Saat ini sudah banyak sekali jenis email yang dibuat oleh sejumlah perusahaan, dan Gmail menjadi salah satu yang memiliki banyak sekali peminatnya. Namun taukah anda, jika ternyata perusahaan Microsoft ini juga punya layanan email tanpa diketahui banyak orang.
Nama layanan email itu adalah Microsoft Outlook, di Indonesia mungkin nama dari email ini belum begitu terkenal, tapi di luar negeri atau dikalangan para pebisnis, nama Ms Outlook ini cukup populer karena memang banyak digunakan oleh mereka.
A. Pengertian Outlook
Microsoft Outlook atau bisa disebut dengan Outlook adalah suatu program personal information manager besutan dari perushaan teknologi ternama yakni Microsoft. Bagi anda yang sudah akrab dengan program Microsoft, mungkin seringkali melihat adanya fitur Outlook ini, hanya saja tidak menggunakannya karena tidak paham.
Fungsi utama dari Outlook ini adalah untuk mengirim, menerima, maupun membaca pesan email yang masuk. Namun selain itu, Ms Outlook ini memiliki fungsi lain yang bisa anda terapkan, mulai dari membuat jadwal kerja, kalender, catatan, maupun jurnal.
Dengan adanya Microfost Exchange Server ataupun SharePoint, menjadikan Outlook ini mampu mengakses kotak surat, kalender, agregasi data, folder, maupun jadwal pertemuan. Tidak hanya untuk pengguna PC saja, pihak Microsoft juga menyediakan Outlook ini bagi pengguna perangkat Mobile seperti Android maupun iOS.
Pihak Microsoft juga menyediakan versi ‘mini’ dari Outlook ini, mereka diber nama sebagai Outlook Express. Namun perlu anda ketahui, jika kedua aplikasi ini sama sekali tidak saling terkait, kecuali soal penamaan saja. Saat ini, Outlook Express tersebut perannya telah digantikan Windows Mail bagi pengguna Windows Vista.
Nah ditahun ini, tepatnya bulan Maret 2020 kemarin pihak Microsoft telah resmi merilis fitur baru didalam Outlook yang tujuannya untuk menarik minat para pelanggan bisnis platform teams. Selain itu, saat ini modul obrolan serta kolaborasi sekarang telah menyertakan titik arah yang lebih efisien dan juga terintegrasi.
Tujuan dengan fitur ini adalah ini untuk memudahkan pekerjaan kelompok dari organisai, serta mendorong mereka agar menjadikan MS Outlook ini media melakukan obrolan internal sebuah perusahaan.
B. Fitur dari Microsoft Outlook
Alasan kenapa aplikasi Microsoft Outlook ini banyak yang pakai, tentunya tidak terlepas dari berbagai fitur yang dimiliki oleh aplikasi tersebut. Ada empat fitur utama dari aplikasi ini, diantaranya adalah Mail, Calender, Contacts, serta Notes, dan berikut penjelasannya :
1. Mail
Sesuai namanya, dengan menggunakan fitur ini maka memungkinkan pengguna bisa mengirim dan menerima email secara langsung. Bahkan anda juga bisa membuka email tersebut meskipun dalam keadaan offline.
2. Task & Calender
Untuk fitur selanjutnya ini, dengan menggunakan Ms Outlook anda bisa mengatur berbagai aktifitas harian nantinya. Tentu dengan begini anda bisa mengatur berbagai jadwal seperti pertemuan maupun aktifitas lainnya.
3. Contacts
Layaknya sebuah smartphone, dimana Outlook ini juga memungkinkan anda bisa menyimpan informasi kontak teman anda. Mulai dari teman kerja, teman bisnis, sekolahan, maupun yang lainnya . Dengan begini tujuannya adalah memudahkan anda saat ingin mengirimkan pesan email kepada mereka.
4. Notes
Untuk fitur ini mungkin anda sudah paham ya, dimana anda bisa mencatat berbagai hal penting secara digital. Bisa digunakan sebagai pengganti catatan pribadi, pesan pengingat, dan masih banyak lagi.
C. Manfaat Menggunakan Microsoft Outlook
Tidak hany berfungsi untuk mengirim pesan saja, akan tetapi Ms Outlook ini masih punya segudang kemampuan lain yang membuatnya layak untuk diperhitungkan. Dimana aplikasi ini bisa digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pendidikan maupun untuk bidang pekerjaan. Dan berikut sejumlah manfaat Ms Outlook yang perlu anda ketahui:
1. Akses Pesan Terorganisir
Bagi anda yang sudah pernah menggunakan Ms Outlook tentunya sudah paham akan kemampuannya ini. Outlook ini menggunakan sistem folder sehingga memungkinkan sebuah organisasi pesan yang begitu efisien.
