Secara umum definisi Agenda atau buku Agenda merupakan catatan bertanggal yang mencatat keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, instansi dan/atau perusahaan. Penegertian lainnya Agenda juga dijelaskan sebagai buku yang digunakan untuk mencatat semua surat-surat keluar masuk dalam waktu satu tahun atau pada periode tertentu.
A. Jenis-jenis buku agenda
1. Buku agenda tunggal
Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.
2. Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.
3. Buku agenda kembar
Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda keluar.
B. Fungsi-fungsi buku agenda
1. Bukti surat keluar dan surat masuk
Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.
2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar
Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat keluar dalam periode tertentu.
3. Mengetahui penomoran surat keluar
Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda, surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.
4. Membantu pencarian surat
Dalam kondisi tertentu, perusahaan, bisnis, maupun instansi mungkin perlu meninjau kembali surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan terteranya identitas surat secara berurut maka hal tersebut dapat mempermudah pencarian surat yang diinginkan.
C. Istilah pada buku agenda
1. Buku verbal
Buku verbal ini merupakan buku yang ditulis oleh seorang pekerja yang disebut dengan verbalis yang bertujuan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun dan buku ini disebut juga buku agenda keluar.
2. Buku eksedisi
Buku ini adalah buku yang dikerjakan oleh seorang yang disebut dengan ekspeditor, buku ini dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai bukti tanda terima surat.
3. Buku Arsip
Buku ini merupakan buku yang memiliki fungsi untuk mencatat surat yang akan disimpan yang dikelompokkan berdasarkan kode surat dan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi
Disposisi yaitu perintah dari seorang pimpinan yang disampaikan secara singkat berkaitan dengan hal dalam penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.
5. Blangko surat
Blangko surat merupakan suatu lembaran surat dimana bagian kepala atau kop surat telah tercetak untuk pembuatan surat keluar atau surat yang akan dikirim.
6. Blangko konsep
Blangko konsep yaitu sebuat blangko atau formulir yang dipergunakan untuk membuat konsep surat.
7. Taklik
Taklik merupakan suatu tanda yang biasanya berupa paraf dari petugas yang bertanggung jawab untuk meneliti, memeriksa dengan tujuan memastikan tidak ada kesalahan dari surat yang baru saja dibuat sebelum ditanda tangani oleh pimpinan.
8. Cap agenda
Cap agenda adalah suatu cap yang digunakan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.
D. Proses penangan surat masuk
1. Penerimaan
Penerimaan surat biasanya dilakukan oleh mereka yang bekerja di depan kantor seperti satpam dan resepsionis. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan surat yang masuk, memeriksa ketepatan alamat dan penandatangan surat tanda terima.
2. Penyortiran
Penyortiran surat dilakukan oleh resepsionis apabila surat ditujukan untuk perseorangan maka akan langsung diberikan kepada yang bersangkutan namun apabila yang diterima adalah surat dinas untuk kepentingan perusahaan maka akan diperoses lebih lanjut.
3. Pencatatan
Pencatatan surat-surat dilakukan oleh petugas menggunakan buku agenda. Petugas tersebut dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau surat yang bersifat rahasia. Surat rahasia dapat dibaca apabila diizinkan oleh pimpinan. Setelah pencatatan identitas surat, petugas akan membubuhkan cap agenda kemudian petugas memberikan kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan terkait penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
4. Pengarahan
Pengarahan berfungsi untuk menentukan kepada siapa yang berhak menindak lanjuti surat yang telah dibaca oleh pimpinan berdasarkan lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan.
5. Penyampaian
Jika pimpinan yang telah menuliskan instruksinya pada lembar disposisi. Maka surat beserta lembar disposisi tersebut diberikan kepada pihak yang ditunjuk pimpinan berdasarkan intruksi dan ketika surat tersebut telah diberikan maka yang menerima harus menandatangani surat bukti penerimaan pada buku ekspedisi.
6. Penyimpanan
Setelah surat telah selesai diproses maka harus diberikan kepada tata usaha untuk disimpan dengan baik dan rapi mengunakan metode penyimpanan tertentu seperti berdasarkan abjad, subjek, wilayah, tanggal atau menggunakan sistem nomor.
