Secara umum definisi atau pengertian prosedur adalah cara menyelesaikan suatu pekerjaan yang telah dirumuskan. Prosedur juga dapat diartikan sebagai faktor yang sangat berperan penting dalam pelaksaan suatu tugas dan tanggung jawab. Dalam sebuah prosedur pastinya akan tercantum hal-hal seperti bagaimana tugas tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa dan tugas seperti apa yang akan dilakukan, oleh siapa dan untuk apa tugas tersebut diselesaikan.
A. Pengertian Prosedur Menurut Para Ahli
1. Ida Nuraida
Prosedur merupakan urutan langkah-langkah atau tata cara pelaksanaan suatu pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa tugas tersebut, bagaimana cara melakukannya dan siapa yang melakukannya.
2. I.G. Wursanto
Prosedur merupakan sebuah rencana, karena bersangkutan dengan pemilihan suatu cara dalam melakukan tindakan untuk kegiatan-kegiatan mendatang. Prosedur bukan hanya tentang pedoman untuk berfikir, tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat, guna menjalankan suatu kegiatan tertentu.
3. Zaki Baridwan
Prosedur merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan yang belibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, yang susun untuk menjamin keseragaman transaksi yang terjadi secara berulang.
4. A.S. Moenir
Prosedur merupakan suatu rangkaian tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pencapaian sebuah tujuan perlu adanya pandangan tentang apa yang seharusnya dilakukan dan bagaimana tahapannya.
5. MC Maryati
Prosedur merupakan serangkaian dari tahapan-tahapan yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Langkah-langkah yang menjadi petunjuk serta penunjang tercapainya efesiensi perusahaan dengan baik
6. Mulyadi
Prosedur adalah urutan suatu kegiatan yang klerikal yang bisanya melibatkan beberaa orang yang bekerja menjadi satu tim, yang dibuat untuk menjamin penangan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
B. Tipe-Tipe Prosedur
1. Prosedur umum
Prosedur yang menyangkut bidang pekerjaan yang sifatnya general (umum), dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab manajer atas.
2. Prosedur khusus
Prosedur yang berlaku secara lokal (khusus) artinya untuk lingkungan tertentu, yang menjadi tanggung jawab manajer ditempat itu.
C. Ciri-Ciri Prosedur
- Prosedur harus didasarkan atas data juga fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak menduga-duga.
- Prosedur harus memiliki stabilitas dan masih memiliki fleksibilitas.
- Prosedur harus mengikuti perkembangan zaman.
D. Sifat-Sifat Prosedur
- Prosedur terdapat dalam setiap bagian perusahaan.
- Prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan secara berulang-ulang.
- Diberikan batasan waktu pada setiap langkah prosedur untuk menjamin hasil akhir yang dicapai sesuai keinginan.
E. Prinsip-Prinsip Prosedur
- Sebuah prosedur yang baik memiliki prinsip yang sederhana, tidak terlalu rumit apalagi berbelit-belit.
- Beban pengawasan akan berkurang oleh prosedur kerja yang baik, karena proses penyelesaian telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan sebelumnya.
- Prosedur kerja yang ditetapkan, telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan dan gerakan yang tidak perlu.
- Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan arus pekerjaan.
- Prosedur kerja dibuat sefeksibel mungkin, maksudnya bisa dilakukan perubahan pada prosedur tersebut apabila terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
- Memperhatikan penggunaan alat-alat untuk menunjang terlaksananya suatu prosedur dan sebaiknya sesuai kebutuhan.
- Prosedur harus menunjang pencapaian tujuan.
F. Manfaat Prosedur
- Memudahkan dalam menentukan langka-langka kegiatan pada masa yang akan datang.
- Menetapkan urutan dari tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara satu tahap dan tahap berikutnya harus terdapat hubungan atau berkesinambungan sehingga seluruh tahapan tersebut akan menjadi satu pedoman.
- Sebagai petunjuk program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh para pelaksana.
- Membantu meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efesien.
- Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan.
- Untuk menjamian penerapan prosedur yang tepat
G. Tahap Evaluasi Prosedur
1. Prosedur yang dipertahankan
Yang dimasksud dengan prosedur yang dipertahankan adalah prosedur yang dalam pelaksanaannya dapat diterima dengan baik oleh pelaksana, tidak terdapat hal-hal yang dapat menghambat proses kerja menuju pencapaian.
2. Prosedur yang disederhanakan
Penyederhanaan suatu prosedur dilakukan berdasarkan pengalaman kerja yang mungkin dalam pelaksanaannya terdapat beberapa hambatan yang ditemukan oleh para pelaksana. Dan dalam penyederhanaan prosedur meliputi perpendekan durasi kerja, mempermudah pelaksanaan dan mengurangi sebagaian tahapan yang biasanya dilakukan.
3. Prosedur yang diperbaiki
Prosedur yang telah ada seringkali diterapkan perbaikan secara terus menerus dengan tujuan mendapatkan prosedur kerja yang baik agar efesiensi dapat tercapai. Langkah-langkah yang harus di tempuh dalam perbaikan prosedur, diantaranya:
- Temukan permasalahannya, seperti boros atau bayak keluhan;
- Mengumpulkan data-data pendukung untuk menguatkan alasan perlunya perbaikan pada prosedur;
- Temukan prosedur yang lebih baik, dengan pertimbangan bagian mana dari prosedur yang harus dihilangkan, ditambah, dikombinasikan atau dirubah;
- Melakukan uji coba ada prosedur baru;
- Mengevaluasi prosedur baru apakah benar-benar lebih baik; dan
- Jika memang lebih baik maka bakukan (standarisasi).
