yang sudah disepakati bersama.
- Adanya sistem yang sudah diatur sedemikian rupa oleh pihak yang bersangkutan.
- Adanya pengarahan, bimbingan, dan pengawasan dalam menjalankan setiap kegiatan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
G. Contoh Administrasi
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah beberapa contoh administrasi berdasarkan jenisnya:
- Contoh administrasi negara seperti pembuatan aturan mengenai pembentukan lembaga pemerintahan, aturan tentang reshuffle kabinet oleh presiden, aturan tentang pemilihan umum, dan sebagainya.
- Contoh administrasi keuangan yaitu mengeluarkan faktur, menghitung setiap kas masuk dan keluar sampai membuat pembukuan atau laporan keuangan, sesuai dengan aliran dana yang ada serta berdasarkan aturan.
- Contoh administrasi pendidikan seringkali disebut sebagai tata usaha yaitu membuat jadwal, mengurus surat-surat, dan mengatur kegiatan sekolah.
- Contoh administrasi perkantoran yaitu mengurus bagian absensi pegawai, membuat catatan terkait arus barang produksi, membuat laporan barang dan keuangan, menghitung serta mengklasifikasi stok barang dan masih banyak lagi.
- Contoh administrasi pendudukan meliputi pembuatan dokumen kependudukan seperti KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Surat Kematian, dan masih banyak lagi. pengelolaan serta penyimpanan data dan informasi penduduk sesuai aturan yang ada.
Setiap jenis administrasi mempunyai cakupan kerja masing-masing sesuai dengan batasan dan aturan yang berlaku. Penggolongan administrasi tersebut disebabkan adanya berbagai jenis instansi serta kebutuhan kerja.
