Administrasi perkantoran merupakan kegiatan, pekerjaan, sekaligus disiplin ilmu yang banyak digeluti oleh masyarakat. Alasannya, banyak sekali perusahaan yang membutuhkan tenaga ahli perkantoran untuk menjalankan aktivitasnya sesuai kebutuhan. Tak heran jika kini terdapat jurusan khusus administrasi perkantoran baik jenjang diploma maupun sekolah menengah kejuruan.
A. Pengertian Administrasi Perkantoran
1. Definisi Administrasi Perkantoran
Secara umum pengertian administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan oleh dua orang atau lebih di suatu kantor untuk mencapai tujuan bersama berdasarkan sistem dan aturan yang berlaku.
2. Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Beberapa ahli mengemukakan pendapat mengenai administrasi perkantoran, diantaranya adalah:
a). Suparjati
Administrasi perkantoran merupakan proses kerja sama yang dilakukan di lingkungan kantor agar mencapai tujuan bersama yang telah disepakati sebelumnya serta berdasarkan sistem menejemen yang ada.
b). George Terry
Administrasi perkantoran yaitu perencanaan, pengendalian, serta pengorganisasian suatu pekerjaan di kantor dan menjadi penggerak bagi yang menjalankannya guna tercapainya tujuan yang sudah disepakati.
c). Edwin Robinson dan William Leffingwell
Administrasi perkantoran merupakan turunan ilmu dan seni menejemen terakait dengan operasional pekerjaan di kantor secara tepat serta efisien.
B. Unsur Administrasi Perkantoran
Adapun unsur-unsur administrasi perkantoran yaitu:
1. Menejemen
Dalam kantor tentu ada sistem perencanaan dan pengaturan matang yang dibuat oleh pihak bersangkutan. Semua itu harus dijalankan dan ditaati oleh setiap organ perusahaan supaya tercapai tujuan bersama.
2. Organisasi
Pekerjaan di kantor tidak bisa dilakukan seorang diri, sehingga membutuhkan banyak orang yang mengerjakan kegiatan masing-masing berdasarkan posisi, profesi, ataupun keahlian. Hal itu bertujuan agar kegiatan kantor berjalan dengan baik dan maksimal.
3. Keuangan
Tidak ada perusahaan yang berjalan tanpa uang atau dana. Keuangan ini juga masuk dalam sistem administrasi untuk dicatat, dibukukan, sampai dilaporkan kepada pihak terkait pada periode tertentu. Tujuannya, agar tercipta keteraturan sistem keuangan dalam kantor.
4. Personalia
Suatu administrasi perkantoran terdapat unsur berupa personalia yaitu sebuah usaha untuk mengembangkan dan meningkatkan sumber daya manusia dalam perusahaan. Sebab, kompetensi mereka sangat dibutuhkan demi kemajuan dalam organisasi kerja.
5. Perlengkapan
Setiap kantor memiliki perlengkapan untuk menunjang aktivitas pekerja maupun mencapai target. Misalnya, alat tulis kantor, meja, mesin, dan perabot lainnya. Tentu saja semua itu harus dikelola dengan baik oleh pihak administrasi seperti penginventarisan, pemeliharaan, pengecekan, dan lain sebagainya.
6. Komunikasi
Komunikasi merupakan unsur penting dalam administrasi perkantoran yaitu penyampaian informasi apapun mengenai kebutuhan kantor kepada orang dalam maupun maupun orang luar yang membutuhkan sesuai aturan yang berlaku. Dengan begitu pula aktivitas kantor menjadi lebih efisien dan terjalin keharmonisan antar sesama.
7. Ketatausahaan
Begitu pula informasi harus diolah dalam sistem administrasi berdasarkan aturan yang ada. Baru kemudian bisa dijadikan sebagai data yang kredibel dan benar untuk menjalankan aktivitas perkantoran.
8. Hubungan masyarakat
Tidak semua aktivitas kantor dilakukan di internal sendiri, sehingga ada beberapa yang berkaitan dengan masyarakat luas. Seperti halnya, aktivitas bakti sosial dan pelayanan publik yang melibatkan orang luar perusahaan seperti halnya pelanggan ataupun konsumen.
C. Fungsi Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran mempunyai beberapa fungsi khusus yaitu:
1. Fungsi teknis
Merupakan fungsi terkait dengan teknis tertentu yang dibutuhkan dalam kantor. Untuk menjalankan hal ini, membutuhkan keahlian khusus seperti pemikiran, keterampilan, dan pengambilan keputusan secara tepat.
