Standar Operasional Prosedur : Pengertian, Prinsip, Jenis, Contoh

Standar Operasional Prosedur, Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan dan Contoh, – Standard Operational Procedure atau biasa juga disebut dengan POS (Prosedur Operasi Standar) adalah satu set instruksi yang memiliki dasar kuat serta digunakan sebagai petunjuk dalam melakukan pekerjaan. 

Setiap sistem manajemen, baik manajemen keuangan, ESDM dan lain sebagainya akan berjalan efektif jika selalu didasari oleh SOP. Hal tersebut mencakup semua hal yang memiliki suatu prosedur pasti atau sudah terstandarisasi. Standarisasi biasanya dibuat oleh ahli yang memiliki kompetensi dibidang tersebut dan mendapat persetujuan dari beberapa ahli.

A. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Secara bahasa SOP terdiri dari 3 kata yakni standar, operasional dan prosedur. Standar adalah sebuah dasar jelas dan kuat yang telah disepakati bersama untuk melakukan pekerjaan tertentu. Operasional adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mengubah sesuatu yang masih abstrak untuk memudahkan pengukuran suatu variable. Sedangkan prosedur adalah pedoman atau rangkaian langkah kerja.

Dalam dunia kerja, SOP merupakan satu set dokumen yang berisi prosedur yang dijalankan sesuai dengan rangkaian kronologis yang telah ditentukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efisien.

Efektif merupakan tujuan yang ingin digapai dengan menggunakan standar operasional prosedur supaya berhasil atau tercapai.  Sedangkan efisien adalah penggunaan modal atau pengorbanan yang serendah-rendahnya untuk mencapai tujuan atau target sebesar-besarnya.

Para ahli juga berpendapat mengenai definisi SOP. Menurut Moekijat (2008), Pengertian Standar Operasional Prosedur adalah urutan langkah-langkah dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bila apa dilakukan, dimana melakukannya serta siapa yang akan melakukannya.

B. Jenis Jenis Prosedur Operasional Standar

SOP memiliki beberapa jenis berdasarkan sifat kegiatan, menurut cakupan dan besaran kegiatan, serta menurut cakupan dan jenis kegiatan.

1. SOP berdasarkan sifat kegiatan

SOP yang berdasarkan sifat kegiatan dapat dikategorikan menjadi dua jenis yakni SOP Teknis dan SOP Administratif.

– SOP Teknis adalah standar prosedur lengkap dengan rincian dari kegiatan yang akan dilakukan oleh satu orang pekerja atau pelaksana dengan satu jabatan. Setiap uraian prosedur dijelaskan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan perubahan prosedur lain. Biasanya SOP teknis berisi langkah kerja atau cara melakukan suatu pekerjaan dengan benar berdasarkan standar yang ada.

– SOP Administratif berbeda dengan SOP teknis. SOP administritatif merupakan prosedur standar yang bersifat umum dan tidak terperinci. SOP administratif dilakukan oleh lebih dari beberapa aparatur atau pejabat. Ciri SOP Administratif yaitu pelaksana kegiatan berjumlah banyak, berisi tahapan pelaksanaan tanpa menggambarkan cara melakukannya.

2. SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan

SOP yang berdasarkan cakupan dan besar kegiatan dapat dikategorikan dalam dua jenis yakni SOP Makro dan SOP Mikro. 

– SOP Makro terdiri dari beberapa SOP mikro yang menggambarkan bagian dari kegiatan tersebut. SOP makro juga bisa diartikan sebagai integrasi dari beberapa Standar Operasional Prosedur mikro, sehingga membentuk satu rangkaian kegiatan. Contoh SOP makro adalah SOP Pendaftaran Mahasiswa Baru yang berisi SOP registrasi, SOP ujian masuk dan SOP verifikasi.

– SOP Mikro merupakan bagian dari SOP makro. SOP mikro lebih spesifik terhadap satu kegiatan yang akan dilakukan oleh pejabat atau aparatur. Contoh SOP mikro adalah SOP ujian masuk perguruan tinggi negeri.

3. SOP berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatan

Berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatannya, SOP ini dapat dibagi menjadi dua jenis yakni SOP final dan SOP parsial.