Dengan keunggulannya tersebut, maka akan memudahkan anda dalam mengakses pesan maupun lampiran yang berada didalam satu lokasi secara terorganisir.
2. Tingkatkan Produktifitas Pekerjaan
Sejatinya, Microsoft Outlook ini merupakan sebuah software yang biasa diapakai untuk kebutuhan pengiriman email. Maka dari itu, dengan berbagai fitur yang ada didalamnya maka banyak perusahaan yang memanfaatkan software besutan Microsoft tersebut sebagai alat perantara antara mereka dengan para client.
Terlebih aplikasi Ms Outlook ini memiliki kontribusi terhadap kelayakan kerja, serta bisa meningkatkan produktivas dari para pengguna di tempat mereka bekerja.
3. Akses Langsung Fitur Kalender
Yang membedakan Outlook dengan layanan email pada umumnya adalah, dimana software ini memiliki sebuah fitur yang efektif memudahkan anda dalam menjadwalkan sebuah acara, pertemuan, maupun janji dengan seseorang.
Dengan begini maka anda pun bisa mengirim sebuah undangan rapat dengan cepat pada kontak yang di inginkan. Disana terdapat menu untuk mengatur bulan, minggu maupun hari dalam mengatur jadwal pertemuan tersebut. Dengan fitur ini, mungkin anda merasa tidak heran jika banyak orang khususnya sebuah perusahaan menggunakan aplikasi ini.
D. Fungsi dari Microsoft Outlook
Mengenai fungsinya, jelas pihak Microsoft selalu memberikan aplikasi yang dimiliki dengan kemampuan berbeda-beda untuk menyesuaikan kebutuhan pengguna. Jika Microsoft Word ini digunakan untuk menulis dokumen, Excel untuk mengelola tabel laporan, dan PowerPoint untuk presentasi, maka MS Outlook ini punya fungsi yang berbeda dari ketiganya.
Microsoft Word ini memiliki fungsi utama sebagai aplikasi yang memungkinkan pengguna bisa mengirim maupun membaca email secara cepat serta efisien.Selain fungsi utamanya tersebut, Ms Outlook ini masih memiliki kemampuan lain yang mungkin belum diketahui oleh banyak orang, sekalipun mereka sudah pernah menjalankan aplikasi tersebut.
Dimana Outlook ini bisa juga anda gunakan sebagai catatan, mengatur jadwal pertemuan, dan masih banyak lagi. Nah untuk fungsi selengkapnya dari Ms Outlook tersebut, bisa anda simak di bawah ini:
- Bisa digunakan mengirim email dengan cepat
- Bisa membaca email sekalipun dalam mode offline
- Bisa memberikan keamanan email di PC
- Bisa mencadangkan email di PC
- Bisa untuk membuat draft rencana atau jadwal acara
- Bisa membuat serta mengatur buku alamat / Address book
E. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Outlook
Meskipun Ms Outlook ini memiliki segudang fitur canggih didalamnya, pasti aplikasi ini masih memiliki sejumlah kelebihan dan kekurangan, dimana memang pihak Microsoft sudah membagi rata fungsi dan kegunaan dari setiap aplikasi yang mereka ciptakan.
Soal kelebihan dari Outlook ini pasti anda sudah memahaminya ya, karena tadi sudah banyak sekali dibahas dan pastinya sangat menguntungkan bagi para pengguna. Sementara untuk kekurangan dari aplikasi ini belum sama sekali dibahas, dan anda bisa mengetahui kelebihan dan kekuranganya pada poin di bawah ini :
1. Kelebihan
- Memiliki tampilan yang User Friendly
- Punya perlindungan tingkat lanjut
- Bisa terhubung dengan sosial media
- Bisa membuka maupun mengedit dokumen Office yang sudah terintegrasi OneDrive
- Memiliki kapasitas OneDrive gratis 5 GB (bisa ditambah hingga 1 TB)
- Penyimpanan kotak surat versi gratis 15 GB (bisa ditambah hingga 50 GB)
- Dibekali fitur untuk membersihkan Spam secara canggih
- Bisa disinkronkan dengan smartphone
- Mampu memisahkan email masuk sesuai kategori yang di inginkan pengguna
2. Kelemahan
Yang menjadi satu-satunya kelemahan Outlook ini adalah ada dua versi yang disediakan, yakni versi premum serta versi gratis. Jika anda menggunakan versi gratis maka akan dibekali penyimpanan OneDrive sebesar 5 GB saja. Sementara jika anda menggunakan versi premium maka bisa mendapatkan 1 TB penyimpanan.
Cukup sekian dulu ulasan tentang Microsoft Outlook kali ini, semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan anda nantinya.