2. Fungsi analisis
Dalam menjalankan fungsi ini, seseorang harus memiliki kemampuan khusus di bidang penalaran, kritis, dan kreatif. Hal itu sangat berguna untuk membantu pihak menejemen kantor dalam mengambil keputusan.
3. Fungsi rutin
Merupakan fungsi yang berkaitan dengan aktivitas keseharian kantor secara rutin seperti inventaris surat masuk serta keluar, mengarsipkan data-data penting, hingga merekap absensi pegawai perusahaan. Semua itu dilakukan secara terus-menerus dan sistematis agar tetap teratur.
4. Fungsi interpersonal
Interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan kemampuan berkomunikasi, berinteraksi, dan mengambil keputusan dengan baik dengan sesama pegawai. Di samping itu juga harus didasari dengan keterampilan analisa yang tajam serta matang.
5. Fungsi menejerial
Fungsi ini masih erat kaitannya dengan perencanaan, pengelolaan, pengukuran, dan pemberian motivasi bagi karyawan. Hal itu bertujuan untuk meningkatkan kualitas sumberdaya manusia dan etos kerja bagi semua elemen kantor baik di lingkup pegawai biasa maupun jajaran direktur.
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Secara umum, ada dua hal yang masuk dalam objek kajian administrasi perkantoran yaitu:
1. Aktivitas kantor
Merupakan setiap pekerjaan yang dilakukan serta demi kepentingan dalam kantor yang meliputi:
- Perencanaan perkantoran seperti pembuatan anggaran, penyediaan peralatan serta perlengkapan kantor, pengaturan ruang kerja serta sistem penerangan, perencanaan desain gedung, sistem informasi dan komunikasi, sampai standar mutu kerja.
- Pengorganisasian kantor seperti pembagian tugas agar pekerjaan kantor menjadi lebih efisien dan menjalin hubungan baik antar sesama pegawai maupun dengan atasan.
- Pengarahan seperti memberi motivasi serta arahan bagi bawahan dalam menjalankan pekerjaan agar sesuai standar yang ada. Selain itu juga menawarkan dan memberi bantuan kepada pegawai yang membutuhkan.
2. Fasilitas kantor
Setiap hal baik berupa fisik maupun non-fisik yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan di kantor. Fasilitas fisik meliputi peralatan dan perlengkapan seperti ruang kerja serta isinya, gedung yang layak, dan mesin-mesin. Sedangkan, fasilitas non-fisik bisa berupa kenyamanan, keamanan, dan sebagainya.
E. Prospek Jurusan Administrasi Perkantoran
Jurusan administrasi perkantoran tersedia di berbagai perguruan tinggi dan cukup banyak pula peminatnya. Jika Anda kuliah atau belajar di bidang ini pasti penasaran nantinya kerja apa dan dimana. Berikut adalah prospek kerjanya:
1. Sekretaris
Tugas sekretaris sendiri hampir sama dengan administrasi perkantoran, diantaranya adalah membuat catatan penting, input data dan menyiapkan berbagai kebutuhan kantor. Soal gaji, tidak perlu ditanya sebab bisa dikatakan tinggi.
2. Asisten sekretaris
Jika Anda masih belum mahir dalam hal kesekretariatan, bisa menjadi asistennya dengan berbekal ilmu administrasi perkantoran. Anda bisa belajar terlebih dahulu dari atasan atau ahlinya.
3. Staff administrasi
Menjadi staff administrasi sangat sesuai dengan jurusan ini, mengingat ruang lingkup pekerjaannya yang sama persis, khususnya dalam hal pengaturan sistem perkantoran.
4. Resepsionis
Anda bisa menjadi resepsionis di berbagai jenis perusahaan maupun hotel. Tugasnya tidak jauh berbeda dengan staff administrasi, hanya saja ini lebih spesifik seperti memberikan informasi yang dibutuhkan oleh klien atau pelanggan.
5. Staff personalia
Bagi Anda yang memiliki kemampuan analisis sumberdaya manusia, bisa bekerja sebagai staff personalia. Tentu saja dengan berbekal ilmu administrasi perkantoran yang sudah diperoleh, maka akan menjadi pekerjaan menjanjikan.
6. Guru SMK
Terakhir, Anda juga bisa menjadi guru pelajaran administrasi perkantoran di Sekolah Menengah Kejuruan atau SMK. Terlebih Anda mempunyai bakat mengajar yang baik, maka akan lebih baik. Gajinya pun tak kalah menarik dengan pekerjaan yang telah disebutkan di atas.
Pada dasarnya administrasi perkantoran menjadi jurusan dan pekerjaan yang menjanjikan. Hal itu bisa dilihat dari beberapa unsur, ruang lingkup, dan fungsinya yang sangat penting serta strategis dalam suatu instansi.