– SOP Final merupakan SOP yang dilakukan paling akhir sehingga menghasilkan produk atau hasil. SOP final dilakukan setelah melakukan berbagai rangkaian SOP. Contoh SOP Final adalah SOP penyusunan penelitian yang merupakan SOP terakhir dari SOP penyiapan bahan penelitian.

– SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan pada cakupan kegiatan, tetapi belum menghasilkan produk utama atau hasil yang akan dicapai. Kegiatan ini masih belum selesai, sehingga akan dilanjutkan pada SOP Final.

4. SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan

Berdasarkan cakupan dan jenis kegiatan, SOP dapat dibagi menjadi SOP Generik dan SOP Spesifik.

– SOP Generik merupakan SOP yang berdasarkan sifat serta muatan kegiatan relatif memiliki kesamaan dengan kegiatan yang di SOP kan atau tahapan kegiatannya yang sama. Biasanya SOP Generik hanya berbeda lokasi dengan kegiatan yang di SOP kan. Misalnya SOP pengajuan proposal di kota A dan SOP pengajuan proposal di kota B.

– SOP Spesifik atau khusus adalah SOP yang memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, pelaksana dan tempat SOP tersebut dilakukan. SOP ini tidak dapat dilakukan di tempat lain karena sifatnya spesifik. Misalnya SOP Publikasi Hasil Uji Lab A pada instansi B tidak dapat digunakan pada laboratorium atau instansi lain.

C. Fungsi dan Tujuan SOP

SOP yang baik adalah SOP yang dapat menjadikan arus kerja yang lebih baik, dapat memandu karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan dalam pengawasan, serta dapat membuat lancar dalam koordinasi.

1. Fungsi SOP menurut Indah Puji (2014) adalah sebagai berikut:

1. Untuk memperlancar tugas seorang petugas atau pegawai dalam tim/unit kerja.
2. Sebagai sebuah dasar hukum apabila terjadi penyimpangan dalam kerja.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan sehingga mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas atau pekerja supaya selalu disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai sebuah pedoma dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

2. Tujuan SOP adalah sebagai berikut menurut Indah Puji (2014):

1. Dibuatnya SOP untuk menjaga konsistensi tingkat keoptimalan kinerja dalam kondisi tertentu dan menunjukkan arah kemana seorang pekerja harus melaksanakan tugas tertentu.
2. SOP dibuat sebagai acuan dalam setiap pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Menghindari kesalahan serta mengurangi resiko kegagalan kerja, menghindari keraguan, pengulangan yang tak perlu, sehingga dapat mengurangi pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. SOP merupakan tolak ukur dalam menilai mutu pelayanan.
5. Menjamin penggunaan SDM dan SDA secara efisien dan efektif.
6. SOP dibuat untuk  menjelaskan alur tugas, wewenang pejabat dan tanggungjawab dari pekerja terkait.
7. Sebagai dokumen untuk menjelaskan serta menilai pelaksanaan proses kerja apabila terjadi sebuah kesalahan atau dugaan penyimpangan dalam hal teknis maupun administratif.
8. Sebagai dokumen untuk membimbing dalam pelatihan.
9. Sebagai arsip dokumen apabila telah dibuat revisi SOP yang baru.

D. Contoh Prosedur Operasional Standar

1. Prosedur Penggunaan Alat Pemadam Api Rumahan

• Tarik Pin yang terdapat pada tabung pemadam kebakaran.
• Arahkan selang tabung atau nozzle kepada sumber api.
• Tekan tuas pada bagian atas tabung.
• Semprotkan alat pemadam api rumahan pada sumber api dengan menyisir atau menyapu semua sumber api dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

2. Prosedur Operasional Standar Pegawai PT. Swalayan Indah Permai

• Seluruh karyawan wajib datang pada pukul 07.30 WIB.
• Karyawan harus melakukan apel pagi sebelum memulai kerja.
• Pada pukul 12.00 WIB karyawan diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.00 WIB.
• Seluruh karyawan diperbolehkan pulang pada pukul 16.00 WIB  apabila tidak ada lembur.
• Kebijakan mengenai lembur akan menyesuaikan kondisi lapangan.
• Seluruh karyawan mengenakan pakaian seragam perusahaan PT. Swalayan Indah Permai sesuai dengan jabatannya.